Cada movimiento del documento custodiado genera su asiento contable, su trazabilidad documental y su línea facturable en el mismo sistema. Cumplimiento RGPD desde el primer manifiesto.
La documentación llega a tu archivo con su manifiesto del cliente. dvlogistic Custodia genera la hoja de entrada como objeto contable, asocia las cajas al cliente propietario y registra la documentación recibida con su tipología — listo para indexación.
A diferencia de un albarán de compra estándar, la hoja de entrada es una entidad propia con su número de serie y su histórico inmutable. Cada caja se indexa con su unidad documental, tipo de documento, referencia interna del cliente y código de localización en el archivo físico.
Cada cliente tiene su política de retención por tipo documental (5 años, 10 años, retención permanente). El sistema mantiene la cuenta atrás hacia la fecha de destrucción autorizada y bloquea la destrucción de documentos con plazo legal vigente. RGPD se cumple por diseño, no por checklist.
El cliente solicita un servicio por email, portal B2B (con dvstock) o EDI. dvlogistic Custodia abre la hoja de servicio con su tipo (consulta / entrega / destrucción), reserva la documentación afectada y notifica al responsable de archivo. Cero llamadas para "preguntar si llegó la solicitud".
El responsable de archivo ejecuta el servicio y, si aplica, genera el certificado: certificado de entrega para documentos solicitados o certificado de destrucción para documentos retirados del archivo (tras autorización formal del cliente). La trazabilidad queda registrada con auditoría completa para RGPD.
Al cierre del mes, dvlogistic Custodia calcula automáticamente la facturación por cliente: estadías de archivo (€/caja/mes), consultas, entregas, destrucciones. Tarifas por cliente con cálculo automático. La factura sale del mismo BC en el que llevas la contabilidad — coherente con los datos que ve el cliente en su portal.
Tu cliente final puede consultar el inventario de su archivo en tiempo real, solicitar consultas/entregas/destrucción y descargar certificados desde un portal integrado con tu BC. Cero llamadas para "qué tienes mío".
Auditoría completa de todos los movimientos del documento custodiado: quién consultó qué, cuándo, durante cuánto. Soporte de derechos del titular del dato (acceso, rectificación, supresión). Las inspecciones se responden con un report, no con una arqueología de Excel.
Política de retención por tipo documental por cliente: cuántos años se guarda cada tipo, alertas previas, bloqueo de destrucción con plazo vigente. Cumplimiento normativa sectorial (sanitaria, farmacéutica, financiera, archivística).
Cada caja tiene su ubicación física exacta (zona-pasillo-estantería-balda) registrada en BC. Si en algún momento se digitaliza el contenido, dvlogistic Custodia mantiene la referencia cruzada físico ↔ digital.
Reserva una reunión de 30 minutos. Un consultor senior del sector de custodia documental entiende tu operación y prepara una demo enfocada en lo que tú necesitas — incluyendo los aspectos de cumplimiento RGPD aplicables a tu sector. Sin compromiso.
