Registre horari obligatori a Business Central

Des del 12 de maig de 2019, totes les empreses espanyoles estan obligades per llei a portar un registre diari de la jornada de cada treballador. No és opcional, no depèn de la mida de l’empresa i no admet excepcions per sector. El Reial Decret-llei 8/2019 va modificar l’article 34 de l’Estatut dels Treballadors per introduir aquesta obligació, i la Inspecció de Treball fa anys que intensifica les actuacions específiques sobre aquest punt.

Tot i això, set anys després, una part significativa de les pimes espanyoles continua sense un sistema de registre horari solvent. Algunes fan servir Excel signat, d’altres fulls en paper, i algunes directament no registren res. Aquesta guia explica què exigeix exactament la llei, quins riscos tens si no compleixes i com es compleix bé amb dvgtime, una eina SaaS espanyola de gestió laboral i registre horari que funciona sola (navegador, app mòbil i quiosc, sense necessitat de cap ERP) o connectada —de manera nativa a Microsoft Dynamics 365 Business Central, o a altres ERP com Sage o SAP mitjançant connector—. És a dir: compleixes la llei facis servir l’ERP que facis servir, o sense cap ERP.

Què diu exactament el RD-llei 8/2019

El text legal, en la seva part operativa, és breu. L’obligació es concreta en tres punts:

1 · Registre diari, no setmanal ni mensual

L’empresa ha de registrar l’hora concreta d’inici i de fi de la jornada de cada treballador, cada dia. No n’hi ha prou amb una declaració mensual de “aquest treballador va fer X hores al mes”. La granularitat mínima és diària, amb hora d’entrada i hora de sortida.

2 · Conservació durant 4 anys

El registre s’ha de conservar durant 4 anys, igual que els rebuts de salaris. Aquest termini coincideix amb el període de prescripció de les infraccions laborals — la qual cosa significa que la Inspecció et pot demanar els registres de fins a 4 anys enrere en una actuació.

3 · Disponibilitat immediata

El registre ha d’estar disponible en qualsevol moment per a:

• La Inspecció de Treball (en una visita o requeriment documental).
• Els representants legals dels treballadors (comitè o delegats sindicals).
• Els mateixos treballadors (el treballador té dret a consultar el seu propi registre).

“Disponible immediatament” vol dir exactament això: no val “dona’m tres dies per reconstruir-lo”. Si t’ho demanen, l’has de lliurar a l’acte.

Quines sancions aplica la Inspecció

L’incompliment és una infracció greu tipificada a l’article 7.5 de la LISOS (Llei d’Infraccions i Sancions de l’Ordre Social). El tram sancionador:

Grau	Import
Mínim	751 - 1.500 €
Mitjà	1.501 - 3.750 €
Màxim	3.751 - 7.500 €

La sanció és per empresa, no per treballador. Però hi ha un agreujant important: si la manca de registre impedeix constatar hores extra no pagades, s’acumula una segona infracció (aquesta sí, per treballador afectat). I en sectors amb jornades àmplies o torns rotatius, aquest segon càrrec dispara la sanció total.

A més, una acta d’infracció per registre horari sol desencadenar una inspecció més àmplia sobre nòmines, contractes i cotització. El que comença com un fitxatge mal portat pot acabar en una revisió completa de RH.

Els tres sistemes de compliment més habituals

A partir de les empreses que veiem abans d’implantar un ERP amb dvgtime:

Sistema 1 · Excel signat (40-50% de pimes)

El treballador omple un Excel amb la seva entrada i sortida, l’imprimeix i el signa a final de mes. L’empresa arxiva els Excel signats en una carpeta física o compartida.

Pros: cost zero, tothom sap fer servir l’Excel.

Contres:

• Traçabilitat feble: si algú edita una fila vella, no en queda registre del canvi.
• Difícil distingir jornada efectiva, pauses i incidències.
• Consolidar el mes per a la nòmina suposa hores d’un perfil de RH.
• Disponibilitat “immediata” qüestionable: hi són tots els Excel? Estan signats?

Sistema 2 · Rellotge físic amb targeta (20-30%)

El clàssic rellotge de fitxatge amb targeta magnètica, instal·lat a l’entrada del centre. Cada treballador fitxa en entrar i sortir.

Pros: traçabilitat alta per a la presència física, robust per a la fabricació.

Contres:

• No cobreix el teletreball, el treball a l’obra ni els treballadors mòbils.
• Requereix manteniment del maquinari.
• Les dades se solen exportar a un sistema separat de l’ERP — silo informatiu.

Sistema 3 · App mòbil dedicada (15-20% creixent)

App específica de fitxatge (Bizneo, Sesame, Personio, etc.) que cada treballador es descarrega al mòbil.

