Por qué proyectos y equipos van juntos en un mismo sistema
En una ingeniería, una consultora o una empresa de servicios profesionales el producto no es una máquina ni una caja: es el tiempo experto de las personas organizado en proyectos. El margen no se gana comprando barato, se gana estimando bien las horas, planificando la carga del equipo y controlando la desviación mientras el proyecto avanza. Por eso proyectos y equipos no son dos departamentos separados: son las dos caras del mismo negocio, y cuando viven en sistemas distintos —el proyecto en un Excel, las horas en una app de fichaje, la planificación en MS Project y la contabilidad en el ERP— el margen real solo aparece al cierre del ejercicio, cuando ya no se puede corregir nada.
Davisa lleva desde 2003 implantando Microsoft Dynamics 365 Business Central en empresas de servicios profesionales y ha desarrollado las extensiones dvproject Proyectos, dvplanner y dvgtime para cerrar ese círculo dentro de un único sistema: el ciclo de vida del proyecto, la planificación capacitiva de recursos, el registro horario legal con imputación a proyecto y la gestión de las personas. Sobre la base contable y fiscal de Business Central, sin middleware ni sincronizaciones nocturnas entre plataformas.
El ciclo completo del proyecto: de la oferta a la rentabilidad
Lleva el proyecto entero dentro del ERP, no en una hoja paralela. dvproject Proyectos modela el proyecto como objeto de primera clase en Business Central, con su estructura de fases y tareas, su presupuesto vendido, su equipo asignado y su cuenta de resultados propia. El problema que resuelve es sencillo de enunciar y caro de sufrir: en la mayoría de despachos técnicos el proyecto se estima en Excel, se ejecuta en la cabeza del jefe de proyecto y solo se sabe si ha ganado dinero cuando administración cierra el año.
Estudio, oferta y adjudicación
El ciclo arranca antes de firmar. Se estima el proyecto por fases y perfiles (senior, junior, delineación, dirección facultativa), con tarifas internas de coste frente a precio de venta, y sale la oferta con su margen objetivo. Cuando el cliente adjudica, esa oferta se convierte en proyecto real sin reescribir nada: la estimación pasa a ser el presupuesto contra el que se medirá la ejecución. Y las ofertas perdidas quedan registradas con su motivo, la información que casi nadie guarda y que más ayuda a afinar la siguiente propuesta.
Ejecución y control de coste
Durante la ejecución, cada hora imputada por el equipo, cada compra a proveedor, cada subcontrato y cada gasto se cuelgan del proyecto y su fase. El jefe de proyecto ve en todo momento el coste real acumulado frente al presupuesto y frente a la previsión a terminar, con semáforo de desviación. No es un informe que pide a administración a fin de mes: es la vista viva del proyecto, actualizada con el dato del día.
Facturación y rentabilidad real
La facturación al cliente se genera desde el propio proyecto —por hitos, por certificación de avance o por horas realmente dedicadas, según contrato— y la cuenta de resultados por proyecto queda cerrada con criterio de devengo, no de factura emitida. La dirección deja de mirar el margen agregado de la empresa y empieza a ver qué proyectos ganan dinero y cuáles lo pierden, que es la única forma de decidir a qué clientes y a qué tipo de encargo conviene dedicar el equipo. Más detalle sectorial en Ingenierías, donde este ciclo se aterriza al proyecto llave en mano.
Planificación capacitiva: repartir el equipo sin sobrecargarlo
Planifica la carga del equipo antes de comprometer una fecha. dvplanner da la vista capacitiva que le falta a la mayoría de empresas de servicios: un tablero donde se ve, semana a semana, quién está asignado a qué proyecto, cuántas horas tiene comprometidas y cuánta holgura le queda. Cuando entra un proyecto nuevo, se simula su encaje en la carga existente antes de dar una fecha de entrega, en lugar de prometer un plazo y descubrir después que las mismas tres personas clave estaban ya al 120 % en otros trabajos.
La diferencia frente a planificar en MS Project o en una hoja de cálculo es que dvplanner vive dentro de Business Central, junto a las horas que luego se imputan de verdad. Planificado y ejecutado no son dos mundos que alguien tiene que cuadrar a mano: son el mismo dato en dos momentos. Eso permite detectar sobrecargas y cuellos de botella —el perfil senior que es cuello de botella de tres proyectos a la vez— y reequilibrar la carga mientras aún hay margen. El error clásico es vender plazos que el equipo no puede cumplir porque nadie tenía una foto real de la capacidad disponible.
Y como la disponibilidad real de cada persona (vacaciones aprobadas, ausencias, bajas) llega desde la gestión de equipos, la planificación no cuenta con horas que no existen. Se planifica sobre capacidad neta, no sobre capacidad teórica.
Registro horario legal con imputación a proyecto
Ficha una sola vez y que esa hora valga para todo. dvgtime cubre el registro horario obligatorio en España según el RDL 8/2019: fichaje de entrada, salida y pausas desde app móvil o terminal, firma del trabajador, y conservación de los registros durante los cuatro años que exige la normativa. Es un registro de jornada válido ante una inspección de trabajo, sin depender de partes en papel ni de una app de fichaje aislada que luego alguien reintroduce en el ERP.
