Überstunden bei einer Arbeitsinspektionsprüfung nachweisen

Eine Überprüfung durch die Arbeitsinspektion zu Überstunden gehört zu den häufigsten – und kostspieligsten – Szenarien für Unternehmen mit Belegschaft. Die Prüfung kann durch eine Mitarbeiterbeschwerde ausgelöst werden, durch branchenweite Kampagnen (Baugewerbe, Gastronomie und Transport werden jedes Jahr routinemäßig kontrolliert) oder durch Datenabgleiche, bei denen die Inspektion Widersprüche zwischen Lohnabrechnungen und Aktivitätsvolumen feststellt.

Wenn es so weit ist, liegt die Beweislast beim Unternehmen, nicht beim Inspektor. Können Sie nicht anhand vollständiger Aufzeichnungen belegen, welche Stunden jeder Mitarbeiter gearbeitet hat, welche davon reguläre Arbeitszeit und welche Überstunden waren, wie diese angeordnet und wie sie abgegolten wurden, geht die Inspektion von einem Verstoß aus.

Dieser Leitfaden erläutert, was die Inspektion verlangt, welche Sanktionen sie verhängt und wie sich ein Unternehmen mit einem digitalen, in das ERP integrierten Arbeitszeiterfassungssystem wirksam absichert.

Was die Arbeitsinspektion konkret verlangt

Bei einer Prüfung zu Überstunden werden drei Informationsblöcke abgefordert:

Block 1 · Tägliche Arbeitszeitaufzeichnung

Das ist die Grundlage. Für jeden geprüften Mitarbeiter will die Inspektion:

• Arbeitsbeginn und Arbeitsende für jeden geleisteten Arbeitstag.
• Pausen (Mittagspause, Kaffeepause, persönliche Erledigungen) – ob von der Arbeitszeit abgezogen oder nicht.
• Abweichungen: Fehlzeiten, Verspätungen, bezahlte Freistellungen.

Ohne diese Aufzeichnungen lässt sich gar nichts belegen. Sie sind das Fundament jeder Verteidigung.

Block 2 · Schriftlicher Nachweis der Überstunden

Für jede geleistete Überstunde will die Inspektion sehen:

• Wer sie angeordnet hat: ausdrückliche Anweisung des direkten Vorgesetzten (es reicht nicht, dass der Mitarbeiter aus eigener Initiative länger geblieben ist).
• Grund: Ursache des Mehrbedarfs (Auftragsspitze, Dringlichkeit, höhere Gewalt, Vertretung).
• Stundenanzahl: wie viele Stunden, an welchem Tag, für welchen Mitarbeiter.
• Abgeltung: ob sie ausgezahlt wurden (in welcher Höhe) oder durch Freizeitausgleich kompensiert wurden (wann).

Fehlt auch nur eines dieser vier Elemente, klafft eine Lücke in der Verteidigung.

Block 3 · Lohnabrechnungen

Die Auszahlung von Überstunden muss aus der Lohnabrechnung hervorgehen:

• Als gesonderter Posten „Überstunden” (nicht in anderen Vergütungsbestandteilen versteckt).
• Mit der korrekten Sozialversicherungsbeitragsberechnung (Überstunden werden anders als reguläre Stunden beitragsrechtlich behandelt).
• Im zugehörigen Abrechnungszeitraum (keine Verschiebung auf das Jahresende, außer bei entsprechender Vereinbarung).

Sind Überstunden zwar erfasst, aber nicht vergütet – oder als „reguläre Stunden” abgerechnet, um Sozialversicherungsbeiträge zu sparen –, eröffnet die Inspektion ein Verfahren wegen eines sehr schweren Verstoßes.

Die tatsächlichen Sanktionen

Zwei Verstöße, die fast immer kumulativ verhängt werden:

Schwerer Verstoß · LISOS Art. 7.5

Fehlende ordnungsgemäße Arbeitszeiterfassung.

• Mindeststrafe: 751 – 1.500 €
• Mittlere Strafe: 1.501 – 3.750 €
• Höchststrafe: 3.751 – 7.500 €

Sanktion je Unternehmen, nicht je Mitarbeiter.

Sehr schwerer Verstoß · LISOS Art. 8.1

Nichtzahlung von Löhnen (einschließlich unbezahlter Überstunden).

• Mindeststrafe: 7.501 – 30.000 €
• Mittlere Strafe: 30.001 – 120.005 €
• Höchststrafe: 120.006 – 225.018 €

Sanktion je betroffenem Arbeitnehmer. Stellt die Inspektion fest, dass 5 Mitarbeiter unbezahlte Überstunden haben, wird die Sanktion fünfmal verhängt.

Der vernichtende Erschwerungsgrund

Lässt die fehlende Aufzeichnung keine Feststellung der tatsächlichen Arbeitszeit zu, legt die Inspektion das ungünstigste Szenario zugrunde (mutmaßliche Nichtzahlung der maximal anrechenbaren Überstunden) und wendet den Erschwerungsgrund der „Behinderung des Verfahrens” an. Die Sanktionen vervielfachen sich.

