Lohnkosten pro Projekt berechnen – Schritt für Schritt
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Berechnung der Lohnkosten pro Projekt: reale Stundenlohnkosten (inkl. Arbeitgeberanteil und tatsächlicher Arbeitsstunden), Stundenzuordnung und Marge – mit einem konkreten Zahlenbeispiel.
Zu wissen, was jedes Projekt wirklich kostet, ist der Unterschied zwischen datengesteuerter Unternehmensführung und dem Navigieren im Blindflug. Ohne Kenntnis der tatsächlichen Lohnkosten pro Projekt lässt sich weder die Marge bestimmen, noch erkennen, welche Kunden Gewinn bringen – und welche Verluste verursachen. Diese Anleitung erklärt Schritt für Schritt, wie Sie die Lohnkosten pro Projekt berechnen: von den realen Stundenkosten jeder Person bis zur abschließenden Marge, anhand eines konkreten Zahlenbeispiels. Alle genannten Werte sind illustrative Beispielzahlen, die ausschließlich dazu dienen, die Methode zu veranschaulichen – sie entsprechen keinen realen Branchendaten.
Schluss mit Tabellenkalkulationen. dvgtime automatisiert die Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Kostenkalkulation. Die Lösung läuft eigenständig (Browser, mobile App und Kiosk – ohne ERP) oder optional nativ mit Microsoft Dynamics 365 Business Central verbunden. Demo anfordern.
Warum die Projektkostenberechnung entscheidend ist
Den Umsatz eines Projekts abzulesen ist einfach: Es ist das, was Sie dem Kunden in Rechnung stellen. Die Kosten hingegen bleiben oft schwer greifbar. Ohne Kosten keine Marge: Marge = Umsatz − Kosten. Wer die Kosten nur schätzt, erstellt Angebote ins Blaue hinein und geht dabei mehrere Risiken ein:
- Unterkalkulation: Sie erkennen erst im Nachhinein, dass ein vermeintlich rentables Projekt tatsächlich Verluste eingefahren hat.
- Fehlende Transparenz: Welche Projekttypen, Kunden oder Teams sind profitabel – und welche kosten mehr als sie einbringen?
- Wiederholte Fehler: Wer die tatsächlichen Ergebnisse abgeschlossener Projekte nicht auswertet, macht dieselben Kalkulationsfehler immer wieder.
Die Grundlage dieser gesamten Berechnung ist zu wissen, was eine Arbeitsstunde eines Mitarbeiters das Unternehmen tatsächlich kostet.
Reale Stundenkosten eines Mitarbeiters
Ein weit verbreiteter Fehler ist die Annahme, die Stundenkosten entsprächen dem Bruttogehalt geteilt durch die vertraglich vereinbarten Stunden. In der Realität liegen sie deutlich höher, denn die tatsächlichen Kosten für das Unternehmen umfassen weitaus mehr als das Gehalt.
Was die jährlichen Gesamtkosten für das Unternehmen umfassen
Um die jährlichen Gesamtkosten einer Person zu ermitteln, starten Sie mit dem Bruttogehalt und addieren die zusätzlichen Kosten, die das Unternehmen trägt:
- Jährliches Bruttogehalt.
- Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (TGSS): die Beiträge, die das Unternehmen zusätzlich zum Gehalt abführt (allgemeine Risiken, Arbeitslosigkeit, Berufsausbildung, FOGASA usw.). Dieser Anteil ist erheblich – und wird häufig vergessen.
- Sonstige direkte Kosten: Weiterbildung, IT-Ausstattung, Softwarelizenzen, Spesen oder sonstige Aufwendungen, die unmittelbar mit der Beschäftigung der Person verbunden sind.
Was sind die tatsächlichen Jahresarbeitsstunden?
Die zweite Grundlage sind die tatsächlich geleisteten Jahresstunden, nicht die vertraglich vereinbarte Sollarbeitszeit. Von den Sollstunden sind Urlaub, Feiertage und Abwesenheiten (Krankheit, persönliche Tage usw.) abzuziehen. Wer mit den Sollstunden rechnet, unterschätzt die Stundenkosten – weil die Jahreskosten auf mehr Stunden verteilt werden, als tatsächlich gearbeitet werden.
Die Formel
Stundenkosten = Jährliche Gesamtkosten ÷ Tatsächliche Jahresarbeitsstunden
Zur Veranschaulichung ein illustratives Beispiel (erfundene, runde Zahlen, die ausschließlich die Methode zeigen):
- Jährliches Bruttogehalt: 30.000 €
- Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (Beispiel): 9.000 €
- Sonstige direkte Kosten (Schulung, Ausstattung, Lizenzen): 3.000 €
- Jährliche Gesamtkosten = 42.000 €
Bei den tatsächlichen Arbeitsstunden gehen wir von einer vertraglichen Sollarbeitszeit von 1.800 Stunden/Jahr aus und ziehen Urlaub, Feiertage und geschätzte Abwesenheiten ab (in diesem Beispiel 300 Stunden):
- Tatsächliche Jahresarbeitsstunden = 1.800 − 300 = 1.500 Stunden
Anwendung der Formel:
42.000 € ÷ 1.500 h = 28 €/Stunde (Beispiel-Stundenkosten)
Beachten Sie den Unterschied: Hätte man nur das Bruttogehalt (30.000 €) durch die Sollstunden (1.800 h) geteilt, käme man auf 16,67 €/Stunde – fast die Hälfte. Genau diese Differenz ist das, was Unternehmen verlieren, die nicht korrekt kalkulieren.
