Lanaldiaren erregistro derrigorrezkoa Business Centralen

2019ko maiatzaren 12tik, espainiar enpresa guztiek lege-betebeharra dute langile bakoitzaren eguneroko lanaldiaren erregistroa eramateko. Ez da aukerakoa, ez du enpresaren tamainaren araberako menpekotasunik, eta ez du sektorearen araberako salbuespenik onartzen. 8/2019 Errege Lege-dekretuak Langileen Estatutuaren 34. artikulua aldatu zuen betebehar hau sartzeko, eta Lan Ikuskaritzak urteak daramatza puntu honi buruzko jarduketa zehatzak areagotzen.

Hala ere, zazpi urte geroago, espainiar ETE-en zati handi batek lanaldiaren erregistro sistema sendorik gabe jarraitzen du. Batzuek sinatutako Excela erabiltzen dute, beste batzuek paperezko orriak, eta batzuek zuzenean ez dute ezer erregistratzen. Gida honek azaltzen du zer eskatzen duen zehazki legeak, zer arrisku dituzun betetzen ez baduzu, eta nola betetzen den ondo dvgtime-rekin, lan-kudeaketarako eta lanaldiaren erregistrorako espainiar SaaS tresna bat, bakarrik funtzionatzen duena (nabigatzailea, mugikorreko aplikazioa eta kioskoa, inolako ERPik behar gabe) edo konektatuta —modu natiboan Microsoft Dynamics 365 Business Centralera, edo Sage edo SAP bezalako beste ERP batzuetara konektore baten bidez—. Hau da: legea betetzen duzu erabiltzen duzun ERPa erabiltzen duzula, edo inolako ERPik gabe.

Zer dioen zehazki 8/2019 Errege Lege-dekretuak

Lege-testua bere zati operatiboan laburra da. Betebeharra hiru puntutan zehazten da:

1 · Eguneroko erregistroa, ez astekoa ezta hilekoa ere

Enpresak langile bakoitzaren lanaldiaren hasiera- eta amaiera-ordu zehatza erregistratu behar du, egunero. Ez da nahikoa “langile honek hilean X ordu egin zituen” hileko aitorpen batekin. Gutxieneko zehaztasuna egunerokoa da, sarrera-orduarekin eta irteera-orduarekin.

2 · 4 urtez gordetzea

Erregistroa 4 urtez gorde behar da, soldata-ordainagiriak bezalaxe. Epe hori lan-arloko arau-hausteen preskripzio-epearekin bat dator —horrek esan nahi du Ikuskaritzak 4 urte arteko erregistroak eska diezazkizukeela jarduketa batean.

3 · Berehalako eskuragarritasuna

Erregistroa edozein unetan eskuragarri egon behar du honako hauentzat:

• Lan Ikuskaritza (bisita batean edo dokumentu-eskaera batean).
• Langileen legezko ordezkariak (batzordea edo sindikatu-ordezkariak).
• Langileak berak (langileak bere erregistroa kontsultatzeko eskubidea du).

“Berehala eskuragarri” hori da: ez du balio “emadazu hiru egun berreraikitzeko”. Eskatzen badizute, momentuan eman behar duzu.

Zer zigor ezartzen dituen Ikuskaritzak

Ez-betetzea arau-hauste larria da, LISOS legearen (Lan Arloko Arau-hauste eta Zigorren Legea) 7.5 artikuluan tipifikatua. Zigor-tartea:

Maila	Zenbatekoa
Gutxienekoa	751 - 1.500 €
Ertaina	1.501 - 3.750 €
Gehienekoa	3.751 - 7.500 €

Zigorra enpresa bakoitzeko da, ez langile bakoitzeko. Baina astungarri garrantzitsu bat dago: erregistrorik ezak ordaindu gabeko aparteko orduak egiaztatzea eragozten badu, bigarren arau-hauste bat metatzen da (hau bai, kaltetutako langile bakoitzeko). Eta lanaldi luzeak edo txanda txandakatuak dituzten sektoreetan, bigarren karga horrek zigor osoa puzten du.

