Gestionar la fábrica desde Business Central, sin Excel

En casi todas las fábricas conviven dos sistemas de información. El oficial es el ERP, donde están los pedidos, las compras, la contabilidad y el stock. El otro no aparece en ningún organigrama: hojas de Excel, partes en papel, correos y el WhatsApp del encargado. Y es en ese segundo donde está lo que de verdad pasa en planta.

El problema no es el Excel en sí. Es que cuando el ERP no refleja el taller, las decisiones se toman con dos o tres días de retraso sobre una realidad que ya cambió. Se promete una fecha que no se puede cumplir, se calcula un coste que no es el real y nadie sabe por qué la línea estuvo parada el martes.

La forma de cerrar ese hueco no es cambiar de ERP ni montar un sistema paralelo: es añadirle a Business Central lo que le falta. Eso es dvproduction, una extensión que vive dentro del propio ERP.

¿Qué cubre Business Central y qué no?

Business Central resuelve muy bien la parte administrativa y financiera: pedidos, compras, contabilidad, stock, recursos. Y trae un módulo de fabricación con órdenes de producción, rutas y escandallos. Para muchas pymes industriales, con eso está cubierta la mayor parte de lo que necesitan.

Lo que no cubre es el taller. Ahí entran cosas que ningún ERP generalista trae de serie:

• El operario que ficha cuándo empieza y termina cada operación.
• El consumo real de materiales, con su lote, no lo que decía el escandallo.
• La incidencia que tuvo la línea parada dos horas y por qué.
• Las mediciones de calidad que luego el cliente te va a pedir por escrito.
• Las piezas que la máquina hizo anoche sin nadie delante.
• Y la planificación semanal: encajar órdenes contra la capacidad real y ver los conflictos antes de comprometer una fecha.

No es un defecto de Business Central; sencillamente no está pensado para eso. La consecuencia habitual es la de siempre: el ERP para facturar y un laberinto de hojas de cálculo para producir.

Ese hueco es exactamente lo que resuelve dvproduction, sin salir del ERP, sin conectores nocturnos y sin pedirle al operario que trabaje con dos programas distintos.

¿Cómo cambia la planificación?

Deja de ser un listado de órdenes y una hoja de Excel para convertirse en el Gantt de la imagen de arriba: cada barra es una operación de una orden, agrupada por centro de trabajo, máquina, recurso o cliente, y vista por día, semana o mes.

Lo relevante no es que sea bonito, es lo que pasa al mover una operación con el ratón. Al soltarla, el sistema comprueba tres cosas y avisa al momento: si el centro de trabajo se queda sin capacidad ese día —y te ofrece el primer hueco libre—, si rompes la secuencia con las operaciones anteriores o siguientes, y si esa fecha nueva retrasa la entrega de un pedido concreto de un cliente concreto.

Ese tercer aviso es el que cambia conversaciones. Enterarte en el momento de que mover una orden le cuesta tres días a un cliente no es lo mismo que descubrirlo cuando ya ha llamado.

Junto al Gantt hay otras tres lecturas de los mismos datos: una matriz de carga, donde las filas son los centros y las celdas se colorean en verde mientras hay holgura y en rojo cuando se pasa de capacidad, para responder de un golpe a ¿tenemos hueco la semana que viene?; un calendario por operario, que enseña quién está sobrecargado y quién no; y un panel de indicadores con lo retrasado, lo que está en curso y lo pendiente de lanzar. Lo tienes todo detallado en las funcionalidades de dvproduction.

¿Y la nivelación de carga?

El sistema propone y tú decides, que es como debe ser. En vez de pasar dos horas moviendo cajitas en Excel, dvproduction analiza los centros de trabajo, detecta dónde hay sobrecarga, busca días con hueco y te presenta sugerencias de una en una.

Cada sugerencia viene con su consecuencia escrita: mover esta operación al jueves retrasa dos días el pedido de este cliente. Aceptas o rechazas. Si aceptas, pregunta si ajusta solo lo posterior, solo lo anterior o ambas cosas, y vuelve a recalcular sobre la foto nueva.

