Cómo calcular el coste laboral por proyecto
Guía paso a paso para calcular el coste laboral por proyecto: coste-hora real (con cuota patronal y horas efectivas), imputación de horas y margen, con un ejemplo numérico.
Saber cuánto cuesta cada proyecto es la diferencia entre dirigir tu empresa con datos o navegar a ciegas. Si no conoces el coste laboral real de cada proyecto, no puedes saber qué márgenes manejas, qué clientes te hacen ganar dinero y cuáles te lo hacen perder. En esta guía explicamos, paso a paso, cómo calcular el coste laboral por proyecto: desde el coste-hora real de cada persona hasta el margen final, con un ejemplo numérico. Todas las cifras que aparecen son ejemplos ilustrativos inventados para mostrar el método, no datos reales de ningún sector.
Deja de pelearte con hojas de cálculo. dvgtime automatiza el registro horario, las ausencias y los costes, integrado con Business Central. Ver una demo.
Por qué importa calcular el coste por proyecto
La facturación de un proyecto es fácil de ver: es lo que cobras al cliente. El coste, en cambio, suele quedar difuso. Y sin coste no hay margen: margen = facturación − coste. Si calculas el coste «a ojo», estás presupuestando a ciegas y corres varios riesgos:
- Presupuestar por debajo del coste y descubrir que un proyecto «rentable» en realidad daba pérdidas.
- No saber dónde está el margen: qué tipo de proyectos, clientes o equipos aportan beneficio y cuáles lo drenan.
- Repetir errores porque no analizas el resultado real de cada trabajo terminado.
El primer ladrillo de todo este cálculo es conocer cuánto cuesta realmente una hora de trabajo de cada empleado.
Coste-hora real de un empleado
Un error muy común es asumir que el coste-hora es el salario bruto dividido entre las horas del contrato. La realidad es bastante más alta, porque el coste para la empresa incluye mucho más que el salario.
Qué incluye el coste anual de empresa
Para obtener el coste empresa anual de una persona, parte del salario bruto y suma los costes adicionales que asume la empresa:
- Salario bruto anual.
- Cuota patronal de Seguridad Social: las cotizaciones que paga la empresa por encima del salario (contingencias comunes, desempleo, formación, FOGASA, etc.). Es un porcentaje relevante que mucha gente olvida.
- Otros costes directos: formación, equipo informático, licencias de software, dietas o cualquier gasto asociado a tener a esa persona trabajando.
Qué son las horas efectivas anuales
El segundo ingrediente son las horas realmente trabajadas al año, no las teóricas del contrato. A las horas teóricas hay que descontar vacaciones, festivos y ausencias (bajas, asuntos propios, etc.). Usar las horas teóricas infravalora el coste-hora, porque reparte el coste anual entre más horas de las que de verdad se trabajan.
La fórmula
Coste-hora = Coste empresa anual ÷ Horas efectivas anuales
Veámoslo con un ejemplo ilustrativo (cifras inventadas, redondas, solo para mostrar el método):
- Salario bruto anual: 30.000 €
- Cuota patronal de Seguridad Social (ejemplo): 9.000 €
- Otros costes directos (formación, equipo, licencias): 3.000 €
- Coste empresa anual = 42.000 €
Para las horas efectivas, partimos de una jornada teórica de 1.800 horas/año y descontamos vacaciones, festivos y ausencias estimadas (en este ejemplo, 300 horas):
- Horas efectivas anuales = 1.800 − 300 = 1.500 horas
Aplicando la fórmula:
42.000 € ÷ 1.500 h = 28 €/hora (coste-hora de ejemplo)
Fíjate en el detalle: si hubiéramos repartido solo el salario bruto (30.000 €) entre las horas teóricas (1.800 h), nos habría salido 16,67 €/hora, casi la mitad. Esa diferencia es exactamente lo que se pierde quien no cuenta bien.
Imputación de horas a proyectos
Conocer el coste-hora no sirve de nada si no sabes en qué proyecto se gastó cada hora. Aquí está la pieza clave: necesitas que tus personas registren, al fichar o al cerrar la jornada, a qué proyecto o centro de coste dedican su tiempo.
De ahí la importancia de un fichaje con imputación: no basta con saber que alguien trabajó 8 horas; necesitas saber que dedicó 5 al proyecto A y 3 al proyecto B. Sin esa imputación, repartir costes entre proyectos se vuelve una estimación poco fiable. Si trabajas con Microsoft Dynamics 365, te interesa ver cómo encaja esto en el control horario en Business Central.
Coste del proyecto: la fórmula completa
Una vez tienes el coste-hora de cada persona y las horas que cada una imputó al proyecto, el cálculo es directo:
Coste del proyecto = Σ (horas imputadas por persona × su coste-hora) + otros costes directos
Los «otros costes directos» son gastos que se atribuyen al proyecto y que no son horas de personal: subcontrataciones, materiales, desplazamientos específicos, licencias dedicadas, etc.
Del coste al margen: un ejemplo en tabla
Supongamos un proyecto con tres personas. Estas son cifras de ejemplo ilustrativo:
| Persona | Coste-hora | Horas imputadas | Coste |
|---|---|---|---|
| Consultor sénior | 40 € | 80 h | 3.200 € |
| Técnico | 28 € | 120 h | 3.360 € |
| Junior | 20 € | 100 h | 2.000 € |
| Otros costes directos | — | — | 1.440 € |
| Coste total del proyecto | — | 300 h | 10.000 € |
Si este proyecto se facturó al cliente por 14.000 €, el cálculo del margen sería:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Facturación | 14.000 € |
| Coste laboral + costes directos | 10.000 € |
| Margen | 4.000 € (≈ 28,6 %) |
Con este dato ya puedes tomar decisiones: si el margen objetivo de tu empresa es del 35 % y este proyecto se queda en el 28,6 %, sabes que algo en el presupuesto o en la ejecución hay que ajustar. Para estimar el ahorro que supone tener estos números bien controlados, prueba nuestra calculadora de ROI.
Errores comunes al calcular el coste por proyecto
- Usar horas teóricas en lugar de efectivas: infravalora el coste-hora y, por tanto, el coste del proyecto.
- Olvidar la cuota patronal de Seguridad Social: el coste real para la empresa es bastante mayor que el salario bruto.
- No imputar bien las horas: si la imputación se hace de memoria a fin de mes, los datos no son fiables.
- Hojas de cálculo desactualizadas: fórmulas rotas, versiones duplicadas y datos que nadie mantiene. Comparamos este enfoque con una herramienta dedicada en nuestra comparativa.
Cómo ayuda dvgtime a calcular el coste por proyecto
dvgtime, la plataforma de gestión laboral de DAVISA INFORMÁTICA, está pensada justo para cerrar este círculo. Permite la imputación de horas a proyectos y centros de coste directamente desde el fichaje, asignar una tarifa o coste-hora por empleado y obtener el cálculo de coste por proyecto, equipo o periodo sin montar hojas de cálculo a mano.
Además, en las ediciones conectadas, los datos fluyen automáticamente a Microsoft Dynamics 365 Business Central, donde quedan listos para facturar y analizar junto al resto de la información financiera. Puedes ver cómo encaja esta integración en cómo llevar el control horario en Business Central.
Deja de presupuestar a ciegas. Te enseñamos dvgtime con tus propios proyectos y coste-hora, sin compromiso. Solicitar demo.
Sigue leyendo
- Cómo llevar el control horario en Business Central
- Cómo elegir un software de control horario
- Calcula cuánto ahorras con un control horario digital
