Com justificar hores extra davant una Inspecció de Treball
Què demana la Inspecció de Treball sobre hores extra i com defensar-se amb el registre horari correcte. Amb dvgtime, que funciona sola o connectada a Business Central o altres ERP.
Una Inspecció de Treball sobre hores extra és un dels escenaris més freqüents —i més cars— per a una empresa amb plantilla. L’actuació pot arribar per denúncia d’un treballador, per campanya sectorial (la construcció, l’hostaleria i el transport s’inspeccionen d’ofici cada any) o per encreuament de dades quan la Inspecció detecta inconsistències entre nòmines i volum d’activitat.
Quan arriba, la càrrega de la prova recau sobre l’empresa, no sobre l’inspector. Si no pots demostrar amb registres complets quines hores va treballar cada empleat, quines hores eren ordinàries i quines hores eren extra, com es van autoritzar i com es van compensar, la Inspecció pressuposa l’incompliment.
Aquesta guia explica què exigeix la Inspecció, quines sancions aplica i com es defensa correctament una empresa amb un sistema de registre horari digital integrat a l’ERP.
Què exigeix exactament la Inspecció de Treball
Una actuació sobre hores extra busca tres blocs d’informació:
Bloc 1 · Registre diari de jornada
És la peça base. Per a cada treballador investigat, la Inspecció vol:
- Hora d’entrada i hora de sortida de cada dia treballat.
- Pauses (dinar, cafè, assumptes propis) descomptades o no de la jornada.
- Incidències: absències, retards, permisos retribuïts.
Sense aquest registre, no es pot demostrar res més. És el fonament de tota la defensa.
Bloc 2 · Justificació documental de les hores extra
Per a cada hora extra realitzada, la Inspecció vol veure:
- Qui la va ordenar: ordre expressa del responsable jeràrquic (no n’hi ha prou que el treballador es quedés pel seu compte).
- Motiu: causa de la necessitat (pic de feina, urgència, força major, substitució).
- Còmput: quantes hores van ser, quin dia, quin treballador.
- Compensació: si es van pagar (amb quina quantia) o si es van compensar en descans (quan).
La manca de qualsevol d’aquests quatre elements és un forat a la defensa.
Bloc 3 · Rebuts de salaris
Els pagaments d’hores extra han de constar a la nòmina:
- Com a partida específica “Hores extraordinàries” (no camuflada en altres conceptes).
- Amb la cotització a la Seguretat Social correcta (les hores extra cotitzen diferent de les ordinàries).
- En el període corresponent (no diferides a final d’any, llevat d’acord).
Si les hores extra estan registrades però no pagades (o pagades com a “hores ordinàries” per estalviar cotització), la Inspecció obre acta per infracció molt greu.
Les sancions reals
Dues infraccions que gairebé sempre s’acumulen:
Infracció greu · LISOS art. 7.5
Manca de registre horari adequat.
- Mínim: 751 - 1.500 €
- Mitjà: 1.501 - 3.750 €
- Màxim: 3.751 - 7.500 €
Sanció per empresa, no per treballador.
Infracció molt greu · LISOS art. 8.1
Impagament de salaris (inclou hores extra impagades).
- Mínim: 7.501 - 30.000 €
- Mitjà: 30.001 - 120.005 €
- Màxim: 120.006 - 225.018 €
Sanció per treballador afectat. Si la Inspecció detecta que 5 empleats tenen hores extra impagades, la sanció s’aplica 5 vegades.
L’agreujant destructiu
Si la manca de registre impedeix constatar les hores reals, la Inspecció pren com a referència el pitjor escenari (impagament presumpte del màxim d’hores extra computables) i aplica l’agreujant d‘“obstaculització” al procediment. Les sancions es multipliquen.
Com es defensa correctament una empresa
El que NO funciona:
- Excel signats a final de mes: traçabilitat feble, edició retroactiva no auditada, risc de buits.
- Rellotge físic amb targeta: bé per a presència, malament per distingir jornada ordinària d’hores extra.
- App de fitxatge genèrica desconnectada de l’ERP: registra però no s’integra amb la nòmina, així que el “match” entre fitxatge i rebut de salaris és manual i propens a error.
El que SÍ funciona:
Sistema digital de registre horari (amb l’ERP quan l’uses)
dvgtime és una eina SaaS espanyola de gestió laboral i registre horari que funciona sola (navegador, app mòbil i quiosc, sense necessitat de cap ERP) i cobreix per si mateixa el registre i la justificació. Si la teva empresa fa servir un ERP, es connecta de manera nativa i opcional a Microsoft Dynamics 365 Business Central —o a altres ERP (Sage, SAP…) mitjançant connector— per tancar el cercle amb la nòmina. Així cobreix els tres blocs que demana la Inspecció:
| Bloc | Com ho resol dvgtime (connectada a l’ERP) |
|---|---|
| Registre diari | Fitxatges amb marca temporal del servidor, identificador únic, traçabilitat de modificacions, conservació 4 anys automàtica |
| Justificació hores extra | Flux d’autorització del responsable + motiu registrat + còmput automàtic quan s’excedeix la jornada legal + compensació marcada |
| Rebuts de salaris | Si uses Business Central, les hores extra calculades passen a la nòmina amb la partida correcta — sense Excel intermedi |
Generar l’informe en 1 clic
Quan ve la Inspecció, en 1 minut generes:
- Informe individual per treballador investigat (període sol·licitat).
- Informe global de l’empresa (campanyes sectorials).
- Exportació PDF signat amb segell temporal (admissible com a prova).
Sense haver de reconstruir res a mà.
Tres errors típics abans de la Inspecció
A partir de casos reals que veiem en empreses que arriben a Davisa després d’una Inspecció:
1 · “Les hores extra que fan són voluntàries, no les comptem”
Mal plantejament. La Inspecció presumeix que les hores treballades són treballades (siguin voluntàries o no). El que importa és que estiguin registrades i compensades. La voluntarietat del treballador no eximeix l’empresa de registrar la jornada efectiva.
2 · “Paguem les hores extra com a bonus mensual”
Qualsevol compensació que no consti com a partida específica “hores extraordinàries” a la nòmina s’interpreta com a impagament. La Inspecció reclama el pagament com a hores extra (amb la cotització SS corresponent) a més de la sanció.
3 · “Quan arribi la Inspecció reconstruirem els registres”
La manca de registres disponibles immediatament és agreujant directe. Reconstruir Excel a posteriori se sol detectar per inconsistències internes, i empitjora la sanció.
En parlem?
Si la teva empresa vol assegurar el compliment del registre horari i la justificació d’hores extra abans d’una possible Inspecció, sol·licita una sessió gratuïta amb un consultor de Davisa. Fem una auditoria ràpida de la teva situació actual (quin sistema uses, quin % de la plantilla fa hores extra, quin risc tens) i et mostrem com dvgtime cobreix els tres blocs que la Inspecció demanarà —funcionant sola o connectada de manera nativa a Business Central o altres ERP quan ho necessites—.
Per aprofundir: Registre horari obligatori a Business Central, Digitalitzar els fitxatges de la teva empresa: 5 errors típics i coneix dvgtime.
Artículos relacionados
Registre horari obligatori a Business Central
Què exigeix el Reial Decret-llei 8/2019, quines sancions aplica la Inspecció de Treball i com complir amb dvgtime: sola o connectada a Microsoft Dynamics 365 Business Central o un altre ERP.
Com calcular el cost laboral per projecte
Guia pas a pas per calcular el cost laboral per projecte: cost-hora real (amb quota patronal i hores efectives), imputació d'hores i marge, amb un exemple numèric.