Factura electrónica obligatoria: ¿está preparada tu empresa?
¿Está tu empresa preparada para la factura electrónica obligatoria? Descubre qué debes revisar en tus procesos, software y Business Central.
La factura electrónica obligatoria supondrá mucho más que dejar de enviar facturas en PDF por correo electrónico. Para muchas empresas, el verdadero cambio estará en cómo generan, envían, reciben e integran sus facturas dentro de sus sistemas de gestión.
Y aquí aparece la pregunta importante: ¿está realmente preparada tu empresa?
La implantación será progresiva. Sin embargo, prepararse no consiste únicamente en conocer una fecha. También implica revisar el software, los procesos internos y la forma en la que la empresa intercambia información con clientes y proveedores — y, si trabajas con Business Central, cómo encaja todo en tu ERP con una solución como dvfactura-e.
Factura electrónica: un PDF no será suficiente
Actualmente, muchas empresas generan una factura desde su ERP, la convierten en PDF y la envían por correo electrónico.
Sin embargo, un PDF enviado por email no equivale, por sí solo, al modelo de factura electrónica estructurada.
La factura electrónica permite que sus datos puedan ser interpretados y procesados electrónicamente por los sistemas implicados. De este modo, información como el número de factura, emisor, receptor, importes o impuestos puede integrarse en los procesos digitales correspondientes.
Por tanto, el cambio no consiste simplemente en sustituir el papel por un archivo digital, sino en avanzar hacia un modelo de facturación estructurado e interoperable.
¿Qué cambiará en el día a día de tu empresa?
La factura electrónica afectará tanto a la emisión como a la recepción de facturas.
Un proceso habitual puede ser:
ERP → PDF → email → cliente
Con la factura electrónica, el flujo evoluciona hacia un modelo basado en información estructurada:
ERP → factura electrónica → intercambio electrónico → receptor
Además, la empresa deberá contemplar el proceso inverso: recibir e integrar las facturas de sus proveedores.
Por esta razón, la adaptación debe analizarse como un proceso completo y no únicamente como un cambio en el formato de las facturas.
5 puntos que tu empresa debería revisar
Antes de la llegada de la factura electrónica obligatoria, existen cinco aspectos especialmente importantes:
- Software de gestión. Comprueba si tu ERP está preparado para generar, recibir y gestionar factura electrónica.
- Emisión. Revisa cómo generas y envías actualmente tus facturas y qué pasos manuales existen.
- Recepción. Analiza cómo se incorporarán al sistema las facturas electrónicas recibidas de proveedores.
- Interoperabilidad. Tu sistema deberá poder intercambiar información con las soluciones utilizadas por otras empresas.
- Automatización. Aprovecha la adaptación para detectar tareas manuales que puedan simplificarse o automatizarse.
Así, el objetivo no debería ser únicamente cumplir con la nueva obligación, sino también mejorar el proceso de facturación.
¿Cuándo tendrá que estar preparada mi empresa?
La implantación será progresiva:
Por tanto, las empresas y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros serán los primeros en adaptarse, con fecha de 6 de octubre de 2027.
Para el resto de empresas y profesionales incluidos en el ámbito de aplicación, la fecha será el 6 de octubre de 2028.
Sin embargo, esperar hasta el último momento puede complicar innecesariamente la transición. Revisar antes el software y los procesos permite detectar necesidades y realizar la adaptación de manera progresiva.
¿Y si utilizo Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Si tu empresa trabaja con Microsoft Dynamics 365 Business Central, una de las cuestiones principales será cómo integrar la factura electrónica dentro del ERP que ya utilizas.
Una solución integrada permite mantener la facturación conectada con clientes, proveedores y documentos de Business Central, evitando procesos paralelos y reduciendo tareas manuales.
En Davisa contamos con dvfactura-e para Microsoft Dynamics 365 Business Central, nuestra solución para abordar la gestión de la factura electrónica desde Business Central.
Factura electrónica y VERI*FACTU: recuerda que no son lo mismo
Aunque ambos cambios afectan a la facturación, factura electrónica y VERI*FACTU son obligaciones diferentes.
Mientras la factura electrónica se centra en la emisión, transmisión y recepción electrónica de las facturas, VERI*FACTU está relacionado con los sistemas informáticos de facturación y sus registros.
Si quieres profundizar en esta diferencia, puedes consultar VERI*FACTU y factura electrónica: dos obligaciones que no debes confundir.
¿Está preparada tu empresa?
La factura electrónica obligatoria cambiará la forma en la que muchas empresas generan, intercambian y procesan sus facturas.
Por ello, prepararse no consiste únicamente en marcar una fecha en el calendario. También es necesario revisar el software, los procesos de emisión y recepción y las posibilidades de automatización.
Además, anticiparse permite convertir una obligación normativa en una oportunidad para mejorar la gestión administrativa.
👉 Si tu empresa utiliza Microsoft Dynamics 365 Business Central, conoce dvfactura-e y prepara la factura electrónica desde tu propio ERP.
