Sobre TIDOC
TIDOC (anteriormente conocida como GCIC) es una empresa especializada en la custodia documental de archivos físicos para terceros. Su actividad principal abarca la recepción, indexación, custodia, consulta, entrega y destrucción certificada de documentación de sus clientes, así como la facturación de servicios y estadías asociados al archivo.
El reto
Como empresa de custodia documental, TIDOC necesita:
- Cumplimiento RGPD por diseño: trazabilidad inmutable de cada movimiento, consulta y destrucción.
- Multi-cliente con segregación contable: la documentación de cada cliente debe estar perfectamente separada en bins, en stocks y en informes.
- Políticas de retención por cliente y tipo documental: bloqueo automático de destrucción de documentos con plazo legal vigente.
- Facturación automática de estadías, consultas, entregas y destrucciones por cliente.
- Un único sistema que cubra la operativa del archivo y la contabilidad — sin sistemas satélite que reconciliar al cierre del mes.
Solución implantada
TIDOC ha implantado dvlogistic Custodia sobre Microsoft Dynamics 365 Business Central, lo que les permite:
- Tratar las hojas de entrada y salida como objetos contables independientes del albarán BC, con histórico inmutable.
- Indexar cada caja con su unidad documental, tipo de documento, referencia interna del cliente y código de localización física en el archivo.
- Gestionar políticas de retención por cliente y por tipo documental con cuenta atrás hacia la destrucción autorizada.
- Generar certificados de entrega y de destrucción desde el propio Business Central.
- Calcular y emitir facturación automática mensual de estadías y servicios desde el mismo sistema en el que llevan la contabilidad.
Resultados
[PENDIENTE INPUT COMERCIAL — solicitar a TIDOC métricas concretas: nº de cajas custodiadas, consultas/mes, mejoras de productividad o reducción de tiempo en gestión de solicitudes, ROI de la implantación, testimonial del responsable de archivo o gerente.]
Soluciones Davisa implantadas
- dvlogistic Custodia — núcleo de custodia documental sobre Business Central.
- Microsoft Dynamics 365 Business Central — ERP base.