Microsoft separa Teams de Office y Microsoft 365: qué cambia

A 31 de agosto de 2023, Microsoft ha anunciado cambios importantes en la forma en que
conceden licencias de Microsoft 365, Office 365 y Microsoft Teams en el Espacio Económico
Europeo (EEE, incluido España) y Suiza. Consulte a continuación los detalles sobre cómo estos cambios afectarán a los clientes y socios de Microsoft en estas regiones.

Microsoft Teams, ¿Aún te preguntas qué es esta aplicación?

Microsoft Teams es la aplicación de comunicación y colaboración en línea por excelencia. Diseñada por Microsoft para facilitar la comunicación y la colaboración entre equipos de trabajo, ya sea en el ámbito empresarial, educativo u organizaciones sin fines de lucro. Microsoft Teams combina diversas herramientas y características en una sola aplicación, lo que la convierte en una solución integral para la colaboración en equipo.

El equipo ganador: Microsoft Teams + Office 365 / Microsoft 365

Hasta ahora, Teams formaba parte, de la suite de aplicaciones más utilizada en el mundo; Microsoft 365, conocida anteriormente como Office 365. Fue con el boom de la nube, cuando Microsoft decidió cambiar el nombre por Microsoft 365, incluyendo nuevas aplicaciones basadas en el cloud, como ClipChamp o el propio Teams.

Esta estrategia permitió a Microsoft obtener una gran cantidad de usuarios, ya que Teams se convirtió en el principal medio de comunicación para las empresas durante la pandemia de COVID-19. Sin embargo, esta estrategia fue objeto de críticas, las cuales afirmaban que Microsoft estaba abusando de su posición dominante en el mercado.

¿Cuándo desaparecerá Teams de la versión básica de las Ofiice (Microsoft 365)?

Microsoft ha anunciado ya que, a partir del próximo 1 de octubre, Teams se separará de las famosas aplicaciones que conforman la suite. Así pues,  la suite Microsoft 365, en la cual se encuentran las archiconocidas aplicaciones, Excel, Word y Power Point, entre otras, dejará de incluir Microsoft Teams.

¿Como afecta en el precio y en los actuales usuarios de Microsoft Teams su desaparición de la suite Microsoft 365?

Pues bien, a partir de octubre del 2023, el coste de Microsoft 365 será de 2 euros menos al mes. De esta manera, los que contraten la suite, desde la fecha indicada, y quieran incluir la aplicación Microsoft Teams tendrán que hacerlo contratándolo de forma independiente, con un precio de 5 euros al mes.

Es decir, los clientes actuales de Microsoft 365 no se verán afectados. Sin embargo, Microsoft a anunciado la posibilidad de poder cambiar a la alternativa sin Teams, si así lo prefieren dichos clientes.

«Los clientes actuales con sede en el EEE y Suiza pueden seguir utilizando las suites a las que ya se han suscrito sin ningún impacto. Los clientes que actualmente estén suscritos a suites existentes de Office 365 E1/E3/E5 o Microsoft 365 E3/E5 con Teams pueden seguir utilizando y renovando dichas suites, así como añadir o eliminar asientos en el Aniversario o la Renovación. Los clientes existentes que deseen cambiar a las nuevas suites EEA (sin Teams) también pueden hacerlo en el aniversario o la renovación»

Descubre más sobre Microsoft 365

¿Con ganas de saber más sobre nuestras soluciones digitales? ¿Interesado en conocer los precios?

Consúltanos sin compromiso y te asesoramos de manera gratuita.

Qué decisión tomar: tres escenarios de empresa

Como Microsoft Solutions Partner BC desde 2003, Davisa ha acompañado a decenas de clientes en la revisión de licenciamiento tras este cambio. En la práctica, las empresas caen en tres escenarios claros, y la decisión correcta es distinta en cada uno.

Escenario 1: Empresa que usa Teams como herramienta central

Comité semanal por Teams, todas las reuniones internas en videollamada, canales de proyecto activos, integración nativa con SharePoint y OneDrive para colaboración documental. En este caso, mantener Teams contratado es la única opción razonable. El coste neto es ligeramente superior al modelo anterior (2 € de descuento en la suite, 5 € por Teams = +3 € por usuario/mes), pero la productividad perdida sin Teams no se compensa con ningún ahorro.

