Saltar al contenido
dvlogistic Custodia
Verticales ▾
Capacidades del ciclo · dvlogistic Custodia

El ciclo completo de la custodia, paso a paso.

Cada movimiento del documento custodiado genera su asiento contable, su trazabilidad documental y su línea facturable en el mismo sistema. Cumplimiento RGPD desde el primer manifiesto.

Fase 01

Recepción de cajas / documentos del cliente

La documentación llega a tu archivo con su manifiesto del cliente. dvlogistic Custodia genera la hoja de entrada como objeto contable, asocia las cajas al cliente propietario y registra la documentación recibida con su tipología — listo para indexación.

Funcionalidades

  • Configuración de servicios documentales por cliente con tarifas propias.
  • Manifiesto de recepción enlazado al cliente y al expediente de custodia.
  • Asignación automática de zona y bin de archivo según tipo documental.
  • Registro fotográfico opcional de las cajas en el momento de recepción.
  • Auditoría desde el primer momento: quién recibió, cuándo, qué cantidad.

Lo que ganas

  • Cero documentación "perdida en recepción" — todo lo que entra está registrado.
  • Tu cliente tiene constancia inmediata de qué llegó al archivo.
Hablar con un consultor →
Fase 02

Hoja de entrada como objeto contable + indexación

A diferencia de un albarán de compra estándar, la hoja de entrada es una entidad propia con su número de serie y su histórico inmutable. Cada caja se indexa con su unidad documental, tipo de documento, referencia interna del cliente y código de localización en el archivo físico.

Funcionalidades

  • Cabeceras y líneas de hojas de entrada con número de serie propio.
  • Hojas de entrada registradas con histórico inmutable (auditoría legal).
  • Indexación por caja: unidad documental, tipo, referencia interna del cliente.
  • Código de localización física (zona-pasillo-estantería-balda).
  • Eventos integration: `OnAfterModifyCabHojaEntrada`, `OnAfterInsertLineaHojaEntrada` para enganchar tu propia lógica de etiquetado.
  • Soporte de pedido de transferencia automático desde la hoja de entrada.

Lo que ganas

  • Búsqueda "tengo que entregar la factura del cliente X de marzo 2019" → resultado en segundos.
  • Etiquetado físico automatizado al cerrar la indexación — sin re-grabar en otro sistema.
Hablar con un consultor →
Fase 03

Custodia con política de retención por cliente

Cada cliente tiene su política de retención por tipo documental (5 años, 10 años, retención permanente). El sistema mantiene la cuenta atrás hacia la fecha de destrucción autorizada y bloquea la destrucción de documentos con plazo legal vigente. RGPD se cumple por diseño, no por checklist.

Funcionalidades

  • Política de retención por cliente y por tipo documental.
  • Cuenta atrás hacia la fecha de destrucción autorizada de cada caja.
  • Bloqueo automático de destrucción de documentos con plazo legal vigente.
  • Alertas tempranas antes de cumplir plazo de retención.
  • Bins reservados por cliente con bloqueo de movimientos no autorizados.
  • Inventarios periódico, cíclico, permanente y extracontable separados por cliente.

Lo que ganas

  • Auditoría de retención = un report. No tres carpetas Excel cruzadas.
  • El cliente recibe alerta automática 6 meses antes de la fecha de destrucción de su documentación.
Hablar con un consultor →
Fase 04

Solicitud de servicio (consulta · entrega · destrucción)

El cliente solicita un servicio por email, portal B2B (con dvstock) o EDI. dvlogistic Custodia abre la hoja de servicio con su tipo (consulta / entrega / destrucción), reserva la documentación afectada y notifica al responsable de archivo. Cero llamadas para "preguntar si llegó la solicitud".

Funcionalidades

  • Recepción de solicitudes desde portal B2B integrado (dvstock).
  • Apertura automática de hoja de servicio con tipo (consulta / entrega / destrucción).
  • Reserva de documentación con bloqueo lógico hasta confirmación.
  • Programación de servicios y rutas de entrega por cliente.
  • Avisos de movimiento + observaciones para escalar al responsable.
  • Soporte de derechos RGPD: acceso, rectificación, supresión.

