Licencia dvproduction: cómo contratarla en Business Central

Vas a poner dvproduction sobre Microsoft Dynamics 365 Business Central y te encuentras con la pregunta incómoda antes de firmar: cuántas licencias hacen falta, de qué tipo para cada persona de la planta y qué pasa el día que caducan. Es una decisión que se toma una vez y se paga todos los meses, así que conviene entenderla antes de contratar. Este artículo resume, en lenguaje llano, cómo se licencia dvproduction sobre Business Central: los dos modelos disponibles, los tipos de usuario, cómo se comprueba que la licencia sigue viva y qué obligaciones asumes al instalarla.

Un aviso de partida: lo que sigue es un resumen operativo para que puedas planificar. El acuerdo de licencia completo, con toda su letra pequeña, te lo facilita Davisa antes de la firma y es el documento que manda.

¿Qué modelos de licencia tiene dvproduction?

Hay dos, y la diferencia práctica es cuándo pagas. En el modelo de licencia perpetua adquieres el derecho de uso indefinido del software, instalado en tus propias instalaciones o alojado por un tercero que actúa en tu nombre. Es una inversión inicial mayor que se queda contigo.

En el modelo de licencia por suscripción pagas por usuario durante un periodo limitado, según el acuerdo concreto con tu distribuidor. El software puede estar instalado en tu casa, pero el control diario lo lleva el distribuidor. Cuando termina el periodo contratado, el software puede dejar de funcionar hasta que se renueve.

Ninguno de los dos es mejor en abstracto: depende de si tu empresa prefiere capitalizar la inversión o llevarla a gasto mensual. Si quieres ver las cifras concretas por módulo antes de decidir, están en la página de precios de dvproduction.

¿De qué depende el número de licencias que necesito?

De tres cosas, y ninguna es el tamaño de tu fábrica en metros cuadrados. La licencia se calcula por el número de copias de la solución ERP que instalas o usas, por el número de personas que acceden a esa solución y por los componentes adicionales que decidas licenciar aparte.

La segunda —cuánta gente entra— es la que más pesa en la factura y la que más se dimensiona mal. La cuenta no es “cuántos empleados tengo”, sino “cuántas personas necesitan tocar el sistema y con qué profundidad”.

¿Qué tipos de usuario existen y cuál necesita cada persona?

Aquí es donde se ahorra dinero de verdad. Hay dos perfiles principales:

• Usuario completo. Acceso sin restricciones a todas las funciones: configuración, administración y cualquier proceso funcional de la solución ERP. Es el perfil del responsable de producción, el planificador, administración o quien lanza y cierra órdenes de fabricación.
• Usuario de equipo (Team Member). Puede consultar datos desde cualquier cliente y escribir a través de la interfaz de programación (API) de Business Central en un máximo de tres tablas. Quedan expresamente fuera las tablas críticas: asientos del libro mayor, conjuntos de permisos, permisos y control de acceso. Algunas tablas concretas, listadas por Microsoft en su guía de licenciamiento, no cuentan para esas tres.

La regla que conviene retener: puedes asignar hasta cuatro licencias de usuario de equipo por cada licencia de usuario completo. Una planta con veinte personas que solo consultan y cinco que gestionan de verdad paga muy distinto según cómo reparta esos perfiles.

Hay además dos figuras que no se cuentan igual. El usuario contable externo es la persona de una asesoría o auditoría que entra solo para tareas contables. El usuario administrador de sistema es quien instala, configura y mantiene el software y gestiona permisos. Microsoft concede sin coste una licencia de cada tipo, del mismo tipo que las de tus usuarios completos, y no pueden usarse para otra cosa.

Por último, tus clientes finales que consulten información no necesitan licencia de acceso, siempre que estén dados de alta como usuarios externos y no usen ningún cliente proporcionado por la API de Business Central.

¿Cómo se comprueba que la licencia sigue vigente?

De forma automática y silenciosa. Los servidores donde está instalado dvproduction transmiten periódicamente a Davisa la información necesaria para verificar que el software está correctamente licenciado y que el plazo no ha expirado.

Esa información es concreta y acotada: identificador de suscripción del cliente, nombre del producto, número de serie de la licencia, número de versión del producto y fecha del último uso. Nada más. No se accede a tus datos de producción, ni a tus costes, ni a tu información comercial. Al instalar y usar el software, aceptas esa transmisión.

En el modelo de suscripción, la validación también comprueba que no se hayan alterado las funciones de validación del propio software, y puede requerir de vez en cuando descargas o actualizaciones para funcionar correctamente.

¿Qué pasa si la licencia caduca sin renovar?

El derecho de uso termina de inmediato. No hay periodo de gracia contractual: si la licencia vence o se resuelve, seguir usando el software puede considerarse una infracción de derechos de propiedad intelectual, con las consecuencias legales y económicas correspondientes.

En la práctica esto casi nunca pasa por sorpresa, porque Davisa avisa con antelación a través del canal del partner. Pero la responsabilidad de renovar a tiempo es del cliente, y merece la pena tener la fecha marcada en el calendario del responsable de sistemas, no solo en el correo de alguien.

¿Puedo mover la licencia de servidor o cederla a un proveedor externo?

Sí, dentro de unos límites que conviene conocer antes de rediseñar tu infraestructura.

Puedes reasignar licencias a cualquier servidor dedicado a ti dentro de la misma granja de servidores, tantas veces como haga falta; y de una granja a otra, pero no antes de que pasen 90 días desde la última asignación. También puedes instalar y usar copias del software en servidores gestionados en el día a día por un tercero, siempre que sigan siendo servidores dedicados a tu uso: las obligaciones de la licencia siguen siendo tuyas, esté donde esté el hardware.

Sobre la externalización de procesos —encargar a un proveedor externo una tarea de negocio que implica acceso al software—, la regla tiene dos caras. No puedes usar el software para prestar servicios de externalización a tus propios clientes. Sí puedes poner tus licencias de acceso a disposición de subcontratistas que trabajen para ti y presten servicios a tu negocio. Si tu caso está en la frontera, pregúntalo antes: rehacer un modelo de licenciamiento a posteriori es más caro que consultarlo.

¿Qué puede revisar Davisa y qué garantía tengo?

Como en cualquier software empresarial, hay derecho de verificación. Debes conservar los registros y comprobantes de compra del software que usas. Davisa puede verificar el cumplimiento del acuerdo a su costa, con un auditor independiente sujeto a confidencialidad, avisando con al menos 30 días y en horario laboral normal, o pidiéndote que completes un cuestionario de autoevaluación. Si la verificación no encuentra un uso sin licencia relevante —por debajo del 5% de desfase—, no habrá otra verificación en al menos un año.

Del otro lado, la garantía limitada cubre que el software funcione sustancialmente como se describe en la documentación durante un año desde su adquisición por el primer usuario. Si algo no funciona, Davisa repara o sustituye sin coste; si no puede, reembolsa el importe del recibo.

Cómo pedir una propuesta ajustada a tu planta

La forma rápida de acertar es contar quién hace qué. Cuántas personas lanzan y cierran órdenes, cuántas solo consultan, cuántas máquinas quieres conectar y si vas a trabajar en la nube o en tus servidores. Con eso, el reparto entre usuarios completos y usuarios de equipo sale prácticamente solo, y el presupuesto deja de ser una estimación.

Si aún estás decidiendo qué módulos entran, revisa antes las funcionalidades de dvproduction —control de planta, planificación visual, conexión con máquinas— y las dudas más habituales en las preguntas frecuentes de dvproduction. Con esa lista en la mano, la conversación de licenciamiento dura veinte minutos.