Zure enpresako fitxaketak digitalizatzea: 5 ohiko akats

Duela 5 urte, fitxaketak digitalizatzea “ondo legoke” motako erabakia zen. Gaur lege-betebeharra eta beharrizan operatiboa da 5 langile baino gehiago dituen edozein ETErentzat. Baina bidea ez da lineala: Davisara fitxaketa-sistema digital batekin iristen diren enpresa gehienek lehenago bat edo bi probatu dituzte jada eta porrot egin dute. Albiste ona da porrotak ohiko akats kopuru txiki bati erantzun ohi diotela, guztiz saihesgarriak.

Gida honek Espainiako ETE batean fitxaketak digitalizatzean egiten diren 5 akats ohikoenak biltzen ditu, bakoitzarentzako konponbide zehatzarekin. 10 eta 200 langile arteko enpresetako giza baliabideen zuzendarientzat, eragiketa-buruentzat eta zuzendari nagusientzat dago pentsatuta.

1. akatsa · Tresna aukeratzea erabilera-kasuak mapatu aurretik

Akatsa: IT departamentuak (edo giza baliabideenak) fitxaketa-app bat ikusten du azoka batean, gustatu egiten zaio eta erosi egiten du. 3 hilabetera deskubritzen du minik handieneko erabilera-kasuen %30a ez duela estaltzen (smartphonerik gabeko langileak, laneko zelaian estaldurarik gabeko merkatariak, txanda errotatibo bereziak).

Ondorioa: edo Excel paraleloa mantentzen da “kasu berezietarako” (horrela digitalizazioa partziala da eta legezko trazabilitatea ahul geratzen da), edo bigarren tresna bat kontratatzen da osatzeko (horrela kostua bikoizten duzu eta marruskadura biderkatzen).

Konponbidea:

Tresna aukeratu aurretik, plantillaren mapa bat egin 4 ardatzetan:

Ardatza	Galdera
Kokapena	Zenbat bulegoan, zenbat obran/mugikortasunean, zenbat telelanean?
Txandak	Txanda errotatiboak, zatituak, jaiegunetakoak edo gauekoak daude?
Lanaldi mota	Lanaldi jarraitua, zatitua, trinkoa, ordutegi-malgutasuna, ordutegi aldakorra?
Salbuespenak	Zer atseden hartzen dira kontuan? Zer gorabehera dira ohikoak?

Mapa horrekin, tresnaren aukeraketa erabaki tekniko bat da, ez fede-kontu bat.

2. akatsa · Dena batera migratzea

Akatsa: egun zehatz bat iragartzen da, eta handik aurrera “denok app berrian fitxatuko dugu”. Astelehen horretan, plantillaren %40ak ez du fitxatzen (ez du ulertzen, ez du appa aurkitzen, ez du bere mugikorrean funtzionatzen), giza baliabideen departamentua gainezka geratzen da zalantzei erantzuten, eta sistema lehen egunetik desprestigiatuta geratzen da.

Ondorioa: lehen hilabeteetan, bereganatzea ez da %60ra iristen, erregistro osatugabeek aurreko Excelek baino arazo gehiago sortzen dituzte, eta “sistema zaharrera itzultzea arazoak konpondu arte” erabakitzen da. Proiektua hiltzen da.

Konponbidea:

Migrazioa 3 olatu progresibotan:

1. 1. olatua — Pilotuak (1-2 astea): 5-10 langile boluntario, ahal dela departamentu ezberdinetakoak. Benetako marruskadurak identifikatzen dituzte.
2. 2. olatua — Departamentu nagusiak (3-6 astea): plantillaren zatirik handiena. Pilotuaren akatsak konponduta jada.
3. 3. olatua — Kasu bereziak (6-10 astea): txanda errotatiboak, ibilbidean dauden merkatariak, mugikor propiorik gabeko langileak. Normalean konfigurazio gehigarria behar izaten dute.

Migrazio mailakatuak %90etik gorako bereganatzea 10 astetan lortu ohi du, dena batera migratuz lortzen den %60-70a 4 hilabetetan baino.

3. akatsa · Fitxaketa nominarekin ez konektatzea

Akatsa: fitxaketa-appak hileroko datu polit bat sortzen du, baina eskuz esportatu eta nominan edo ERPan itsatsi behar da. Giza baliabideek 2 egun ematen dituzte hilean lan horretan.

Ondorioa: digitalizazioak agintzen zuen denbora-aurrezpena prozesuaren azken urratsean galtzen da. Eta kopiatu-itsatsiaren akatsak berriz agertzen dira.

Konponbidea:

Aukeratu bakarrik ondo funtzionatzen duen eta, gainera, behar duzunean zure ERP / nomina-sistemarekin integratzen den sistema bat. dvgtime lan-kudeaketarako eta ordutegi-erregistrorako Espainiako SaaS tresna bat da, modu independentean funtzionatzen duena (nabigatzailea, app mugikorra eta kioskoa, inolako ERPrik behar gabe) eta, behar denean, zure sistemarekin konektatzen dena. Praktikan, horrek esan nahi du:

• Zure ERPa Business Central bada: dvgtime modu natiboan konektatzen da eta fitxaketa eta nomina datu-base berean bizitzea lortzen du. Esportaziorik gabe.
• Zure ERPa beste bat bada (Sage, SAP…): dvgtime konektore baten bidez konektatzen da. Ziurtatu konektore erreala eta probatua dela (ez bakarrik “integra daiteke”), eta proba ezazu erosi aurretik.
• ERPik erabiltzen ez baduzu edo oraindik dena integratu nahi ez baduzu: dvgtime-k ordutegi-erregistroa berez betetzen du berdin-berdin, eta datuak formatu auditagarrietan esportatzen ditu.