Gainera, lanaldiaren erregistroagatiko arau-hauste akta batek ikuskaritza zabalago bat eragiten du maiz nominen, kontratuen eta kotizazioen inguruan. Gaizki eramandako fitxaketa bat izaten hasten dena GGBBen berrikuspen oso batean amai daiteke.

Betetzeko hiru sistema ohikoenak

dvgtime-rekin ERP bat ezarri aurretik ikusten ditugun enpresetatik abiatuta:

1. Sistema · Sinatutako Excela (ETE-en % 40-50)

Langileak Excel bat betetzen du bere sarrera eta irteerarekin, inprimatu egiten du eta hilaren bukaeran sinatzen du. Enpresak sinatutako Excelak karpeta fisiko edo partekatu batean artxibatzen ditu.

Aldekoak: kostu zerokoa, denek dakite Excel erabiltzen.

Kontrakoak:

• Trazabilitate ahula: norbaitek errenkada zahar bat editatzen badu, ez da aldaketaren erregistrorik geratzen.
• Zaila lanaldi eraginkorra, etenaldiak eta gorabeherak bereiztea.
• Hila nominarako bateratzeak GGBBetako profil baten orduak hartzen ditu.
• Berehalako eskuragarritasun “zalantzazkoa”: Excel guztiak daude? Sinatuta daude?

2. Sistema · Txartelarekin fitxatzeko erloju fisikoa (% 20-30)

Txartel magnetikoarekin fitxatzeko erloju klasikoa, zentroaren sarreran instalatua. Langile bakoitzak sartzean eta irtetean fitxatzen du.

Aldekoak: trazabilitate handia presentzia fisikorako, sendoa fabrikaziorako.

Kontrakoak:

• Ez du estaltzen telelana, obrako lana, ezta langile mugikorrak ere.
• Hardwarearen mantentze-lana eskatzen du.
• Datuak ERPtik bereizitako sistema batera esportatu ohi dira —informazio-siloa—.

3. Sistema · Fitxatzeko mugikorreko aplikazio dedikatua (% 15-20 handituz)

Fitxatzeko aplikazio espezifikoa (Bizneo, Sesame, Personio, etab.) langile bakoitzak bere mugikorrean deskargatzen duena.

Aldekoak: telelana, mugikorra eta bulegoa estaltzen ditu. Erabiltzaile-esperientzia ona.

Kontrakoak:

• ERPtik kanpoko sistema —fitxaketak proiektuei egotzitako orduekin bateratu behar dira—.
• Erabiltzaile bakoitzeko kostu errekurrentea.
• Txanden, egutegien eta salbuespenen konfigurazioa mugatua izan ohi da.

4. Sistema · Lanaldiaren erregistrorako SaaS tresna, ERParekin integragarria (gida honek defendatzen duen aukera)

Lanaldiaren erregistroa SaaS tresna dedikatu batean bizi da (dvgtime Davisaren kasuan), bere kabuz funtzionatzen duena eta, interesatzen denean, ERPra konektatzen dena. Langile bakoitzak mugikorreko aplikaziotik, nabigatzailetik edo kiosko batetik fitxatzen du, eta datua zentralizatuta geratzen da lege-trazabilitatearekin. Enpresak Business Central erabiltzen badu, dvgtime modu natiboan konektatzen da eta datua zuzenean nominen, kontratuen eta proiektuei egotzitako orduen datu-base berera sartzen da; beste ERP bat (Sage, SAP…) erabiltzen badu, konektore baten bidez konektatzen da; eta ERPik erabiltzen ez badu, berdin betetzen du.

Aldekoak:

• Egiaren iturri bakarra (sistemen arteko bateratzerik gabe), eta ERPra konektagarria behar duzunean.
• Trazabilitate sendoa (edozein aldaketa auditatuta geratzen da).
• Legezko gordetze automatikoa 4 urteko epean.
• Berehalako eskuragarritasuna: Ikuskaritzak txosten bat eskatzen du, 2 kliketan esportatzen da.

