IMPLANTA BUSINESS CENTRAL Y AHORRA 115.000€ EN 1 AÑO

Una empresa de 40 empleados puede llegar a ahorrar 115.000€/año. ¿Quieres saber cómo?

Optimiza tu cadena de suministro con el módulo de compras de Business Central

Cada día son más las empresas que entienden que unas compras poco eficientes afectan a su cuenta de resultados. Además, se exponen en desventaja frente a su competencia.

Por eso, aquellas que quieren ser diferentes utilizan herramientas enfocadas a la optimización de este departamento. Aquí es donde el módulo de compras con ERP de Business Central se convierte en una solución poderosa y flexible que permite a las organizaciones manejar sus adquisiciones con inteligencia y precisión.

¿Qué es la gestión de compras en Business Central?

El módulo compras con ERP está diseñado para automatizar procesos, controlar y optimizar el ciclo de adquisición de bienes y servicios. Desde la solicitud hasta el pago, Business Central ofrece un flujo de trabajo completo e integrado que conecta compras, inventario, contabilidad y relaciones con proveedores.

En consecuencia, este sistema permite ahorrar costes y mejorar la competitividad de cualquier empresa de distribución.

Funcionalidades clave del módulo

Gestión de proveedores

• Creación y mantenimiento de fichas de proveedores con condiciones de pago, métodos de envío y contacto.
• Seguimiento de transacciones históricas y niveles de fiabilidad.

Solicitudes y pedidos de compra

• Conversión automática de solicitudes de compra en pedidos.
• Posibilidad de crear pedidos manualmente o mediante la hoja demanda Business Central.

Reabastecimiento inteligente

• Recomendaciones de compra basadas en niveles de inventario, pedidos pendientes y previsiones.
• Funcionalidad MRP integrada para automatizar procesos.

Gestión de contratos y precios

• Definición de condiciones de compra específicas por proveedor y artículo.
• Seguimiento de precios históricos y comparación de ofertas para ahorrar costes.

Recepción y control de mercancías

• Registro de recepciones parciales o totales.
• Gestión de devoluciones por mercancía defectuosa o errónea.

Integración contable

• Generación automática de facturas de compra y asientos contables.
• Control presupuestario y análisis de costes con datos en tiempo real.

Ventajas para tu negocio

La implantación de esta herramienta aporta ventajas claras para una mejor gestión de compras con Business Central, como:

• En primer lugar, permite automatizar procesos en el ciclo de compras, reduciendo errores manuales.
• En segundo lugar, mayor visibilidad y trazabilidad en todo el proceso gracias a datos en tiempo real.
• Optimización del flujo de efectivo mediante una mejor gestión de pagos.
• Finalmente, decisiones más informadas y ágiles.

EJEMPLO PRÁCTICO: CÓMO UNA EMPRESA DE 40 EMPLEADOS AHORRA 115.000€/AÑO

Imaginemos una empresa de distribución que implementa Business Central.

Gracias al sistema, se identifica automáticamente la necesidad de compra, se propone un pedido al proveedor preferente con condiciones preestablecidas y se envía para aprobación. Después, al recibir el material, se registra la entrada y se genera la factura automáticamente.

Por lo tanto, todo el proceso queda trazado, sin necesidad de hojas de cálculo ni correos manuales. Esto demuestra cómo automatizar procesos permite ahorrar costes de manera significativa en tan solo un año.

Departamentos impactados por el ahorro

1. Ahorro en procesos manuales y administrativos

• Automatización de tareas como facturación, conciliaciones bancarias, generación de pedidos, previsión de stock.
• Reducción de duplicidades y errores humanos.

Impacto estimado: 15–25% de ahorro en costes administrativos. 

2. Reducción de costes por exceso o falta de stock

• Planificación automática de compras basada en demanda real y pronósticos.
• Mejora en la rotación de inventario y reducción de obsoletos.

Impacto estimado: 10–30% de reducción de stock innecesario o inactivo. 

3. Optimización de la logística y distribución

• Rutas de entrega más eficientes y control de proveedores.
• Visibilidad total de la cadena de suministro.

Impacto estimado: 5–15% de ahorro logístico y mejora en tiempos de entrega. 

4. Toma de decisiones más rápida y acertada

• Informes e indicadores en tiempo real con Power BI.
• Menos decisiones “a ciegas” y más enfoque en rentabilidad.

Impacto estimado: Dificultad de cuantificar directamente, pero puede traducirse en márgenes brutos más altos y crecimiento más sostenido.

 

5. Reducción del coste tecnológico total

• Sustitución de múltiples herramientas aisladas (Excel, software contable, ERPs antiguos).
• Modelo cloud: sin infraestructuras costosas.

