dvinvoice-hub: OCR e IA de facturas de compra en BC

La factura de compra entrante es uno de los procesos administrativos más caros que la mayoría de empresas siguen haciendo a mano sin darse cuenta. El proveedor envía PDF por email; alguien lo descarga, mira el pedido en BC, comprueba contra el albarán, teclea importes y referencias, lanza ruta de aprobación, registra. Multiplica por 500-3.000 facturas/mes y tienes un equipo de cuentas a pagar a tiempo completo en una tarea que la tecnología actual hace mejor.

dvinvoice-hub es la extensión Davisa para Microsoft Dynamics 365 Business Central que automatiza este ciclo. Esta página explica qué hace, cómo se integra, qué tasas de acierto reales se obtienen y qué cuesta.

El proceso que dvinvoice-hub automatiza

Paso	Manual (sin dvinvoice-hub)	Con dvinvoice-hub
1. Recepción	Alguien revisa email/buzón cada mañana	Captura automática desde email/FTP/EDI
2. Lectura	Abrir PDF, leer, anotar	OCR + IA extrae cabecera, líneas, impuestos
3. Matching	Buscar pedido y albarán en BC	Match automático con pedido + albarán
4. Validación	Comprobar precios, cantidades, IVA	Validación de tolerancias configuradas
5. Aprobación	Reenviar email al responsable	Ruta de aprobación nativa BC
6. Registro	Teclear factura en BC	Registro automático como factura de proveedor

El humano se queda con lo que realmente aporta valor: gestionar excepciones, negociar con proveedores cuando hay diferencias, decidir aprobaciones críticas.

Canales de entrada soportados

• Email dedicado (facturas@tuempresa.es) — el más usado. PDF adjunto se procesa automáticamente.
• FacturaE / Verifactu — XML estructurado, lectura sin OCR.
• EDI (mensajes INVOIC EDIFACT o XML proveedor).
• Carpeta FTP/SFTP o SharePoint vigilada.
• Subida manual desde BC para casos esporádicos.
• Portal proveedor (algunos proveedores grandes publican facturas en sus portales — se puede integrar conector específico).

Capa OCR + IA: cómo funciona

Para PDF imagen y escaneos entra el pipeline OCR + IA. No es OCR genérico — usa modelos entrenados específicamente en facturas españolas, con capacidad de:

• Identificar el proveedor por NIF/CIF y validar contra la ficha BC (incluso si el formato cambia).
• Extraer cabecera: número de factura, fecha emisión, fecha vencimiento, condiciones de pago.
• Extraer líneas: referencia, descripción, cantidad, precio unitario, descuentos, IVA por línea.
• Detectar campos especiales: retenciones IRPF, recargo de equivalencia, IVA por tipos, IVA inverso intracomunitario.

Las plantillas se afinan automáticamente por proveedor: a los 30-50 documentos procesados, la tasa de acierto se estabiliza en el techo de su categoría.

Tasas de acierto reales

Cifra honesta basada en clientes en producción:

Tipo de documento	Tasa acierto cabecera	Tasa acierto líneas
FacturaE / Verifactu (XML)	99 %+	99 %+
EDI INVOIC	99 %+	99 %+
PDF nativo proveedor recurrente	95-98 %	92-96 %
PDF nativo proveedor nuevo	88-93 %	82-90 %
Escaneo limpio	90-95 %	82-90 %
Escaneo sucio / foto móvil	72-86 %	65-80 %

Con la entrada en vigor de Crea y Crece (factura electrónica obligatoria B2B), el peso del XML crece año a año. En empresas que mayoritariamente reciben FacturaE, dvinvoice-hub se vuelve prácticamente automático al 100 %.

Matching y tolerancias

dvinvoice-hub no es solo lectura. Es la lógica de cuentas a pagar que sigue:

• Identifica el pedido de compra asociado (por número de pedido en la factura o por proveedor + líneas).
• Cruza contra el albarán recibido (típicamente vía dvdelivery-hub si está instalado).
• Aplica las tolerancias configurables por la empresa: ±X % en cantidad, ±Y € en precio unitario, ±Z € en importe total.
• Detecta excepciones: precio mayor al pedido, cantidad mayor al albarán, factura sin pedido, factura duplicada (mismo número + proveedor).
• Genera el documento Purchase Invoice en BC con todas las dimensiones, IVA y centros de coste correctos.

Rutas de aprobación

Soporta los workflows nativos de BC, con extensiones útiles:

• Por importe: factura >5.000 € requiere aprobación del director financiero.
• Por centro de coste / dimensión: facturas de un proyecto requieren aprobación del project manager.
• Por desviación: factura fuera de tolerancia se enruta automáticamente al comprador responsable.
• Aprobación móvil: el aprobador recibe notificación, abre BC en móvil, ve la factura escaneada + datos extraídos, aprueba o rechaza.

El log de aprobaciones queda completo y exportable para auditoría.

