Principales KPIs para un software de gestión de mantenimiento industrial

MTBF, MTTR, disponibilidad y OEE son los cuatro KPIs sin los cuales no se puede gestionar profesionalmente el mantenimiento industrial — son los indicadores recogidos en estándares de referencia internacional como ISO 14224 para la recopilación de datos de fiabilidad y mantenimiento. Y, sin embargo, la mayoría de pymes españolas no los miden — funcionan “por sensación”: “esta semana tuvimos pocas averías” / “estamos teniendo muchas paradas”.

Este artículo explica cada indicador, cómo se calcula, qué valores son razonables, cómo se interpretan sus movimientos y cómo un software de gestión de mantenimiento industrial los monitoriza solo, sin que nadie los tenga que recalcular a mano.

Los 4 KPIs imprescindibles

MTBF — Mean Time Between Failures

Qué mide: tiempo medio que pasa entre dos fallos consecutivos de un activo.

Cómo se calcula:

MTBF = Tiempo total operativo / Número de fallos

Ejemplo: una máquina trabajó 1.000 horas productivas el último mes y tuvo 4 averías. MTBF = 1.000 / 4 = 250 horas entre fallos.

Qué te dice:

• MTBF alto = activo fiable, fallos espaciados.
• MTBF bajo = activo crítico, fallos frecuentes.

Acciones según el resultado:

• MTBF cae con el tiempo → activo envejeciendo, considera renovación o mantenimiento más intensivo.
• MTBF baja en un periodo concreto → investigar causa (mala calidad del último cambio de repuesto, parámetros operativos forzados, etc.).

MTTR — Mean Time To Repair

Qué mide: tiempo medio que tarda el equipo de mantenimiento en reparar el activo cuando se ha roto.

Cómo se calcula:

MTTR = Tiempo total de reparación / Número de reparaciones

Ejemplo: durante el mes, las 4 averías de la máquina anterior llevaron en total 28 horas de reparación. MTTR = 28 / 4 = 7 horas por reparación media.

Qué te dice:

• MTTR bajo = equipo de mantenimiento eficiente + recambios disponibles.
• MTTR alto = problemas en uno o más de: stock de recambios, formación técnica, accesibilidad del activo.

Acciones:

• MTTR sube → revisa gestión de stock crítico + planes de respuesta + formación.
• MTTR baja con el tiempo → el equipo está aprendiendo. Documenta lo que funciona.

Disponibilidad

Qué mide: % del tiempo programado que el activo está operativo.

Cómo se calcula:

Disponibilidad = MTBF / (MTBF + MTTR)

O equivalente:

Disponibilidad = Tiempo operativo / Tiempo programado

Ejemplo continuando con la máquina anterior: MTBF=250, MTTR=7. Disponibilidad = 250 / 257 = 97,3%.

Benchmarks típicos:

• más del 95 %: industria continua bien gestionada.
• 90-95%: industria estándar con mantenimiento razonable.
• 80-90%: industria que reacciona más que planifica.
• menos del 80 %: alarma, paradas no programadas frecuentes con coste alto.

OEE — Overall Equipment Effectiveness

Qué mide: eficiencia global del activo combinando disponibilidad × rendimiento × calidad.

Cómo se calcula:

OEE = Disponibilidad × Rendimiento × Calidad

• Disponibilidad: % tiempo operativo (ya calculado arriba).
• Rendimiento: % de velocidad nominal a la que realmente trabaja el activo.
• Calidad: % de unidades buenas / unidades totales producidas.

Ejemplo: máquina con 97% disponibilidad, 92% rendimiento, 98% calidad. OEE = 0,97 × 0,92 × 0,98 = 87,4%.

Benchmarks World-Class:

• 85%+: World-class manufacturing.
• 75-85%: Industria muy bien gestionada.
• 60-75%: Industria estándar con margen claro de mejora.
• menos del 60 %: Industria con ineficiencias significativas (típico en pymes que no miden).

La pirámide de KPIs — qué medir según rol

No todo el mundo necesita ver todos los KPIs. La pirámide razonable:

Nivel 1: Operador en planta

• ¿Mi turno está cumpliendo objetivo de producción?
• ¿Hay alguna parada pendiente de reportar?

Nivel 2: Jefe de turno / supervisor

• OEE del turno.
• % de plan preventivo del día ejecutado.
• Lista de órdenes de trabajo abiertas.

Nivel 3: Responsable de mantenimiento

• MTBF, MTTR por activo crítico.
• % preventivo vs correctivo (objetivo: 70/30 o mejor).
• Cumplimiento del plan preventivo mensual.
• Coste de mantenimiento por activo / por hora producción.
• Top-5 activos con más averías del mes.

Nivel 4: Dirección de operaciones / CFO

• OEE planta agregado.
• Disponibilidad agregada de los activos críticos.
• Tendencias trimestrales.
• ROI inversiones en mantenimiento.

Los 4 KPIs operativos complementarios

Más allá de los 4 estratégicos, hay 4 KPIs operativos que el responsable de mantenimiento debería ver semanalmente:

% Órdenes de trabajo ejecutadas en plazo

OT correctivas y preventivas que se cerraron en su fecha planificada vs total. Objetivo razonable: 85%+. Por debajo del 70%, el plan está estresado.

% Preventivo vs Correctivo

Horas dedicadas a mantenimiento preventivo (planificado) vs correctivo (urgente). Mejor mix: 70% preventivo / 30% correctivo. Plantas reactivas suelen estar en 30/70.