Cuando un movimiento retrasa un pedido salta un aviso de retraso con el cliente, la fecha original, la nueva y los días de desvío. Desde ahí se puede notificar al comercial dentro del ERP y mandar un correo al cliente con una plantilla, marcando el aviso como pendiente, notificado o resuelto. No es magia: es la diferencia entre enterarte a la hora o dos días tarde.

¿Qué se controla en planta?

Esta es la parte que Business Central no trae y la que más se nota desde el primer día.

La pantalla del operario: qué orden tiene entre manos, en qué fase, desde qué hora, y a un toque crear una incidencia, registrar mediciones o consultar la trazabilidad.

Cinco cosas que pasan a estar registradas sin papel:

• Fichajes. Inicio y fin de cada operación con su hora, máquina y operario. El tiempo de ejecución lo calcula el sistema y el Gantt enseña en vivo qué se está haciendo.
• Consumos con trazabilidad. Los componentes con lote obligan a elegirlo antes de registrar. Si alguien va a consumir más de lo previsto, se le avisa o se le bloquea, según prefiráis configurarlo.
• Incidencias y paradas. Un catálogo propio de causas, cada una marcada según pare o no la máquina, con hora de inicio, fin y unidades afectadas. Todo queda en el histórico.
• Mediciones de calidad. Con el equipo utilizado y su calibración. Si un cliente pide el informe de las mediciones de su pedido, sale del sistema.
• Pantallas según el proceso. No se trabaja igual dosificando que envasando, así que hay pantallas específicas para dosificación, envasado con etiquetado, y consumo.

¿Qué aporta conectar las máquinas?

Que los partes dejen de escribirse. dvproduction habla los protocolos industriales habituales y lee directamente de la máquina: cuando arranca abre el fichaje, cuando para lo cierra y calcula el tiempo, va contando las piezas, y si salta una alarma puede abrir la incidencia sola.

Con eso, el panel de planta enseña el estado de cada máquina con su semáforo, qué orden tiene en curso, qué producto, qué operario y cuánto lleva hecho. Es la pantalla que se queda puesta en el monitor del jefe de planta, no una que se abre dos veces al día.

Cada máquina se configura desde el propio ERP, y no todas igual: una CNC no se parametriza como una envasadora, y puedes decidir por máquina si el registro automático está activo o no.

¿Cómo se prueba antes de decidir?

Con datos de demostración por sector. dvproduction viene con operativas realistas de seis sectores industriales —alimentación, metal, plástico, bienes de equipo, tabaco y perfilería— para que puedas juzgarlo contra algo parecido a tu fábrica y no contra un ejemplo genérico.

Sirve para tres cosas muy concretas: que el director de producción vea el Gantt con órdenes de su sector y diga si aquello encaja con cómo trabaja; que informática compruebe la integración sin tocar datos reales; y que el equipo se autoforme simulando órdenes, fichajes y consumos sin miedo a romper nada.

Sobre el precio: se contrata por módulos —control de planta y planificación visual, con descuento si se llevan los dos— y por suscripción mensual, con licencias de usuario completo o de solo consulta. La conexión con máquinas se valora según el parque. El detalle está en precios de dvproduction.

¿A quién le encaja este paso?

A tres perfiles principalmente.

La pyme industrial que creció con Business Central como base administrativa y sigue operando en Excel. Funciona hasta que deja de funcionar: la hoja grande se rompe, el encargado que se lo sabía todo se jubila, el cliente empieza a exigir mediciones por escrito.

La empresa en relevo generacional o en venta. Antes de una due diligence, quien compra quiere ver costes reales por orden, productividad por centro, paradas y mermas. Sin control de planta, esos números se reconstruyen a mano y con una fiabilidad discutible.

Y la que no sabe dónde pierde dinero porque no lo mide. Aquí medir es el primer paso, no el último.

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Si tu fábrica es de proceso —alimentación, química, cosmética— con dosificación, lotes y normativa encima, el enfoque está en alimentación, química y procesos industriales. Si fabricas bajo pedido y cada trabajo es distinto, en fabricación por proyecto.

Y si lo que tienes son dudas concretas antes de mover ficha, están resueltas en las preguntas frecuentes sobre fabricación industrial.