Pros: cobreix el teletreball, el mòbil i l’oficina. Bona experiència d’usuari.

Contres:

• Sistema extern a l’ERP — cal conciliar fitxatges amb hores imputades a projectes.
• Cost recurrent per usuari.
• La configuració de torns, calendaris i excepcions sol ser limitada.

Sistema 4 · Eina SaaS de registre horari, integrable amb l’ERP (l’opció que defensa aquesta guia)

El registre horari viu en una eina SaaS dedicada (dvgtime en el cas de Davisa) que funciona per si sola i, quan interessa, es connecta a l’ERP. Cada treballador fitxa des de l’app mòbil, el navegador o un quiosc, i la dada queda centralitzada amb traçabilitat legal. Si l’empresa fa servir Business Central, dvgtime es connecta de manera nativa i la dada entra directament a la mateixa base de dades que les nòmines, els contractes i les imputacions d’hores a projectes; si fa servir un altre ERP (Sage, SAP…), es connecta mitjançant connector; i si no fa servir ERP, compleix igualment.

Pros:

• Una sola font de veritat (sense conciliar entre sistemes), i connectable a l’ERP quan ho necessitis.
• Traçabilitat forta (qualsevol modificació queda auditada).
• Conservació legal automàtica durant el termini de 4 anys.
• Disponibilitat immediata: la Inspecció demana un informe, s’exporta en 2 clics.

Contres:

• Si vols la dada dins de l’ERP sense conciliar, l’has d’integrar (nativa amb Business Central; amb connector en altres ERP) — però el registre horari el compleixes des del primer dia encara que no integris res.

Com dvgtime cobreix el RD-llei 8/2019 punt per punt

dvgtime és l’eina SaaS de Davisa per a la gestió laboral i el control horari que funciona sola o connectada al teu ERP (de manera nativa a Microsoft Dynamics 365 Business Central, o a d’altres com Sage i SAP mitjançant connector). Cobreix els tres requisits legals en qualsevol d’aquests escenaris:

Requisit 1 · Hora exacta d’inici i fi

Cada fitxatge queda amb marca temporal del servidor (no del dispositiu del treballador — això evita la manipulació local del rellotge). L’identificador únic del treballador queda associat al registre, i qualsevol modificació posterior queda amb autor i data del canvi.

Requisit 2 · Conservació 4 anys

dvgtime conserva l’històric de fitxatges durant el termini legal de manera automàtica, sense necessitat de còpies de seguretat manuals. Si treballes connectat a Business Central, la dada viu, a més, a la mateixa base de dades que la resta de l’ERP, amb la seva política de conservació.

Requisit 3 · Disponibilitat immediata

El responsable de RH pot generar en qualsevol moment:

• Informe individual per treballador (per data o període).
• Informe global per empresa (per a la Inspecció de Treball).
• Exportació en PDF signat amb segell temporal (admissible com a prova).
• Exportació Excel auditable (per a l’anàlisi interna).

Tot des de dvgtime —o des de Business Central si treballes connectat—, en menys d’1 minut.

Tres errors típics que veiem abans d’implantar

A partir d’auditories prèvies en empreses que arriben amb problemes de registre horari:

1 · “Si ningú no ens ha inspeccionat en 7 anys, no ens passarà res”

Raonament perillós. La Inspecció de Treball prioritza per sectors i denúncies. Un treballador descontent amb una demanda per hores extra impagades dispara una actuació dirigida — i en aquest cas la manca de registre és un agreujant demolidor.

2 · “Tenim Excel, ja n’hi ha prou”

L’Excel signat pot complir formalment la norma — però només si està complet, sense llacunes, amb totes les signatures i disponible immediatament. A la pràctica, gairebé cap empresa amb Excel compleix aquests quatre requisits al 100%.

3 · “Farem servir l’app gratuïta de WhatsApp / Google Forms”

Solucions genèriques que serveixen per a la primera setmana i es trenquen quan arriba l’auditoria o quan cal creuar-les amb la nòmina. Millor invertir des de l’inici en una solució integrada.

En parlem?

Si la teva empresa vol assegurar el compliment del RD-llei 8/2019 sense Excel ni apps externes, sol·licita una sessió gratuïta amb un consultor de Davisa. Fem una auditoria ràpida (quin sistema tens avui?, quants treballadors?, quin nivell de mobilitat?) i t’ensenyem com dvgtime sobre Business Central compleix els tres requisits legals sense fricció.

Per aprofundir: Com digitalitzar els fitxatges de la teva empresa: 5 errors típics, App de fitxatge vs control horari integrat a l’ERP i coneix dvgtime.