Coste de mantenimiento por hora de producción

€ de mantenimiento (horas técnicos + recambios + subcontratistas) / horas operativas del activo. Sirve para comparar entre activos similares.

% Cumplimiento del plan preventivo

OT preventivas ejecutadas / OT preventivas planificadas. Si cae por debajo del 80%, hay un problema operativo (falta de personal, urgencias que se comen el preventivo, mala planificación).

Cómo Excel mata estos KPIs

Cualquier responsable de mantenimiento ha intentado, al menos una vez, llevar los KPIs en Excel. Los problemas habituales:

1. El timestamp del fallo se pone “más o menos”

El operador apunta “la máquina paró sobre las 10am”. El técnico llega 30 minutos después y “más o menos a las 12 ya estaba”. Sin timestamps reales y precisos, MTBF y MTTR son ruido.

2. Las averías “pequeñas” no se reportan

El técnico arregla un sensor en 10 minutos sin abrir orden. Si pasa 20 veces al mes, tu MTBF está subestimando la cantidad real de eventos.

3. Recambios consumidos sin registrar

Cogen una pieza del almacén “para el momento” y no la apuntan. Tu coste por activo está mal y tu stock real está mal.

4. El histórico se pierde

La hoja Excel del año pasado está en una carpeta perdida. No puedes comparar tendencias.

5. Nadie reconcilia con producción

Las horas operativas del activo (denominador del MTBF) las tiene producción, no mantenimiento. Sin conciliación entre los dos, el cálculo de disponibilidad es estimación.

¿Cómo los calcula un software de gestión de mantenimiento?

Datos que dvgmao captura sin esfuerzo extra

• Cada orden de trabajo abierta y cerrada con timestamp inicio + fin.
• Tiempo de técnico imputado a la OT (igual modelo que Time Sheet BC).
• Recambios consumidos vinculados a la OT, con descuento automático de stock BC.
• Activo afectado (vínculo a Fixed Asset o Maintenance Object BC).
• Tipo de OT (correctivo / preventivo) y origen (alarma / programado / inspección).

KPIs derivados automáticamente

Una vez que los datos básicos están en BC vía dvgmao:

• MTBF por activo: cálculo automático.
• MTTR por activo y tipo de fallo.
• Disponibilidad considerando tiempo programado (de calendario de producción BC).
• OEE integrando disponibilidad + rendimiento de producción + % calidad (con dvquality si está implantado).
• Coste por activo: € recambios + € horas técnico imputadas.
• % preventivo vs correctivo, % plan ejecutado en plazo, top-N averías.

Todo en Power BI / dashboards BC sin construir cuadros desde cero.

¿Cómo se ven estos indicadores en Power BI?

En un cuadro de mando, no en una hoja que alguien rehace cada mes.

Los indicadores solo se usan si se miran, y solo se miran si están donde se toman las decisiones. Como dvgmao vive dentro de Business Central, Power BI lee directamente el mismo dato que generan las órdenes de trabajo: no hay exportación intermedia, no hay hoja que cuadrar y no hay una versión del indicador para mantenimiento y otra para dirección.

Lo que se ve en ese cuadro de mando:

• Fiabilidad y tiempo de reparación por equipo, para saber cuál es el que te está costando dinero.
• Disponibilidad frente al tiempo programado de producción.
• Reparto entre mantenimiento preventivo y correctivo, que es el termómetro de si vas por delante o por detrás.
• Coste acumulado por equipo, sumando recambios y horas de técnico.
• Las averías que más se repiten, ordenadas.

En el vídeo del principio de este artículo tienes la demostración completa del cuadro de mando de Power BI sobre dvgmao, con datos reales de mantenimiento.

¿Por dónde empiezo a medir si vengo de Excel?

Si tu mantenimiento está hoy en Excel/papel y quieres pasar a medir profesionalmente:

Primero: define los equipos críticos

No empieces por TODOS los activos. Identifica los 10-30 más críticos (los que paran producción si fallan). Estos son los que medirás primero.

Después: pon en marcha el software de mantenimiento

dvgmao instalado + activos críticos cargados + planes preventivos básicos + flujo de OT correctivas. El equipo aprende a registrar la OT cuando arregla algo.

Luego: deja correr el primer ciclo de datos

Las OT empiezan a fluir. Aún no hay KPIs fiables (necesitas histórico). El equipo aprende a registrar timestamps correctos y consumo de recambios.

A continuación: los primeros indicadores útiles

Con unos meses de datos ya se pueden generar MTBF, MTTR, disponibilidad fiables para los activos críticos. OEE necesita además datos de producción/calidad.

Por último: revisión y mejora

Con suficiente recorrido, los indicadores muestran tendencias. Decisiones reales: qué activos renovar, dónde reforzar preventivo, dónde está el cuello de botella.

Cierre — los KPIs no son el objetivo, son la consecuencia

Una empresa industrial bien gestionada NO mide KPIs como objetivo. Los KPIs aparecen como consecuencia natural de tener bien los datos básicos: cada OT registrada con sus tiempos, cada recambio consumido vinculado, cada activo identificado.

Excel no proporciona esa base. GMAO bueno, sí. dvgmao lo hace dentro de Business Central, sin sistemas paralelos.

Davisa lleva acompañando a empresas industriales españolas en la profesionalización de su gestión de mantenimiento desde 2003. dvgmao es la extensión que hemos construido para que los KPIs aparezcan solos cuando el día a día está bien registrado.

¿Quieres una sesión de 30 minutos para revisar qué KPIs te aportarían más valor en tu planta concreta? Habla con un asesor de Davisa — sin compromiso.