La ventaja de tenerlo integrado es la imputación a proyecto. Cuando el trabajador ficha, indica en qué proyecto y fase ha estado, de modo que esa misma entrada alimenta tres procesos que en la mayoría de empresas se llevan por separado:
- El registro de jornada legal, para cumplir la normativa y para el cálculo de la nómina.
- El coste real del proyecto, que se actualiza en dvproject Proyectos con las horas reales a su tarifa de coste.
- La base de facturación al cliente, cuando el contrato se factura por horas dedicadas o por avance certificado.
Una sola captura del dato en origen elimina la doble entrada —el clásico parte semanal que primero se rellena a mano y luego se pasa al ERP— y con ella los errores y el desfase de días que hace que el coste de proyecto siempre vaya por detrás de la realidad. dvgtime puede funcionar en modo standalone si quieres empezar solo por el registro horario, y conectar Business Central después: la integración con BC es opcional, no un requisito de entrada.
Gestión de equipos y personas
Centraliza vacaciones, ausencias y partes en el mismo sistema que planifica el trabajo. Más allá del fichaje, dvgtime gestiona el ciclo laboral del equipo: solicitud y aprobación de vacaciones, ausencias justificadas, bajas, calendarios y partes de trabajo. El trabajador solicita desde el móvil, el responsable aprueba desde el móvil, y el sistema descuenta saldos y actualiza el calendario del equipo automáticamente, sin la cadena de correos y hojas de cálculo que suele gobernar las vacaciones en una pyme de servicios.
El valor no está solo en ordenar el papeleo de RRHH: está en que esa disponibilidad real vuelve a la planificación. Si tres personas de un equipo tienen vacaciones aprobadas en agosto, dvplanner lo sabe y no planifica sobre horas que no van a estar. La gestión de personas deja de ser una gestión administrativa aislada y se convierte en un insumo de la planificación de proyectos.
Combo Davisa para proyectos y equipos
La arquitectura tipo para una ingeniería, consultora o empresa de servicios profesionales es: Business Central como núcleo contable y financiero + dvproject Proyectos para el ciclo de vida del proyecto y la rentabilidad por proyecto + dvplanner para la planificación capacitiva de recursos compartidos + dvgtime para el registro horario legal, la imputación de horas a proyecto y la gestión de personas.
Las tres extensiones dv* no son imprescindibles para que Business Central funcione: la base contable y de proyectos de BC es núcleo por sí sola. Lo que aportan las extensiones es agilizar y automatizar el negocio de servicios profesionales —planificar sin Excel, fichar sin papel, ver el margen sin esperar al cierre— dentro de un único sistema, sin middleware, sin sincronizaciones nocturnas y sin doble entrada del dato. Una sola fuente de verdad para proyectos, horas y personas.
Implantación: cómo es el proyecto Davisa
Un proyecto típico en una empresa de servicios de 20 a 150 personas se despliega por fases pensadas para no parar la operativa durante la transición:
- Diagnóstico y diseño (2-4 semanas): análisis del proceso actual de oferta, ejecución y facturación de proyectos, del método de imputación de horas y de la gestión de personas. Salida: documento de alcance con la estructura de proyectos, fases y tarifas, y el plan de migración.
- Parametrización (3-5 semanas): configuración del plan contable, de la estructura de proyectos y perfiles, de las tarifas de coste y venta, del flujo de aprobación de vacaciones y ausencias, y de las reglas de fichaje y registro de jornada.
- Migración y arranque de datos (2-4 semanas): carga de maestros (clientes, proyectos en curso con su avance, equipo, calendarios y saldos de vacaciones) y de proyectos vivos con su presupuesto y coste acumulado, para que sigan ejecutándose dentro del sistema desde el primer día.
- Formación (2-3 semanas en paralelo): equipo técnico en fichaje e imputación desde móvil, jefes de proyecto en control de coste y planificación, responsables en aprobación de vacaciones, administración en facturación y contabilidad.
- Go-live y estabilización (3-5 semanas): arranque asistido, ajuste fino según la operativa real y transición desde el sistema anterior.
Los proyectos en curso se migran con su presupuesto y su coste acumulado, de modo que se siguen ejecutando dentro de Business Central desde el día 1, sin paralización ni doble entrada.
Siguiente paso
Si tu empresa vive de proyectos y hoy el margen real solo lo conoces al cierre —porque las horas están en una app, la planificación en MS Project y la rentabilidad en la cabeza de cada jefe de proyecto— agenda 30 minutos con un consultor Davisa. Te decimos honestamente si Business Central con dvproject Proyectos, dvplanner y dvgtime encaja con tu tamaño, qué resultado realista esperar y en qué plazo. Sin presentación comercial: directos al diagnóstico. Más contexto en Business Central y en nuestros casos de éxito.