Lo que ganas

  • Tu cliente ve el estado de su solicitud en su portal — sin llamar a tu equipo.
  • Reserva atómica: si dos clientes solicitan al mismo tiempo, el sistema decide y bloquea.
Hablar con un consultor →
Fase 05

Ejecución del servicio + certificado

El responsable de archivo ejecuta el servicio y, si aplica, genera el certificado: certificado de entrega para documentos solicitados o certificado de destrucción para documentos retirados del archivo (tras autorización formal del cliente). La trazabilidad queda registrada con auditoría completa para RGPD.

Funcionalidades

  • Ejecución registrada con timestamp + responsable + cliente solicitante.
  • Certificado de entrega emitido automáticamente (PDF firmado).
  • Certificado de destrucción documental con metodología y fecha de ejecución.
  • Trazabilidad línea a línea: qué documento, dónde estaba, quién ejecutó, cuándo.
  • Auditoría RGPD: log inmutable de todos los servicios prestados al cliente.
  • Carta de porte para entregas físicas + etiquetas de transportista.

Lo que ganas

  • Inspección RGPD = exportar el log. No reconstruir 3 años de Excel.
  • Cero "esa caja no la encuentro" — el sistema sabe en cada momento dónde está cada caja.
Hablar con un consultor →
Fase 06

Facturación automática del servicio + estadías

Al cierre del mes, dvlogistic Custodia calcula automáticamente la facturación por cliente: estadías de archivo (€/caja/mes), consultas, entregas, destrucciones. Tarifas por cliente con cálculo automático. La factura sale del mismo BC en el que llevas la contabilidad — coherente con los datos que ve el cliente en su portal.

Funcionalidades

  • Tarifas por cliente: estadías de archivo (€/caja/mes), consultas, entregas, destrucción.
  • Facturación automática SGA al cierre del mes.
  • Cálculo automático de estadías con prorrateo de altas y bajas.
  • Reports: facturación por cliente, por concepto, por tipo de servicio.
  • Configuración de tarifas escalonadas (por volumen, por antigüedad).
  • Movimientos de coste enlazados al servicio para auditar márgenes.

Lo que ganas

  • Cierre mensual sin reconciliar 2 sistemas — todo sale del mismo BC.
  • El cliente recibe la factura coherente con los servicios que ha visto en su portal.
Hablar con un consultor →
Áreas transversales

Lo que dvlogistic Custodia suma sobre BC sin que tengas que pedirlo.

Portal B2B integrado (con dvstock)

Tu cliente final puede consultar el inventario de su archivo en tiempo real, solicitar consultas/entregas/destrucción y descargar certificados desde un portal integrado con tu BC. Cero llamadas para "qué tienes mío".

Cumplimiento RGPD por diseño

Auditoría completa de todos los movimientos del documento custodiado: quién consultó qué, cuándo, durante cuánto. Soporte de derechos del titular del dato (acceso, rectificación, supresión). Las inspecciones se responden con un report, no con una arqueología de Excel.

Trazabilidad física + digital

Cada caja tiene su ubicación física exacta (zona-pasillo-estantería-balda) registrada en BC. Si en algún momento se digitaliza el contenido, dvlogistic Custodia mantiene la referencia cruzada físico ↔ digital.

Por qué nativo

Cumplimiento RGPD real con un solo sistema. No con dos integrados por API.

  • Una sola base de datos. La de Business Central. La documentación custodiada de cada cliente vive en el mismo sistema en el que llevas la contabilidad.
  • Auditoría RGPD por diseño. Cada movimiento, consulta, entrega y destrucción queda registrado de forma inmutable. Las inspecciones se responden con un report.
  • Multi-cliente con segregación contable. Cada cliente tiene su zona, sus tarifas, su política de retención y su histórico aislados.
  • Cero integraciones frágiles. dvlogistic Custodia vive dentro de BC; cuando Microsoft actualiza, dvlogistic se actualiza con él.
  • Soporte y consultoría desde un único partner. Davisa Informática · 23 años en BC · Microsoft Solutions Partner.
Hablar con un consultor

¿Pasamos de la teoría a tu archivo?

Reserva una reunión de 30 minutos. Un consultor senior del sector de custodia documental entiende tu operación y prepara una demo enfocada en lo que tú necesitas — incluyendo los aspectos de cumplimiento RGPD aplicables a tu sector. Sin compromiso.

Escríbenos por WhatsApp