Stundenzuordnung zu Projekten
Die Stundenkosten zu kennen nützt nichts, wenn unklar bleibt, in welchem Projekt jede Stunde verbucht wurde. Hier liegt das entscheidende Element: Ihre Mitarbeiter müssen beim Einchecken oder beim Abschluss der Arbeitszeit festhalten, welchem Projekt oder Kostenstelle ihre Zeit gewidmet war.
Daher ist ein Zeiterfassungssystem mit Projektzuordnung unerlässlich: Es reicht nicht zu wissen, dass jemand 8 Stunden gearbeitet hat – Sie müssen wissen, dass 5 davon auf Projekt A und 3 auf Projekt B entfielen. Ohne diese Zuordnung wird die Verteilung von Kosten auf Projekte zur unzuverlässigen Schätzung. Wenn Sie mit Microsoft Dynamics 365 arbeiten, erfahren Sie mehr dazu unter Zeiterfassung in Business Central.
Projektkosten: die vollständige Formel
Sobald Sie die Stundenkosten jeder Person und die dem Projekt zugeordneten Stunden kennen, ist die Berechnung geradlinig:
Projektkosten = Σ (zugeordnete Stunden pro Person × individuelle Stundenkosten) + sonstige direkte Kosten
„Sonstige direkte Kosten” sind Aufwendungen, die dem Projekt direkt zugerechnet werden und keine Personalstunden darstellen: Fremdleistungen, Materialien, projektspezifische Reisekosten, dedizierte Lizenzen usw.
Von den Kosten zur Marge: ein Tabellenbeispiel
Angenommen, ein Projekt wird von drei Personen bearbeitet. Alle Zahlen sind illustrative Beispielwerte:
| Person | Stundenkosten | Zugeordnete Stunden | Kosten |
|---|---|---|---|
| Senior Consultant | 40 € | 80 h | 3.200 € |
| Techniker | 28 € | 120 h | 3.360 € |
| Junior | 20 € | 100 h | 2.000 € |
| Sonstige direkte Kosten | — | — | 1.440 € |
| Gesamtprojektkosten | — | 300 h | 10.000 € |
Wenn dieses Projekt dem Kunden mit 14.000 € in Rechnung gestellt wurde, ergibt sich folgende Marge:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Umsatz | 14.000 € |
| Lohnkosten + direkte Kosten | 10.000 € |
| Marge | 4.000 € (≈ 28,6 %) |
Auf Basis dieser Zahl lassen sich Entscheidungen treffen: Liegt Ihre Zielmarge bei 35 % und dieses Projekt kommt nur auf 28,6 %, wissen Sie, dass im Angebot oder in der Ausführung Anpassungsbedarf besteht. Um die möglichen Einsparungen durch eine saubere Kostenkontrolle zu ermitteln, nutzen Sie unseren ROI-Rechner.
Häufige Fehler bei der Projektkostenkalkulation
- Sollstunden statt tatsächlicher Arbeitsstunden verwenden: Das unterschätzt die Stundenkosten und damit die Projektkosten.
- Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung vergessen: Die tatsächlichen Kosten für das Unternehmen übersteigen das Bruttogehalt erheblich.
- Fehlende oder ungenaue Stundenzuordnung: Wenn die Zuordnung erst am Monatsende aus dem Gedächtnis erfolgt, sind die Daten unzuverlässig.
- Veraltete Tabellenkalkulationen: Fehlerhafte Formeln, doppelte Versionen und Daten, die niemand pflegt. Wir vergleichen diesen Ansatz mit einer spezialisierten Lösung in unserem Vergleich.
Wie dvgtime die Projektkostenkalkulation unterstützt
dvgtime, die spanische SaaS-Lösung für Personalzeitverwaltung und Zeiterfassung von DAVISA INFORMÁTICA, ist genau darauf ausgelegt, diesen Kreislauf zu schließen. Die Lösung arbeitet vollständig eigenständig (Browser, mobile App und Kiosk – ohne ERP-Anbindung erforderlich) und ermöglicht die Zuordnung von Stunden zu Projekten und Kostenstellen direkt beim Zeiterfassen, die Hinterlegung eines Stundensatzes oder individueller Stundenkosten pro Mitarbeiter sowie die Ermittlung der Projektkosten nach Projekt, Team oder Zeitraum – ohne manuelle Tabellenkalkulationen.
Wenn Ihr Unternehmen ein ERP einsetzt, verbindet sich dvgtime nativ und optional mit Microsoft Dynamics 365 Business Central – oder über einen Konnektor mit anderen ERP-Systemen (Sage, SAP u. a.) –, wo die Daten direkt zur Abrechnung und zur gemeinsamen Analyse mit den übrigen Finanzdaten bereitstehen. Wie diese Integration funktioniert, erfahren Sie unter Zeiterfassung in Business Central.
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