Nola justifikatu aparteko orduak Lan Ikuskaritzaren aurrean

Aparteko orduei buruzko Lan Ikuskaritza plantilla duen enpresa baten egoera ohikoenetako bat da —eta garestienetako bat—. Jarduketa langile baten salaketagatik etor daiteke, sektore-kanpaina batengatik (eraikuntza, ostalaritza eta garraioa ofizioz ikuskatzen dira urtero) edo datu-gurutzaketagatik, Ikuskaritzak nominen eta jarduera-bolumenaren artean inkoherentziak detektatzen dituenean.

Iristen denean, frogaren karga enpresaren gainera erortzen da, ez ikuskatzailearen gainera. Erregistro osoekin frogatu ezin baduzu langile bakoitzak zer ordu egin zituen, zein ziren ordu arruntak eta zein aparteko orduak, nola baimendu ziren eta nola konpentsatu ziren, Ikuskaritzak ez-betetzea presuposatzen du.

Gida honek azaltzen du zer eskatzen duen Ikuskaritzak, zer zigor aplikatzen dituen eta nola defendatzen den behar bezala ERP-an integratutako ordutegi-erregistro sistema digital bat duen enpresa bat.

Zer eskatzen du zehazki Lan Ikuskaritzak

Aparteko orduei buruzko jarduketa batek hiru informazio-multzo bilatzen ditu:

1. multzoa · Laneguneko eguneroko erregistroa

Oinarrizko pieza da. Ikertutako langile bakoitzeko, Ikuskaritzak hau nahi du:

• Landutako egun bakoitzeko sarrera-ordua eta irteera-ordua.
• Lanegunetik kendutako edo kendu gabeko etenaldiak (bazkaria, kafea, norberaren gauzak).
• Gertaerak: ez-etortzeak, atzerapenak, ordaindutako baimenak.

Erregistro hori gabe, ezin da beste ezer frogatu. Defentsa osoaren oinarria da.

2. multzoa · Aparteko orduen justifikazio dokumentala

Egindako aparteko ordu bakoitzeko, Ikuskaritzak hau ikusi nahi du:

• Nork agindu zuen: arduradun hierarkikoaren agindu espresua (ez da nahikoa langilea bere kabuz geratzea).
• Arrazoia: beharraren kausa (lan-gailurra, larrialdia, ezinbesteko kasua, ordezkapena).
• Zenbaketa: zenbat ordu izan ziren, zer egunetan, zein langile.
• Konpentsazioa: ordaindu ziren (zer zenbatekorekin) edo atsedenarekin konpentsatu ziren (noiz).

Lau elementu horietako edozeinen falta defentsako zulo bat da.

3. multzoa · Soldata-agiriak

Aparteko orduen ordainketek nominan ageri behar dute:

• “Aparteko orduak” partida espezifiko gisa (ez beste kontzeptu batzuetan kamuflatuta).
• Gizarte Segurantzarako kotizazio zuzenarekin (aparteko orduek arruntek baino modu desberdinean kotizatzen dute).
• Dagokion aldian (ez urte amaierara atzeratuta, akordiorik ezean).

Aparteko orduak erregistratuta baina ordaindu gabe badaude (edo “ordu arrunt” gisa ordainduta kotizazioa aurrezteko), Ikuskaritzak arau-hauste oso larriagatik akta irekitzen du.

Benetako zigorrak

Ia beti pilatzen diren bi arau-hauste:

Arau-hauste larria · LISOS 7.5 art.

Ordutegi-erregistro egokirik eza.

• Gutxienekoa: 751 - 1.500 €
• Ertaina: 1.501 - 3.750 €
• Gehienezkoa: 3.751 - 7.500 €

Enpresako zigorra, ez langileko.

Arau-hauste oso larria · LISOS 8.1 art.

Soldaten ez-ordaintzea (ordaindu gabeko aparteko orduak barne).

• Gutxienekoa: 7.501 - 30.000 €
• Ertaina: 30.001 - 120.005 €
• Gehienezkoa: 120.006 - 225.018 €

Eragindako langileko zigorra. Ikuskaritzak 5 langilek aparteko ordu ez-ordainduak dituztela detektatzen badu, zigorra 5 aldiz aplikatzen da.

Astungarri suntsitzailea

Erregistro-ezak benetako orduak egiaztatzea eragozten badu, Ikuskaritzak eszenatokirik txarrena hartzen du erreferentziatzat (zenbatu daitezkeen aparteko orduen gehienezkoaren presuntziozko ez-ordaintzea) eta prozedurari “oztopatzeko” astungarria aplikatzen dio. Zigorrak biderkatu egiten dira.