Datuak silotan dituzten sistemak = aurrezpen teorikoa, ez erreala.

4. akatsa · “Atsedena” eta “gorabehera” zer den ez definitzea

Akatsa: “sarrera” eta “irteera” soilik bereizten dituen app bat aukeratzen da. Lehen astean, langileak galdezka hasten dira: kafe-atsedenak irteera gisa kontatzen al du? Mediku-kontsultak gorabehera edo absentzia gisa kontatzen al du? Trafikoagatik 5 minutu berandutzen banaiz, nola erregistratzen dut?

Ondorioa: departamentu bakoitzak bere irizpidea inprobisatzen du. Ikuskaritza edo lan-gatazka bat iristen denean, erregistroa inkoherentea da eta ez du enpresa babesten.

Konponbidea:

Ezarri aurretik tipifikatu ondorengo kontzeptuak (gutxienez):

• Atseden erregularrak (bazkaria, kafea) — lanalditik deskontatzen al dute ala ez?
• Noizbehinkako atsedenak (norberaren kontuak) — nork baimentzen ditu?
• Justifikatutako gorabeherak (mediku-kontsulta, kudeaketa legala) — zer justifikanterekin?
• Atzerapenak (garraioa, ezinbesteko egoera) — zer tolerantzia?
• Absentziak (oporrak, gaixotasuna, ordaindutako baimenak) — nork ematen ditu alta?

Tipifikazio horrekin, konfiguratu appa abian jarri aurretik. Langileek aukera itxien artean hautatzen dute, ez dute testu librea idazten. Emaitza: erregistro koherenteak, defenda daitezkeenak eta konparagarriak.

5. akatsa · Sistemak “bere kabuz funtzionatzen duela” pentsatzea

Akatsa: behin ezarrita, giza baliabideek uste dute sistemak ez duela arretarik behar. Baina egutegiak aldatu egiten dira (autonomia-erkidegoetako jaiegunak, hitzarmenak), plantillak aldatu egiten dira (altak, bajak), txandak aldatu egiten dira (kanpaina-aldaketa, proiektu berria)… eta inork ez du konfigurazioa eguneratzen.

Ondorioa: 6-12 hilabete igarota, sistemak akats bitxiak sortzen hasten da —existitzen ez diren jaiegunetan fitxaketak, konputatzen ez diren aparteko orduak, prestakuntzan zeudenean absente gisa agertzen diren langileak—. Giza baliabideek konfiantza galtzen dute eta Excelera itzultzen dira “sistemak huts egiten duen kasuetarako”.

Konponbidea:

Definitu sistemaren barne-arduradun bat (ez du zertan teknikaria izan behar —dedikazio partzialeko giza baliabideen profil bat nahikoa da—) honako hau egiten duena:

• Hilero: altak/bajak eguneratu, fitxaketa anomaloak berrikusi, txanda berriak alta eman daudenean.
• Hiruhilekoero: betetze globala berrikusi (zenbat langilek ez dute egunero fitxatu?).
• Urtero: hurrengo urteko jaiegun-egutegiak eguneratu, hitzarmen kolektiboak berrikusi.

Ardurardunik gabe, edozein sistema hondatzen da. Arduradunarekin, sistema erabilerarekin hobetzen da.

Noiz da dvgtime erabaki egokia

dvgtime hain zuzen ere 5 akats hauek saihesteko dago diseinatuta. Modu independentean funtzionatzen du (nabigatzailea, app mugikorra eta kioskoa, inolako ERPrik behar gabe) eta, behar baduzu, modu natiboan konektatzen da Microsoft Dynamics 365 Business Central-era edo beste ERP batzuetara (Sage, SAP…) konektore baten bidez. Zuretzat aukera ona dela adierazten duten zantzu argiak:

• 10 eta 200 langile artean dituzu profil mistoekin (bulegoa + mugikortasuna + telelana).
• Jada funtzionatzen duen, inolako ERPren mende egon gabeko fitxaketa-tresna bat nahi duzu, eta aurrerago zure nomina-sistemarekin integra dezakezuna interesatzen bazaizu.
• Gainera Business Central erabiltzen baduzu, sistema bakarra nahi duzu fitxaketa + nomina + orduen proiektuei egozteko.
• Legezko trazabilitate sendoa baloratzen duzu (auditoria, 8/2019 ED-legea, balizko Ikuskaritzak).

Noiz EZ den lehentasuna:

• Zure enpresak 5 langile baino gutxiago ditu eta denek aurrez aurre fitxatzen dute Excelekin arazorik gabe.

Hitz egiten dugu?

Zure enpresako fitxaketak aurreko 5 akatsak saihestuz digitalizatu nahi badituzu, eskatu doako saio bat Davisako aholkulari batekin. Auditoria azkar bat egiten dugu (gaur zer sistema duzun, plantillaren zer profil, zer min zehatz) eta dvgtime zure operatibetan nola egokitzen den erakusten dizugu —bakarrik funtzionatuz edo zure Business Central edo beste ERP batekin konektatuta—.

Sakontzeko: Enpresan nahitaezko ordutegi-erregistroa: nola bete Business Centralekin, Fitxaketa-appa vs ERPan integratutako ordutegi-kontrola eta ezagutu dvgtime.