Cumplimiento legal — Verifactu, FacturaE, Crea y Crece

Davisa lleva 23 años en BC España. dvinvoice-hub trabaja codo con codo con las otras extensiones del catálogo:

• dvfactura-e para emisión de FacturaE conforme.
• dvimpuestos para reporting modelos AEAT y obligaciones Verifactu.

Cuando la AEAT publica un cambio normativo (que pasa con frecuencia), llega a tu instalación porque el equipo Davisa lo prepara para todos los clientes BC España. No es un OCR genérico desconectado del cumplimiento legal — es un módulo que entiende el ecosistema fiscal español.

Pricing

Licencia mensual (por volumen de documentos procesados):

• Pyme: cientos de documentos/mes.
• Medio: miles de documentos/mes.
• Corporativo: a presupuesto.

El tarificador en la página del producto da estimación inmediata según tu volumen.

Servicios de implantación: 3.000 € (pago único) — incluye:

• Configuración en tu tenant BC.
• Conexión al canal de entrada (email, FTP, FacturaE).
• Definición de rutas de aprobación.
• Afinado de plantillas para 5-10 proveedores principales.
• Formación administradores + operadores + aprobadores.
• Acompañamiento 2-4 semanas tras go-live.

Cifras orientativas, no compromiso contractual. Presupuesto firme tras conocer volumetría y casuística reales. Sin IVA. Solo licencias.

Cuándo tiene sentido (y cuándo no)

Tiene sentido si:

• Procesas más de 300-500 facturas/mes y tienes al menos 1 persona dedicada a cuentas a pagar.
• Quieres reducir el plazo medio de aprobación (clave para descuento por pronto pago).
• Tienes obligación o expectativa de recibir mucha factura electrónica (Crea y Crece).
• Te interesa la trazabilidad completa para auditoría (SOX, ISO).

No tiene sentido si:

• <100 facturas/mes — el coste de implantación se amortiza lento.
• Procesos contables muy desordenados (primero ordenar pedidos y BC, después automatizar).
• Solo recibes factura electrónica estructurada vía un único proveedor — quizás un conector específico es más barato.

Cierre — cuentas a pagar es uno de los mejores ROI de la automatización

Pocas áreas administrativas se prestan tan bien a la automatización como cuentas a pagar: alto volumen, alta repetición, errores costosos, presión normativa. dvinvoice-hub está pensado exactamente para ese caso, integrado nativo en BC y mantenido por el mismo partner que entiende la fiscalidad española.

¿Quieres estimación concreta para tu volumen? Usa el tarificador de dvinvoice-hub o habla con un asesor — en menos de una semana recibes alcance, planning y precio cerrado.

Contacto comercial directo: ventas@davisa.es | +34 647 373 996.

Errores típicos al implantar captura automática de facturas

En Davisa llevamos desde 2003 como Microsoft Solutions Partner implantando Business Central. Estos son los errores recurrentes que ralentizan el ROI:

• Maestro de proveedores duplicado: si un mismo proveedor está dado de alta varias veces en BC (por error o por NIF erróneo histórico), la IA no consolida. Limpiar duplicados antes del go-live duplica la tasa de acierto del primer mes.
• No configurar cuentas contables por defecto por proveedor: si la IA tiene que adivinar la cuenta de gasto, el contable seguirá tocando el asiento. La regla “Endesa va siempre a 628000” mata el 80 % del tiempo de revisión.
• Lanzar sin ruta de aprobación: aunque la captura sea automática, el flujo de aprobación del gasto debe estar definido. Sin ruta, todo se acumula en el contable y se anula el efecto de automatización.
• No formar al equipo en revisión de excepciones: la tarea cambia — antes “teclear”, ahora “decidir”. El contable revisa el 5-10 % que la IA marca como dudoso; si no se le forma en este nuevo rol, el flujo queda atascado.

Casos reales por sector

Constructoras con avalancha de facturas industriales

Una constructora con 4-6 obras simultáneas recibe facturas de docenas de subcontratas en PDF. dvinvoice-hub etiqueta automáticamente cada factura a su obra (dimensión “Proyecto” en BC) y centro de coste, alimentando el reporting de margen real por obra al día siguiente, no al cierre del mes.

Distribuidoras con miles de facturas/mes

Una distribuidora con 3.000-5.000 facturas/mes elimina 2-3 puestos administrativos completos del flujo de cuentas a pagar y reduce los retrasos de pago a proveedor (las facturas se registran al día, no a la semana siguiente). El descuento por pronto pago — que antes se perdía sistemáticamente — pasa a capturarse en el 70-80 % de los casos.

Asesorías y despachos contables multi-cliente

Un despacho que gestiona contabilidad de 30-100 clientes recibe sus facturas. Con dvinvoice-hub multi-empresa, cada bandeja facturas@cliente.es alimenta el BC de su cliente correspondiente. Sin doble entrada por parte del despacho y con el cliente final viendo sus facturas registradas en tiempo real en BC.

Más info en la página de dvinvoice-hub y en el artículo captura de facturas en PDF con IA en BC.