Registro horario obligatorio en Business Central

Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas españolas están obligadas por ley a llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador. No es opcional, no depende del tamaño de la empresa, y no admite excepciones por sector. El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores para introducir esta obligación, y la Inspección de Trabajo lleva años intensificando las actuaciones específicas sobre este punto.

A pesar de eso, siete años después, una parte significativa de las pymes españolas sigue sin un sistema de registro horario solvente. Algunas usan Excel firmado, otras hojas en papel, y algunas directamente no registran nada. Esta guía explica qué exige exactamente la ley, qué riesgos tienes si no cumples, y cómo se cumple bien desde un ERP como Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Qué dice exactamente el RD-ley 8/2019

El texto legal en su parte operativa es breve. La obligación se concreta en tres puntos:

1 · Registro diario, no semanal ni mensual

La empresa debe registrar la hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador, cada día. No basta con una declaración mensual de “este trabajador hizo X horas al mes”. La granularidad mínima es diaria, con hora de entrada y hora de salida.

2 · Conservación durante 4 años

El registro debe conservarse durante 4 años, igual que los recibos de salarios. Ese plazo coincide con el periodo de prescripción de las infracciones laborales — lo que significa que la Inspección puede pedirte los registros de hasta 4 años atrás en una actuación.

3 · Disponibilidad inmediata

El registro debe estar disponible en cualquier momento para:

• La Inspección de Trabajo (en una visita o requerimiento documental).
• Los representantes legales de los trabajadores (comité o delegados sindicales).
• Los propios trabajadores (el trabajador tiene derecho a consultar su propio registro).

“Disponible inmediatamente” significa eso: no vale “dame tres días para reconstruirlo”. Si te lo piden, lo tienes que entregar en el acto.

Qué sanciones aplica la Inspección

El incumplimiento es una infracción grave tipificada en el artículo 7.5 de la LISOS (Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social). El tramo sancionador:

Grado	Importe
Mínimo	751 - 1.500 €
Medio	1.501 - 3.750 €
Máximo	3.751 - 7.500 €

La sanción es por empresa, no por trabajador. Pero hay un agravante importante: si la falta de registro impide constatar horas extra no pagadas, se acumula una segunda infracción (esta sí, por trabajador afectado). Y en sectores con jornadas amplias o turnos rotativos, ese segundo cargo dispara la sanción total.

Adicionalmente, un acta de infracción por registro horario suele desencadenar una inspección más amplia sobre nóminas, contratos y cotización. Lo que empieza siendo un fichaje mal llevado puede terminar en una revisión completa de RRHH.

Los tres sistemas de cumplimiento más habituales

A partir de las empresas que vemos antes de implantar un ERP con dvgtime:

Sistema 1 · Excel firmado (40-50% de pymes)

El trabajador rellena un Excel con su entrada y salida, lo imprime y lo firma a fin de mes. La empresa archiva los Excel firmados en una carpeta física o compartida.

Pros: coste cero, todo el mundo sabe usar Excel.

Contras:

• Trazabilidad débil: si alguien edita una fila vieja, no queda registro del cambio.
• Difícil distinguir jornada efectiva, pausas e incidencias.
• Consolidar el mes para nómina lleva horas de un perfil de RRHH.
• Disponibilidad “inmediata” cuestionable: ¿están todos los Excel? ¿están firmados?

Sistema 2 · Reloj físico con tarjeta (20-30%)

El clásico reloj de fichaje con tarjeta magnética, instalado en la entrada del centro. Cada trabajador ficha al entrar y salir.

Pros: trazabilidad alta para presencia física, robusto para fabricación.

Contras:

• No cubre teletrabajo, trabajo en obra, ni trabajadores móviles.
• Requiere mantenimiento del hardware.
• Los datos suelen exportarse a un sistema separado del ERP — silo informativo.

Sistema 3 · App móvil dedicada (15-20% creciendo)

App específica de fichaje (Bizneo, Sesame, Personio, etc.) que cada trabajador descarga en su móvil.

Pros: cubre teletrabajo, móvil y oficina. Buena experiencia de usuario.

Contras:

• Sistema externo al ERP — hay que conciliar fichajes con horas imputadas a proyectos.
• Coste recurrente por usuario.
• Configuración de turnos, calendarios y excepciones suele ser limitada.

Sistema 4 · Extensión del ERP (la opción que defiende esta guía)

El registro horario vive dentro del ERP (Business Central + dvgtime en el caso de Davisa). Cada trabajador ficha desde la app móvil o web, y el dato entra directamente en la misma base de datos que las nóminas, los contratos y las imputaciones de horas a proyectos.

Pros:

• Una sola fuente de verdad (sin conciliar entre sistemas).
• Trazabilidad fuerte (cualquier modificación queda auditada por el ERP).
• Conservación legal automática (Business Central conserva por defecto).
• Disponibilidad inmediata: la Inspección pide un informe, se exporta en 2 clics.

Contras:

• Requiere tener (o querer tener) Business Central como ERP.

Cómo dvgtime cubre el RD-ley 8/2019 punto por punto

dvgtime es la extensión nativa de Davisa para Microsoft Dynamics 365 Business Central que centraliza el control horario. Cubre los tres requisitos legales:

Requisito 1 · Hora exacta de inicio y fin

Cada fichaje queda con marca temporal del servidor (no del dispositivo del trabajador — eso evita la manipulación local del reloj). El identificador único del trabajador queda asociado al registro, y cualquier modificación posterior queda con autor y fecha del cambio.

Requisito 2 · Conservación 4 años

dvgtime delega la conservación en Business Central, que mantiene los registros con la política del ERP. Eso significa conservación garantizada mientras tu Business Central esté activo, sin necesidad de backups manuales.

Requisito 3 · Disponibilidad inmediata

El responsable de RRHH puede generar en cualquier momento:

• Informe individual por trabajador (por fecha o periodo).
• Informe global por empresa (para Inspección de Trabajo).
• Exportación en PDF firmado con sello temporal (admisible como prueba).
• Exportación Excel auditable (para análisis interno).

Todo desde Business Central, en menos de 1 minuto.

Tres errores típicos que vemos antes de implantar

A partir de auditorías previas en empresas que llegan con problemas de registro horario:

1 · “Si nadie nos ha inspeccionado en 7 años, no nos va a pasar”

Razonamiento peligroso. La Inspección de Trabajo prioriza por sectores y denuncias. Un trabajador descontento con una demanda por horas extra impagadas dispara una actuación dirigida — y en ese caso la falta de registro es agravante demoledor.

2 · “Tenemos Excel, basta”

El Excel firmado puede cumplir formalmente la norma — pero solo si está completo, sin lagunas, con todas las firmas, y disponible inmediatamente. En la práctica, casi ninguna empresa con Excel cumple esos cuatro requisitos al 100%.

3 · “Vamos a usar la app gratis de WhatsApp / Google Forms”

Soluciones genéricas que sirven para la primera semana y se rompen cuando llega la auditoría o cuando hay que cruzar con nómina. Mejor invertir desde el inicio en una solución integrada.

¿Hablamos?

Si tu empresa quiere asegurar el cumplimiento del RD-ley 8/2019 sin Excel ni apps externas, solicita una sesión gratuita con un consultor de Davisa. Hacemos una auditoría rápida (¿qué sistema tienes hoy?, ¿cuántos trabajadores?, ¿qué nivel de movilidad?) y te enseñamos cómo dvgtime sobre Business Central cumple los tres requisitos legales sin fricción.

Para profundizar: Cómo digitalizar los fichajes de tu empresa: 5 errores típicos, App de fichaje vs control horario integrado en el ERP y conoce dvgtime.