Escenario 2: Empresa con Teams instalado pero uso testimonial

Tiene Teams porque vino en el paquete, pero la realidad es que el equipo usa WhatsApp para chat informal y se ven en oficina para reuniones. Auditoría de uso real: menos de 3 reuniones de Teams al mes por usuario medio, canales sin actividad reciente, integración con SharePoint inexistente. Aquí la decisión es migrar a la suite sin Teams en la próxima renovación. Ahorro de 2 € por usuario/mes, multiplicado por 80 puestos, son cerca de 2.000 € al año recuperados sin pérdida operativa.

Escenario 3: Empresa en pleno teletrabajo o estructura distribuida

Equipos en varias provincias, comerciales de campo, oficina técnica que colabora con obra a distancia. Teams no es opcional. Y la pregunta entonces es si conviene además dar el siguiente paso: integrar Teams con Business Central para operar el ERP desde el propio chat (aprobar pedidos, consultar tarjetas de cliente, lanzar acciones). Esta integración nativa sigue funcionando perfectamente tras la separación comercial.

La integración Teams + Business Central no se ve afectada

Una preocupación habitual cuando se anunció la separación fue si la integración técnica entre Teams y Business Central iba a romperse. La respuesta clara: no. El cambio es exclusivamente comercial y de licenciamiento. La capa técnica de integración sigue siendo nativa:

• Compartir registros de BC en chats Teams — adjuntar una ficha de cliente, un pedido o una oferta directamente en el chat con el comercial o el técnico.
• Notificaciones de aprobaciones de BC en Teams — flujos de aprobación de pedidos de compra, gastos, dietas, que llegan al chat del responsable sin abrir BC.
• Acciones contextuales desde Teams — aprobar, rechazar o consultar saldo de cliente sin salir de la conversación.
• Bots con Power Automate que cruzan datos de BC con conversaciones de Teams en respuesta a comandos del usuario.

Esta integración suele ser un acelerador de adopción de BC importante en empresas con equipos comerciales y técnicos distribuidos. Y como la separación no la rompe, no hay razón para frenar proyectos que la incluyan.

Recomendación práctica de Davisa para la revisión anual

Si tu empresa está en aniversario o renovación de Microsoft 365 en los próximos meses, te recomendamos este chequeo rápido antes de decidir suite:

1. Auditoría de uso real de Teams — desde el centro de administración de Microsoft 365 puedes ver actividad por usuario: reuniones, mensajes, llamadas, archivos compartidos. Si el percentil 50 de usuarios usa Teams menos de 1 hora a la semana, el producto no es central.
2. Mapa de integraciones activas — qué procesos de negocio dependen hoy de Teams (aprobaciones BC, soporte de cliente, colaboración con obra, formación interna).
3. Cálculo del coste real bajo cada opción — suite con Teams vs. suite sin Teams + Teams Standalone vs. abandonar Teams. Multiplica por número de usuarios y por 36 meses para ver el impacto real.
4. Plan de migración si decides cambiar — exportar conversaciones, archivos y reuniones grabadas que se quieran conservar. La separación comercial no implica pérdida automática de datos, pero conviene tenerlo previsto.

Esta revisión, hecha una vez al año, suele detectar oportunidades de ahorro significativas o, al contrario, oportunidades de potenciar el uso de Teams como herramienta central. En cualquier caso, decidir desde datos siempre vale más que renovar por inercia.

Ordena tu stack Microsoft 365 + Business Central

Si los cambios en licenciamiento de Microsoft 365 te obligan a revisar el stack y quieres alinearlo con Business Central + dvdata-analysis, habla con un asesor de Davisa — 30 minutos sin compromiso. Para profundizar en cómo la analítica nativa multiplica el valor de Microsoft 365, consulta también Inteligencia Artificial para empresas y la guía de Microsoft 365 Project.