Caso éxito Gamesystem: proyectos + formaciones
Caso éxito Gamesystem. Conoce el proyecto de Davisa digitalizando la compañía Gamesysten paro un mayor control de proyectos y formaciones.
Caso de éxito: Gamesystem
Control total de cada proyecto y formaciones — sobre Business Central estándar, sin verticales pesadas.
Sobre Gamesystem
Gamesystem es una ingeniería con presencia internacional a través de sus filiales en Francia, Italia y España. Su actividad se estructura en tres líneas de negocio principales:
- Desarrollo de proyectos de seguridad y salud (servicios técnicos a cliente).
- Impartición de formaciones especializadas (cursos certificados).
- Venta de material de seguridad (distribución).
Cada línea tiene su lógica operativa, sus márgenes, su ciclo comercial. El reto: gestionarlas desde una única herramienta sin sacrificar control de ninguna.
El contexto: tres negocios distintos compartiendo back-office
Antes de Business Central, Gamesystem operaba con la dispersión típica de muchas ingenierías con multi-línea:
- Proyectos controlados en Excel y MS Project.
- Formación gestionada con hoja de inscripciones + facturación separada.
- Distribución con un sistema básico de almacén que no veía pedidos en directo.
- Contabilidad consolidada a posteriori, fuera del ciclo operativo.
El resultado: información dispersa, decisiones tardías y un equipo de back-office invirtiendo horas en consolidar lo que un ERP debería ofrecer de fábrica.
Objetivos del proyecto
- Gestión eficiente de proyectos con planificación y control de equipo, control de material utilizado, anticipación a desviaciones para mejorar resultados.
- Control de la línea de formación — inscripciones, certificaciones, facturación, evaluación.
- Mayor control de stock en la línea de distribución de material de seguridad.
La solución: Business Central estándar bien parametrizado
Davisa diseñó una solución 100% sobre Microsoft Dynamics 365 Business Central estándar, sin entrar en una vertical específica — por petición expresa del cliente.
| Línea de negocio | Cómo se modela en BC |
|---|---|
| Proyectos | Jobs + Job Tasks + Time Sheets + Resources |
| Formaciones | Servicios con control de inscripciones y facturación |
| Distribución material seguridad | Módulo estándar ventas/compras/almacén con stock real |
Sobre esta base, parametrización fina por línea, dimensiones analíticas compartidas y reporting consolidado para dirección.
¿Es posible implantar BC sin vertical específica?
Sí — y este caso lo demuestra. Business Central estándar es suficientemente potente para cubrir muchas empresas de servicios e ingeniería sin necesidad de extensiones verticales pesadas. La decisión depende de:
✓ Procesos suficientemente convencionales → BC estándar. ✓ Preferencia del cliente por simplicidad y rapidez → BC estándar. ✗ Procesos muy específicos (construcción con BC3, fabricación con escandallos complejos, retenciones de garantía) → necesita vertical.
¿Por qué Microsoft? ¿Por qué Davisa?
DAVISA planteó desde el primer momento una solución adecuada y ajustada a las necesidades de Gamesystem para todas sus líneas de negocio, sin entrar en un vertical por petición expresa del cliente. Se mostró flexible y cercana con todas las necesidades.
Durante el proceso de implantación, Davisa se adaptó “a la marcha” de cada usuario — comprendiendo las situaciones y apoyando a todos cuando lo necesitaban. Esta flexibilidad operativa, en proyectos multi-línea como el de Gamesystem, marca la diferencia entre un go-live con resistencia y uno con adopción real.
Resultados — objetivos cumplidos al 98%
“Desde la implantación de Microsoft Dynamics 365 Business Central con Davisa, Gamesystem dispone de un control total de sus proyectos, habiendo conseguido sus objetivos a un 98%.
La gestión de la línea de distribución (compra-venta de material de seguridad) es mucho más efectiva, disponiendo de total control de stock en tiempo real, además de reducir el material obsoleto, roturas de stock, etc.
Por lo tanto, la línea de formación ahora resulta mucho más fácil, estando totalmente alineada con el resto de la compañía.”
Adrián Bote — Director de Proyecto, Gamesystem
Tabla: antes vs después
| Área | Antes (multi-herramienta) | Después (BC unificado) |
|---|---|---|
| Visibilidad de proyectos | Excel + MS Project | Job Card BC en directo |
| Control de stock | Hoja parcial, mensual | Tiempo real con alertas |
| Material obsoleto | Sin control | Visible, accionable |
| Roturas de stock | Frecuentes | Reducidas drásticamente |
| Formación | Sistema aparte | Integrada en BC |
| Reporting consolidado | Manual | Automatizado |
Lecciones del proyecto Gamesystem
- No todo necesita vertical — BC estándar bien parametrizado cubre el 80% de casos de ingenierías de servicios.
- La flexibilidad del partner durante la implantación es tan importante como la potencia del software.
- Multi-línea de negocio en una única instancia funciona si las dimensiones analíticas se diseñan desde el día 1.
- El 98% de objetivos cumplidos es un excelente indicador real — el 100% en papel suele ocultar concesiones.
¿Tu empresa también opera con varias líneas de negocio?
Si tu ingeniería, consultoría o empresa de servicios opera con varias líneas en herramientas separadas, el caso Gamesystem demuestra que una única instancia de Business Central puede unificar el back-office sin sacrificar control. Habla con un asesor de Davisa y revisamos el encaje en tu caso.
Multi-país: cuando hace falta una instancia única
Gamesystem opera con filiales en Francia, Italia y España. Esto plantea decisiones específicas en el diseño del ERP:
- Multi-empresa en BC: cada filial tiene su sociedad legal, plan contable local, fiscalidad propia (TVA en Francia, IVA en Italia, IVA + SII/VeriFactu en España).
- Reporting consolidado por grupo, sin duplicar maestros (artículos, clientes, proveedores).
- Inter-company para movimientos entre filiales (transferencias de material, servicios prestados intra-grupo).
- Multi-divisa para clientes y proveedores en EUR común pero con tipos de cambio cuando hay operaciones fuera de zona euro.
Davisa, como Microsoft Solutions Partner BC desde 2003, ha desplegado configuraciones multi-país tanto en grupos españoles con filiales europeas como en filiales españolas de grupos internacionales.
Lecciones operativas del caso Gamesystem
Las observaciones que más se repiten en proyectos similares:
- El comercial es el primero en notar la mejora: cuando ve stock real, márgenes vivos y pipeline de proyectos en BC, deja de pedir Excel.
- El controller financiero recupera el cierre mensual: pasa de 10-12 días a 4-5 días para presentar resultados consolidados.
- Las formaciones se profesionalizan: facturación automática, certificados generados, seguimiento de inscripciones.
- El stock obsoleto sale a la luz: en BC se ve lo que en sistemas dispersos quedaba enterrado en hojas separadas.
Cómo lo hacemos en Davisa
Cuando los proyectos crecen en complejidad (presupuesto contractual, hitos, certificaciones, costes reales), Business Central estándar empieza a quedarse corto. dvproject es la extensión nativa que extiende Jobs con presupuesto contractual, control de desviaciones, certificaciones al cliente y reporting de margen por proyecto en tiempo real.
Habla con un asesor de Davisa — 30 minutos sin compromiso. Te decimos si tu caso encaja con BC estándar o si necesitas dvproject para controlar margen y desviaciones por proyecto.