Nola defendatzen den behar bezala enpresa bat

Funtzionatzen EZ duena:

• Hilabete amaieran sinatutako Excel-ak: trazabilitate ahula, auditatu gabeko atzeraeraginezko edizioa, hutsuneen arriskua.
• Txartel bidezko erloju fisikoa: ondo presentziarako, txarto lanegun arrunta aparteko orduetatik bereizteko.
• ERP-tik deskonektatutako fitxaketa-aplikazio generikoa: erregistratzen du baina ez da nominarekin integratzen, beraz fitxaketaren eta soldata-agiriaren arteko “match”-a eskuzkoa eta akatsetarako joera duena da.

Funtzionatzen DUENA:

Ordutegi-erregistroaren sistema digitala (ERP-arekin erabiltzen duzunean)

dvgtime lan-kudeaketarako eta ordutegi-erregistrorako Espainiako SaaS tresna bat da, bakarrik funtzionatzen duena (nabigatzailea, mugikorreko app-a eta kioskoa, inolako ERP-rik behar gabe) eta berez erregistroa eta justifikazioa estaltzen dituena. Zure enpresak ERP bat erabiltzen badu, modu natiboan eta aukerakoan konektatzen da Microsoft Dynamics 365 Business Central-era —edo beste ERP batzuetara (Sage, SAP…) konektore baten bidez— zirkulua nominarekin ixteko. Horrela, Ikuskaritzak eskatzen dituen hiru multzoak estaltzen ditu:

Multzoa	Nola konpontzen du dvgtime-k (ERP-ra konektatuta)
Eguneroko erregistroa	Zerbitzariaren denbora-markarekin egindako fitxaketak, identifikatzaile bakarra, aldaketen trazabilitatea, 4 urteko kontserbazio automatikoa
Aparteko orduen justifikazioa	Arduradunaren baimen-fluxua + erregistratutako arrazoia + zenbaketa automatikoa lege-lanegunetik gora egiten denean + markatutako konpentsazioa
Soldata-agiriak	Business Central erabiltzen baduzu, kalkulatutako aparteko orduak nominara pasatzen dira partida zuzenarekin — bitarteko Excel-ik gabe

Txostena klik 1ean sortzea

Ikuskaritza datorrenean, minutu 1ean sortzen duzu:

• Ikertutako langile bakoitzeko banakako txostena (eskatutako aldia).
• Enpresaren txosten orokorra (sektore-kanpainak).
• Denbora-zigiluarekin sinatutako PDF esportazioa (froga gisa onargarria).

Ezer eskuz berreraiki beharrik gabe.

Hiru ohiko akats Ikuskaritzaren aurretik

Ikuskaritza baten ondoren Davisara iristen diren enpresetan ikusten ditugun benetako kasuetatik abiatuta:

1 · “Egiten dituzten aparteko orduak boluntarioak dira, ez ditugu kontatzen”

Planteamendu okerra. Ikuskaritzak presuposatzen du landutako orduak landuak direla (boluntarioak izan ala ez). Garrantzitsuena da erregistratuta eta konpentsatuta egotea. Langilearen borondatezkotasunak ez du enpresa benetako lanegunaren erregistrotik salbuesten.

2 · “Aparteko orduak hileroko bonus gisa ordaintzen ditugu”

Nominan “aparteko orduak” partida espezifiko gisa ageri ez den edozein konpentsazio ez-ordaintzetzat interpretatzen da. Ikuskaritzak ordainketa aparteko ordu gisa erreklamatzen du (dagokion GS kotizazioarekin) zigorraz gain.

3 · “Ikuskaritza iristen denean erregistroak berreraikiko ditugu”

Erregistroak berehala eskuragarri ez izatea astungarri zuzena da. Excel-a gertaeraren ostean berreraikitzea inkoherentzia internoengatik detektatu ohi da, eta zigorra okertzen du.

Hitz egiten dugu?

Zure enpresak ordutegi-erregistroaren betetzea eta aparteko orduen justifikazioa ziurtatu nahi baditu balizko Ikuskaritza baten aurretik, eskatu doako saio bat Davisako aholkulari batekin. Zure egungo egoeraren auditoretza azkar bat egiten dugu (zer sistema erabiltzen duzun, plantillaren ze % egiten duen aparteko orduak, ze arrisku duzun) eta erakusten dizugu nola estaltzen dituen dvgtime-k Ikuskaritzak eskatuko dituen hiru multzoak —bakarrik funtzionatuz edo behar duzunean Business Central edo beste ERP batzuetara modu natiboan konektatuta—.

Sakontzeko: Ordutegi-erregistro derrigorrezkoa Business Central-en, Zure enpresaren fitxaketak digitalizatu: 5 ohiko akats eta ezagutu dvgtime.