Registro horario obligatorio en Business Central
Qué exige el Real Decreto-ley 8/2019, qué sanciones aplica la Inspección de Trabajo y cómo cumplir con dvgtime: sola o conectada a Microsoft Dynamics 365 Business Central u otro ERP.
Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas españolas están obligadas por ley a llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador. No es opcional, no depende del tamaño de la empresa, y no admite excepciones por sector. El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores para introducir esta obligación, y la Inspección de Trabajo lleva años intensificando las actuaciones específicas sobre este punto.
A pesar de eso, siete años después, una parte significativa de las pymes españolas sigue sin un sistema de registro horario solvente. Algunas usan Excel firmado, otras hojas en papel, y algunas directamente no registran nada. Esta guía explica qué exige exactamente la ley, qué riesgos tienes si no cumples, y cómo se cumple bien con dvgtime, una herramienta SaaS española de gestión laboral y registro horario que funciona sola (navegador, app móvil y kiosko, sin necesidad de ningún ERP) o conectada —de forma nativa a Microsoft Dynamics 365 Business Central, o a otros ERP como Sage o SAP mediante conector—. Es decir: cumples la ley uses el ERP que uses, o sin ERP alguno.
Qué dice exactamente el RD-ley 8/2019
El texto legal en su parte operativa es breve. La obligación se concreta en tres puntos:
1 · Registro diario, no semanal ni mensual
La empresa debe registrar la hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador, cada día. No basta con una declaración mensual de “este trabajador hizo X horas al mes”. La granularidad mínima es diaria, con hora de entrada y hora de salida.
2 · Conservación durante 4 años
El registro debe conservarse durante 4 años, igual que los recibos de salarios. Ese plazo coincide con el periodo de prescripción de las infracciones laborales — lo que significa que la Inspección puede pedirte los registros de hasta 4 años atrás en una actuación.
3 · Disponibilidad inmediata
El registro debe estar disponible en cualquier momento para:
- La Inspección de Trabajo (en una visita o requerimiento documental).
- Los representantes legales de los trabajadores (comité o delegados sindicales).
- Los propios trabajadores (el trabajador tiene derecho a consultar su propio registro).
“Disponible inmediatamente” significa eso: no vale “dame tres días para reconstruirlo”. Si te lo piden, lo tienes que entregar en el acto.
Qué sanciones aplica la Inspección
El incumplimiento es una infracción grave tipificada en el artículo 7.5 de la LISOS (Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social). El tramo sancionador:
| Grado | Importe |
|---|---|
| Mínimo | 751 - 1.500 € |
| Medio | 1.501 - 3.750 € |
| Máximo | 3.751 - 7.500 € |
La sanción es por empresa, no por trabajador. Pero hay un agravante importante: si la falta de registro impide constatar horas extra no pagadas, se acumula una segunda infracción (esta sí, por trabajador afectado). Y en sectores con jornadas amplias o turnos rotativos, ese segundo cargo dispara la sanción total.
Adicionalmente, un acta de infracción por registro horario suele desencadenar una inspección más amplia sobre nóminas, contratos y cotización. Lo que empieza siendo un fichaje mal llevado puede terminar en una revisión completa de RRHH.
Los tres sistemas de cumplimiento más habituales
A partir de las empresas que vemos antes de implantar un ERP con dvgtime:
Sistema 1 · Excel firmado (40-50% de pymes)
El trabajador rellena un Excel con su entrada y salida, lo imprime y lo firma a fin de mes. La empresa archiva los Excel firmados en una carpeta física o compartida.
Pros: coste cero, todo el mundo sabe usar Excel.
Contras:
- Trazabilidad débil: si alguien edita una fila vieja, no queda registro del cambio.
- Difícil distinguir jornada efectiva, pausas e incidencias.
- Consolidar el mes para nómina lleva horas de un perfil de RRHH.
- Disponibilidad “inmediata” cuestionable: ¿están todos los Excel? ¿están firmados?
Sistema 2 · Reloj físico con tarjeta (20-30%)
El clásico reloj de fichaje con tarjeta magnética, instalado en la entrada del centro. Cada trabajador ficha al entrar y salir.
Pros: trazabilidad alta para presencia física, robusto para fabricación.
Contras:
- No cubre teletrabajo, trabajo en obra, ni trabajadores móviles.
- Requiere mantenimiento del hardware.