Impacto estimado: 20–40% de ahorro en costes de IT, mantenimiento y soporte.

Estimación de ahorro anual

Implantar Business Central y ahorrar costes de hasta 115.000€ en un año es posible. Una empresa de distribución que digitaliza sus procesos con el módulo de compras no solo optimiza su gestión, sino que gana en agilidad, control y escalabilidad.

En definitiva, los beneficios se perciben en todas las áreas del negocio y son visibles desde el primer año, con un ROI que, en muchos casos, se recupera en 12-18 meses.

¿Ya estás gozando de los beneficios de Business Central? Descubre cómo podemos ayudarte a implementar o mejorar su uso con el módulo de compras con ERP para optimizar tu gestión.

El flujo P2P (Procure-to-Pay) en Business Central: detalle por etapa

En 22 años acompañando a empresas en su digitalización —Davisa es Microsoft Solutions Partner BC desde 2003— hemos visto que el verdadero ahorro del módulo de compras no viene de “ahorrar X euros por proveedor”, sino de reducir el coste interno del flujo Procure-to-Pay. Detalle por etapa:

1. Solicitud de compra interna

Antes: email del responsable de planta al departamento de compras, sin trazabilidad ni control. Riesgo: solicitudes duplicadas, urgentes sin justificar, presupuesto sobrepasado sin detectarlo.

Con BC: la solicitud entra al sistema, se enruta a aprobación por importes y centro de coste, queda registrada. El responsable de compras tiene un buzón priorizado en lugar de cien emails.

2. Generación de pedido al proveedor

Antes: copia y pega de la solicitud al sistema de compras (o al Excel del proveedor), con riesgo de error de transcripción y datos comerciales (precio, condiciones) negociados ad hoc.

Con BC: el pedido se genera de la solicitud aprobada con las condiciones contractuales del proveedor (precio histórico, descuento por volumen, condiciones de pago, plazo) ya cargadas en su ficha. Sin error de transcripción, sin condiciones improvisadas.

3. Recepción de mercancía

Antes: el albarán de proveedor entra a almacén, se contrasta con el pedido, se actualizan stocks en una hoja paralela; eventuales incidencias se gestionan por email.

Con BC: el operario de almacén marca la recepción contra el pedido pendiente, las cantidades se actualizan automáticamente, las incidencias (faltas, calidad) se registran con código y se devuelven al proveedor con trazabilidad. El stock real cuadra con el contable sin conciliación manual.

4. Recepción y registro de factura

Antes: la factura del proveedor llega por email, se imprime, se compara con el albarán y el pedido, se introduce a mano en contabilidad. Tiempo medio: 4-8 minutos por factura. Riesgo de error: alto.

Con BC + dvinvoice-hub: la factura se captura automáticamente por IA, se contrasta con pedido y albarán, se registra con asiento contable y se programa el vencimiento. Tiempo medio: < 1 minuto por factura. Riesgo de error: muy bajo.

5. Pago al proveedor

Antes: el responsable financiero prepara remesa SEPA en software bancario, exporta archivo, sube al portal del banco. Conciliación manual posterior.

Con BC + dvfinance: la remesa se genera del propio sistema, viaja al banco vía conector PSD2, la conciliación de extracto bancario es automática. El proveedor recibe la transferencia el día acordado, sin intervención manual repetitiva.

Otros impactos que pocos calculan al evaluar un ERP de compras

Más allá del flujo P2P, el módulo de compras integrado tiene impactos colaterales valiosos:

• Visibilidad de la dependencia de proveedores. ¿Qué porcentaje de mi compra anual depende de los 5 proveedores principales? ¿Qué pasaría si el principal cierra? Esta visibilidad se monta en Power BI sobre los datos de BC en minutos, no en semanas.
• Negociación con datos. Llegar a la renegociación anual con un proveedor sabiendo exactamente cuánto se le compró, en qué condiciones, qué incidencias hubo y qué evolución de precios aplica, cambia el equilibrio de la conversación.
• Cumplimiento de presupuesto operativo. Cada compra impacta automáticamente en el control presupuestario por departamento. Sin esto, el control presupuestario se hace al cierre y los desvíos se descubren demasiado tarde.
• Detección de fraude interno. Procesos de aprobación trazables reducen el riesgo de compras irregulares, compras a empresas vinculadas no declaradas o compras fuera de catálogo aprobado.

Optimiza compras y mantenimiento en un mismo ERP

Si quieres unir gestión de compras y mantenimiento (órdenes de trabajo, repuestos, activos) en Business Central con dvgmao y empezar a ver ROI desde el primer año, habla con un asesor de Davisa — 30 minutos sin compromiso. Para profundizar en la automatización del lado factura del flujo P2P, consulta también Automatización de facturas con dvinvoice-hub.