Kontrakoak:

• Datua ERParen barruan nahi baduzu bateratu gabe, integratu egin behar duzu (natiboa Business Centralekin; konektorearekin beste ERPetan) —baina lanaldiaren erregistroa lehen egunetik betetzen duzu, ezer integratzen ez baduzu ere—.

Nola estaltzen duen dvgtime-k 8/2019 Errege Lege-dekretua puntuz puntu

dvgtime Davisaren SaaS tresna da lan-kudeaketarako eta lanaldiaren kontrolerako, bakarrik edo zure ERPra konektatuta funtzionatzen duena (modu natiboan Microsoft Dynamics 365 Business Centralera, edo Sage eta SAP bezalako beste batzuetara konektore baten bidez). Hiru lege-baldintzak estaltzen ditu eszenatoki horietako edozeinetan:

1. Baldintza · Hasiera- eta amaiera-ordu zehatza

Fitxaketa bakoitza zerbitzariaren denbora-markarekin geratzen da (ez langilearen gailuarekin —horrek erlojuaren tokiko manipulazioa saihesten du—). Langilearen identifikatzaile bakarra erregistroari lotuta geratzen da, eta geroko edozein aldaketa aldaketaren egilearekin eta datarekin geratzen da.

2. Baldintza · 4 urtez gordetzea

dvgtime-k fitxaketen historikoa legezko epean automatikoki gordetzen du, eskuzko babeskopiarik behar gabe. Business Centralera konektatuta lan egiten baduzu, datua ERParen gainerakoaren datu-base berean ere bizi da, bere gordetze-politikarekin.

3. Baldintza · Berehalako eskuragarritasuna

GGBBetako arduradunak edozein unetan sor ditzake:

• Langileko banakako txostena (dataren edo aldiaren arabera).
• Enpresako txosten globala (Lan Ikuskaritzarako).
• Denbora-zigiluarekin sinatutako PDF esportazioa (froga gisa onargarria).
• Excel esportazio auditagarria (barne-analisirako).

Dena dvgtime-tik —edo Business Centraletik konektatuta lan egiten baduzu—, minutu 1 baino gutxiagoan.

Ezartzeko aurretik ikusten ditugun hiru akats tipiko

Lanaldiaren erregistro arazoekin iristen diren enpresetan aurretik egindako auditorietatik abiatuta:

1 · “Inork ez bagaitu 7 urtean ikuskatu, ez zaigu gertatuko”

Arrazoibide arriskutsua. Lan Ikuskaritzak sektoreen eta salaketen arabera lehenesten du. Ordaindu gabeko aparteko orduengatik demanda bat duen langile haserre batek jarduketa zuzendu bat eragiten du —eta kasu horretan erregistrorik ezak astungarri suntsitzaile bat da—.

2 · “Excela dugu, nahikoa da”

Sinatutako Excelak araua formalki bete dezake —baina soilik osatua, hutsunerik gabe, sinadura guztiekin, eta berehala eskuragarri badago—. Praktikan, ia ezein enpresak Excelarekin ez ditu lau baldintza horiek % 100ean betetzen.

3 · “WhatsApp / Google Forms-eko doako aplikazioa erabiliko dugu”

Lehen astean balio duten eta auditoria iristen denean edo nominarekin gurutzatu behar denean apurtzen diren irtenbide generikoak. Hobe da hasieratik irtenbide integratu batean inbertitzea.

Hitz egiten dugu?

Zure enpresak 8/2019 Errege Lege-dekretuaren betetzea ziurtatu nahi badu Excelik edo kanpoko aplikaziorik gabe, eskatu doako saio bat Davisako aholkulari batekin. Auditoria azkar bat egiten dugu (zer sistema duzu gaur?, zenbat langile?, zer mugikortasun-maila?) eta erakusten dizugu nola dvgtime-k Business Centralen gainean hiru lege-baldintzak betetzen dituen marruskadurarik gabe.

Sakontzeko: Nola digitalizatu zure enpresaren fitxaketak: 5 akats tipiko, Fitxatzeko aplikazioa vs ERPan integratutako lanaldiaren kontrola eta ezagutu dvgtime.