VERI*FACTU y factura electrónica: diferencias clave

VERI*FACTU y factura electrónica están transformando la forma de facturar de empresas y profesionales en España. Sin embargo, aunque a menudo se habla de ambos conceptos como si fueran lo mismo, responden a obligaciones diferentes.

¿Cumplir con VERI*FACTU significa que ya estás preparado para la factura electrónica? No necesariamente.

Esta diferencia es clave para entender qué cambios necesita realmente una empresa y, sobre todo, qué debe hacer su software de gestión.

Por ello, vamos a explicar de forma sencilla qué es VERI*FACTU, qué implica la factura electrónica y cuáles son sus principales diferencias.

VERI*FACTU: el cambio está en tu sistema de facturación

Para entender la diferencia, primero debemos saber qué regula VERI*FACTU.

VERI*FACTU está relacionado con los sistemas informáticos de facturación (SIF) y con los registros que estos generan.

La normativa establece una serie de requisitos destinados a garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

Por tanto, VERI*FACTU no consiste simplemente en cambiar el aspecto de una factura o añadirle un nuevo elemento.

En la modalidad VERI*FACTU, además, el sistema genera el correspondiente registro de facturación y lo remite a la Agencia Tributaria.

Es decir, el cambio se produce principalmente dentro del software con el que la empresa factura. Y conviene no perder de vista el calendario: te contamos las nuevas fechas de VERI*FACTU tras su aplazamiento a 2027.

Factura electrónica: el cambio está en cómo se intercambia la factura

La factura electrónica obligatoria aborda otra parte del proceso.

En este caso, el foco está en la emisión, transmisión y recepción electrónica de las facturas en las relaciones comerciales a las que resulte aplicable.

Además, hablar de factura electrónica no significa simplemente crear una factura en PDF y enviarla por correo electrónico.

El nuevo modelo B2B está basado en el intercambio electrónico de información estructurada. Por tanto, los sistemas implicados deben ser capaces de gestionar e intercambiar esa información.

Así, mientras VERI*FACTU se centra especialmente en el sistema de facturación y sus registros, la factura electrónica se centra en la propia factura y su intercambio entre emisor y receptor.

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre VERI*FACTU y factura electrónica?

La forma más sencilla de entenderlo es comparar qué hace cada uno.

En definitiva, podemos resumir la diferencia en dos ideas:

• VERI*FACTU → cómo tu sistema registra y gestiona la facturación.
• Factura electrónica → cómo se genera, transmite y recibe electrónicamente la factura.

Por esta razón, cumplir con VERI*FACTU no significa automáticamente cumplir con la factura electrónica, ni al contrario.

¿Qué ocurre con el código QR de las facturas?

El código QR es otro de los elementos que puede generar confusión al hablar de VERI*FACTU. A veces se piensa que una factura con QR es automáticamente una factura emitida mediante esta modalidad. Sin embargo, no es así.

Las facturas expedidas mediante los sistemas informáticos de facturación afectados por el Reglamento deben incorporar el correspondiente código QR, tanto si el sistema funciona en modalidad VERI*FACTU como si utiliza un sistema de emisión de facturas no verificables.

Por tanto, el QR no es exclusivo de VERI*FACTU ni significa, por sí solo, que la factura haya sido remitida a la Agencia Tributaria.

En la modalidad VERI*FACTU, es el propio sistema informático el que remite a la AEAT los registros de facturación correspondientes. El QR permite al destinatario cotejar determinada información con la registrada en la Agencia Tributaria.

De este modo, queda clara una diferencia fundamental: VERI*FACTU está relacionado con los registros generados por el sistema de facturación, mientras que la factura electrónica regula el intercambio electrónico de la factura entre emisor y receptor.

¿Puede una empresa necesitar las dos soluciones?

Sí. Y este es probablemente el punto más importante.

No estamos ante dos alternativas entre las que haya que elegir.

Como VERI*FACTU y factura electrónica regulan aspectos diferentes, una empresa puede tener que adaptarse a ambas obligaciones.

Por un lado, deberá comprobar que su sistema informático de facturación cumple los requisitos que le correspondan.

Por otro lado, tendrá que estar preparada para emitir y recibir facturas electrónicas conforme al nuevo modelo cuando resulte obligada a ello.

Por tanto, la pregunta no debería ser:

“¿Necesito VERI*FACTU o factura electrónica?”

Sino:

“¿Cómo preparo mi sistema para cumplir con ambas obligaciones?”

VERI*FACTU y factura electrónica dentro de Business Central

Para las empresas que trabajan con Microsoft Dynamics 365 Business Central, afrontar ambas obligaciones desde el mismo entorno puede simplificar considerablemente el proceso.

Por esta razón, en Davisa contamos con soluciones específicas para cada necesidad.

Por un lado, nuestra solución de VERI*FACTU para Microsoft Dynamics 365 Business Central permite abordar los nuevos requisitos de los sistemas de facturación desde el propio ERP.

Por otro lado, dvfactura-e para Business Central está orientada a la gestión de la factura electrónica integrada en Business Central.

De este modo, aunque VERI*FACTU y factura electrónica sean obligaciones diferentes, la empresa puede abordar ambos cambios desde su entorno habitual de gestión.

VERI*FACTU y factura electrónica: diferentes, pero compatibles

En definitiva, VERI*FACTU y factura electrónica forman parte de la transformación de la facturación empresarial en España, pero no regulan lo mismo.

VERI*FACTU afecta principalmente al funcionamiento de determinados sistemas informáticos de facturación, a sus registros y, en su modalidad verificable, a la remisión de estos a la AEAT.

En cambio, la factura electrónica afecta a la forma en la que las facturas se generan, transmiten y reciben electrónicamente entre las partes correspondientes.

Además, una empresa puede estar afectada por ambas obligaciones. Por ello, anticiparse y contar con herramientas preparadas para los nuevos requisitos será fundamental para afrontar la transición de forma ordenada.

Si tu empresa utiliza Microsoft Dynamics 365 Business Central, en Davisa podemos ayudarte a preparar ambos procesos desde tu ERP.

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