Cómo justificar horas extra ante una Inspección de Trabajo
Qué pide la Inspección de Trabajo sobre horas extra y cómo defenderse con el registro horario correcto. Con dvgtime, que funciona sola o conectada a Business Central u otros ERP.
Una Inspección de Trabajo sobre horas extra es uno de los escenarios más frecuentes —y más caros— para una empresa con plantilla. La actuación puede llegar por denuncia de un trabajador, por campaña sectorial (la construcción, la hostelería y el transporte se inspeccionan de oficio cada año) o por cruce de datos cuando la Inspección detecta inconsistencias entre nóminas y volumen de actividad.
Cuando llega, la carga de la prueba recae sobre la empresa, no sobre el inspector. Si no puedes demostrar con registros completos qué horas trabajó cada empleado, qué horas eran ordinarias y qué horas eran extra, y cómo se compensaron, la Inspección presupone el incumplimiento.
Esta guía explica qué exige la Inspección, qué sanciones aplica y cómo se defiende correctamente una empresa con un sistema de registro horario digital integrado en el ERP.
Qué exige exactamente la Inspección de Trabajo
Una actuación sobre horas extra busca tres bloques de información:
Bloque 1 · Registro diario de jornada
Es la pieza base. Para cada trabajador investigado, la Inspección quiere:
- Hora de entrada y hora de salida de cada día trabajado.
- Pausas (comida, café, asuntos propios) descontadas o no de la jornada.
- Incidencias: ausencias, retrasos, permisos retribuidos.
Sin este registro, no se puede demostrar nada más. Es el cimiento de toda la defensa.
Bloque 2 · Justificación de las horas extra
Además del registro, de cada hora extra conviene poder documentar:
- Motivo: la causa de la necesidad (pico de trabajo, urgencia, fuerza mayor, sustitución).
- Cómputo: cuántas horas fueron, qué día y qué trabajador.
- Compensación: si se pagaron (con qué cuantía) o si se compensaron en descanso (cuándo).
Y aquí está la ventaja real de imputar la jornada a proyecto: una hora extra imputada a una obra o proyecto concreto pesa mucho más que un fichaje “a secas”. No es simple presencia: es tiempo de trabajo real, ligado a una tarea, un cliente y un motivo. Con dvgtime cada hora extra queda asociada al proyecto en el que se hizo, y eso convierte tu registro en una prueba sólida —sin tener que reconstruir después quién pidió cada hora ni si estaba autorizada de antemano.
Bloque 3 · Recibos de salarios
Los pagos de horas extra deben figurar en la nómina:
- Como partida específica “Horas extraordinarias” (no camuflada en otros conceptos).
- Con la cotización a la Seguridad Social correcta (las horas extra cotizan diferente a las ordinarias).
- En el periodo correspondiente (no diferidas a fin de año, salvo acuerdo).
Si las horas extra están registradas pero no pagadas (o pagadas como “horas ordinarias” para ahorrar cotización), la Inspección abre acta por infracción muy grave.
Las sanciones reales
Dos infracciones que casi siempre se acumulan:
Infracción grave · LISOS art. 7.5
Falta de registro horario adecuado.
- Mínimo: 751 - 1.500 €
- Medio: 1.501 - 3.750 €
- Máximo: 3.751 - 7.500 €
Sanción por empresa, no por trabajador.
Infracción muy grave · LISOS art. 8.1
Impago de salarios (incluye horas extra impagadas).
- Mínimo: 7.501 - 30.000 €
- Medio: 30.001 - 120.005 €
- Máximo: 120.006 - 225.018 €
Sanción por trabajador afectado. Si la Inspección detecta que 5 empleados tienen horas extra impagadas, la sanción se aplica 5 veces.
El agravante destructivo
Si la falta de registro impide constatar las horas reales, la Inspección toma como referencia el peor escenario (impago presunto del máximo de horas extra computables) y aplica el agravante de “obstaculización” al procedimiento. Las sanciones se multiplican.
Cómo se defiende correctamente una empresa
Lo que NO funciona:
- Excel firmados a fin de mes: trazabilidad débil, edición retroactiva no auditada, riesgo de huecos.
- Reloj físico con tarjeta: bien para presencia, mal para distinguir jornada ordinaria de horas extra.
- App de fichaje genérica desconectada del ERP: registra pero no se integra con la nómina, así que el “match” entre fichaje y recibo de salarios es manual y propenso a error.
Lo que SÍ funciona:
Sistema digital de registro horario (con el ERP cuando lo usas)
dvgtime es una herramienta SaaS española de gestión laboral y registro horario que funciona sola (navegador, app móvil y kiosko, sin necesidad de ningún ERP) y cubre por sí misma el registro y la justificación. Si tu empresa usa un ERP, se conecta de forma nativa y opcional a Microsoft Dynamics 365 Business Central —o a otros ERP (Sage, SAP…) mediante conector— para cerrar el círculo con la nómina. Así cubre los tres bloques que pide la Inspección:
| Bloque | Cómo lo resuelve dvgtime (conectada al ERP) |
|---|---|
| Registro diario | Fichajes con marca temporal del servidor, identificador único, trazabilidad de modificaciones, conservación 4 años automática |
| Justificación horas extra | Flujo de autorización del responsable + motivo registrado + cómputo automático cuando se excede jornada legal + compensación marcada |
| Recibos de salarios | Si usas Business Central, las horas extra calculadas pasan a la nómina con la partida correcta — sin Excel intermedio |
Generar el informe en 1 clic
Cuando viene la Inspección, en 1 minuto generas:
- Informe individual por trabajador investigado (periodo solicitado).
- Informe global de la empresa (campañas sectoriales).
- Exportación PDF firmado con sello temporal (admisible como prueba).
Sin tener que reconstruir nada a mano.
Tres errores típicos antes de la Inspección
A partir de casos reales que vemos en empresas que llegan a Davisa tras una Inspección:
1 · “Las horas extra que hacen son voluntarias, no las contamos”
Mal planteamiento. La Inspección presume que las horas trabajadas son trabajadas (sean voluntarias o no). Lo que importa es que estén registradas y compensadas. La voluntariedad del trabajador no exime a la empresa de registrar la jornada efectiva.
2 · “Pagamos las horas extra como bonus mensual”
Cualquier compensación que no figure como partida específica “horas extraordinarias” en la nómina es interpretada como impago. La Inspección reclama el pago como horas extra (con la cotización SS correspondiente) además de la sanción.
3 · “Cuando llegue la Inspección reconstruiremos los registros”
La falta de registros disponibles inmediatamente es agravante directo. Reconstruir Excel post-facto suele detectarse por inconsistencias internas, y empeora la sanción.
Para profundizar: Registro horario obligatorio en Business Central, Digitalizar los fichajes de tu empresa: 5 errores típicos y conoce dvgtime.