- Los datos suelen exportarse a un sistema separado del ERP — silo informativo.
Sistema 3 · App móvil dedicada (15-20% creciendo)
App específica de fichaje (Bizneo, Sesame, Personio, etc.) que cada trabajador descarga en su móvil.
Pros: cubre teletrabajo, móvil y oficina. Buena experiencia de usuario.
Contras:
- Sistema externo al ERP — hay que conciliar fichajes con horas imputadas a proyectos.
- Coste recurrente por usuario.
- Configuración de turnos, calendarios y excepciones suele ser limitada.
Sistema 4 · Herramienta SaaS de registro horario, integrable con el ERP (la opción que defiende esta guía)
El registro horario vive en una herramienta SaaS dedicada (dvgtime en el caso de Davisa) que funciona por sí sola y, cuando interesa, se conecta al ERP. Cada trabajador ficha desde la app móvil, el navegador o un kiosko, y el dato queda centralizado con trazabilidad legal. Si la empresa usa Business Central, dvgtime se conecta de forma nativa y el dato entra directamente en la misma base de datos que las nóminas, los contratos y las imputaciones de horas a proyectos; si usa otro ERP (Sage, SAP…), se conecta mediante conector; y si no usa ERP, cumple igual.
Pros:
- Una sola fuente de verdad (sin conciliar entre sistemas), y conectable al ERP cuando lo necesites.
- Trazabilidad fuerte (cualquier modificación queda auditada).
- Conservación legal automática durante el plazo de 4 años.
- Disponibilidad inmediata: la Inspección pide un informe, se exporta en 2 clics.
Contras:
- Si quieres el dato dentro del ERP sin conciliar, necesitas integrarlo (nativo con Business Central; con conector en otros ERP) — pero el registro horario lo cumples desde el primer día aunque no integres nada.
Cómo dvgtime cubre el RD-ley 8/2019 punto por punto
dvgtime es la herramienta SaaS de Davisa para gestión laboral y control horario que funciona sola o conectada a tu ERP (de forma nativa a Microsoft Dynamics 365 Business Central, o a otros como Sage y SAP mediante conector). Cubre los tres requisitos legales en cualquiera de esos escenarios:
Requisito 1 · Hora exacta de inicio y fin
Cada fichaje queda con marca temporal del servidor (no del dispositivo del trabajador — eso evita la manipulación local del reloj). El identificador único del trabajador queda asociado al registro, y cualquier modificación posterior queda con autor y fecha del cambio.
Requisito 2 · Conservación 4 años
dvgtime conserva el histórico de fichajes durante el plazo legal de forma automática, sin necesidad de backups manuales. Si trabajas conectado a Business Central, el dato vive además en la misma base de datos que el resto del ERP, con su política de conservación.
Requisito 3 · Disponibilidad inmediata
El responsable de RRHH puede generar en cualquier momento:
- Informe individual por trabajador (por fecha o periodo).
- Informe global por empresa (para Inspección de Trabajo).
- Exportación en PDF firmado con sello temporal (admisible como prueba).
- Exportación Excel auditable (para análisis interno).
Todo desde dvgtime —o desde Business Central si trabajas conectado—, en menos de 1 minuto.
Tres errores típicos que vemos antes de implantar
A partir de auditorías previas en empresas que llegan con problemas de registro horario:
1 · “Si nadie nos ha inspeccionado en 7 años, no nos va a pasar”
Razonamiento peligroso. La Inspección de Trabajo prioriza por sectores y denuncias. Un trabajador descontento con una demanda por horas extra impagadas dispara una actuación dirigida — y en ese caso la falta de registro es agravante demoledor.
2 · “Tenemos Excel, basta”
El Excel firmado puede cumplir formalmente la norma — pero solo si está completo, sin lagunas, con todas las firmas, y disponible inmediatamente. En la práctica, casi ninguna empresa con Excel cumple esos cuatro requisitos al 100%.
3 · “Vamos a usar la app gratis de WhatsApp / Google Forms”
Soluciones genéricas que sirven para la primera semana y se rompen cuando llega la auditoría o cuando hay que cruzar con nómina. Mejor invertir desde el inicio en una solución integrada.
Para profundizar: Cómo digitalizar los fichajes de tu empresa: 5 errores típicos, Control horario en obra: fichaje digital para constructoras y conoce dvgtime.