Wie sich ein Unternehmen wirksam absichert

Was NICHT funktioniert:

• Monatsweise unterschriebene Excel-Tabellen: schwache Nachvollziehbarkeit, nicht protokollierte rückwirkende Änderungen möglich, Lückenrisiko.
• Physische Stempeluhr mit Karte: gut für die Anwesenheitserfassung, ungeeignet zur Unterscheidung zwischen regulärer Arbeitszeit und Überstunden.
• Generische Zeiterfassungs-App ohne ERP-Anbindung: erfasst Daten, integriert sich aber nicht in die Lohnabrechnung – der Abgleich zwischen Zeiterfassung und Lohnabrechnung erfolgt manuell und ist fehleranfällig.

Was FUNKTIONIERT:

Digitales Arbeitszeiterfassungssystem (mit ERP-Anbindung, wenn vorhanden)

dvgtime ist eine spanische SaaS-Plattform für Personalzeitwirtschaft und Arbeitszeiterfassung, die eigenständig funktioniert (Browser, mobile App und Kiosk – kein ERP erforderlich) und die Erfassung sowie den Nachweis vollständig abdeckt. Verwendet Ihr Unternehmen ein ERP, verbindet sie sich nativ und optional mit Microsoft Dynamics 365 Business Central – oder über einen Konnektor mit anderen ERP-Systemen (Sage, SAP …) –, um den Kreislauf zur Lohnabrechnung zu schließen. So deckt dvgtime alle drei Blöcke ab, die die Inspektion anfordert:

Block	So löst dvgtime es (mit ERP-Anbindung)
Tägliche Arbeitszeitaufzeichnung	Zeitstempel vom Server, eindeutige Kennung, Änderungsprotokoll, automatische Aufbewahrung für 4 Jahre
Nachweis der Überstunden	Genehmigungsworkflow durch Vorgesetzten + erfasster Grund + automatische Berechnung bei Überschreitung der Regelarbeitszeit + Abgeltungsstatus
Lohnabrechnungen	Bei Nutzung von Business Central fließen die berechneten Überstunden mit dem korrekten Posten in die Lohnabrechnung – ohne Excel als Zwischenschritt

Bericht mit einem Klick erstellen

Wenn die Inspektion kommt, erstellen Sie in einer Minute:

• Einzelbericht je geprüftem Mitarbeiter (für den angeforderten Zeitraum).
• Gesamtbericht des Unternehmens (für branchenweite Kampagnen).
• Zeitgestempelter, signierter PDF-Export (als Beweismittel anerkannt).

Ohne mühsame manuelle Rekonstruktion.

Drei typische Fehler vor der Inspektion

Aus realen Fällen von Unternehmen, die nach einer Inspektion zu Davisa kommen:

1 · „Die Überstunden sind freiwillig – wir erfassen sie nicht”

Falsch gedacht. Die Inspektion geht davon aus, dass geleistete Arbeitsstunden geleistet wurden – ob freiwillig oder nicht. Entscheidend ist, dass sie erfasst und abgegolten werden. Die Freiwilligkeit des Mitarbeiters entbindet das Unternehmen nicht von der Pflicht, die tatsächliche Arbeitszeit zu dokumentieren.

2 · „Wir zahlen die Überstunden als monatlichen Bonus aus”

Jede Abgeltung, die in der Lohnabrechnung nicht als gesonderter Posten „Überstunden” ausgewiesen wird, gilt als Nichtzahlung. Die Inspektion fordert die Nachzahlung als Überstunden (mit den entsprechenden Sozialversicherungsbeiträgen) zusätzlich zur Sanktion.

3 · „Wenn die Inspektion kommt, rekonstruieren wir die Unterlagen”

Das Fehlen sofort verfügbarer Aufzeichnungen ist direkt strafverschärfend. Nachträglich erstellte Excel-Tabellen werden in der Regel anhand interner Widersprüche erkannt – und verschlimmern die Sanktion.

Sprechen wir?

Wenn Ihr Unternehmen die Einhaltung der Arbeitszeiterfassungspflicht und den Nachweis von Überstunden vor einer möglichen Inspektion sicherstellen möchte, vereinbaren Sie ein kostenloses Gespräch mit einem Davisa-Berater. Wir analysieren schnell Ihre aktuelle Situation (welches System Sie nutzen, wie viel Prozent der Belegschaft Überstunden leistet, welches Risiko Sie tragen) und zeigen Ihnen, wie dvgtime die drei Blöcke abdeckt, die die Inspektion verlangen wird – eigenständig oder bei Bedarf nativ mit Business Central oder anderen ERP-Systemen verbunden.

Zum Vertiefen: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Business Central, Digitale Zeiterfassung im Unternehmen: 5 typische Fehler und mehr über dvgtime erfahren.