Software para mantenimiento por tipo de instalación
Qué puedes gestionar según el tipo de instalación y cómo llevar el mantenimiento de máquinas, calderas, cuadros eléctricos, PCI o ascensores con un software GMAO dentro del ERP.
¿Sirve el mismo software para mantenimiento en una nave con veinte máquinas y en un edificio con calderas, cuadros eléctricos, extintores y un ascensor? Sí, sirve el mismo software GMAO — lo que cambia son las posibilidades de gestión que necesitas activar en cada caso. En la nave decides tú cuándo revisas. En el edificio lo decide el reglamento: la fecha no se negocia y, además de hacer el trabajo, tienes que poder demostrarlo con un documento.
Esa diferencia es la que rompe los sistemas de mantenimiento montados sobre una hoja de cálculo y la que resuelve un software GMAO integrado en el ERP como dvgmao.
Este artículo repasa qué posibilidades de gestión de mantenimiento tienes según el tipo de instalación: qué puedes planificar, qué se puede automatizar y qué tienes que poder demostrar en cada caso.
¿Por qué el tipo de instalación decide tu plan de mantenimiento?
Porque la periodicidad, quién puede hacer la revisión y qué documento hay que emitir vienen dados por la norma, no por tu criterio.
En una máquina de producción tú eliges: cada mil horas, cada trimestre, cuando el histórico de averías te diga. En una instalación regulada, el reglamento fija cada cuánto hay que revisar, si la revisión la puede hacer tu propio equipo o tiene que entrar un organismo de control independiente, y qué acta o certificado queda como prueba. Tu papel no es decidir el calendario: es cumplirlo y poder demostrarlo.
Esto tiene una consecuencia práctica que se subestima. Un plan de mantenimiento por familia de máquina —“todos los compresores, cada seis meses”— no vale, porque dos compresores idénticos en dos edificios distintos pueden estar sujetos a obligaciones distintas según qué instalación alimenten. La unidad de planificación no es el modelo del equipo: es la instalación y el reglamento que le aplica.
¿Qué posibilidades de gestión tienes según el tipo de instalación?
Todas parten del mismo software GMAO, pero cada tipo de instalación activa unas capacidades distintas. Esta es la traducción práctica:
| Tipo de instalación | Qué puedes gestionar |
|---|---|
| Máquina de producción | Plan por horas de funcionamiento, ciclos o calendario · repuestos y stock mínimo · coste real por activo · disponibilidad, MTBF y MTTR |
| Instalación térmica (calderas, climatización, ACS) | Revisiones periódicas obligatorias · check-list de operaciones · certificado de mantenimiento |
| Instalación eléctrica | Inspecciones periódicas · expediente de la instalación · aviso de vencimiento |
| Protección contra incendios | Revisión por elemento (extintores, BIE, detección) · acta de cada revisión · histórico por edificio |
| Aparatos a presión y frío industrial | Inspección por organismo de control · certificado archivado en la ficha del equipo |
| Ascensores y aparatos de elevación | Mantenimiento periódico · inspecciones · trazabilidad completa del histórico |
| Instalaciones de un cliente (empresa mantenedora) | Contrato y nivel de servicio · jerarquía cliente → edificio → sistema → equipo · portal para que el cliente vea lo suyo · certificados descargables |
La lectura es sencilla: cuanto más regulada está la instalación, menos margen tienes para decidir el calendario y más peso gana la parte documental. Y cuando la instalación no es tuya sino de un cliente, se añade una capa entera —contrato, visibilidad y evidencia— que un software para mantenimiento pensado solo para fábrica no cubre.
¿Qué reglamentos tiene que vigilar tu software para mantenimiento?
Los que afecten a las instalaciones que mantienes. Estos son los que aparecen una y otra vez en el día a día de una mantenedora o de una empresa con edificios propios:
- Instalaciones térmicas en edificios. Climatización, agua caliente sanitaria y calderas. Revisiones periódicas y certificado de mantenimiento.
- Baja tensión. Inspecciones periódicas de la instalación eléctrica y su expediente asociado.
- Protección contra incendios. Extintores, bocas de incendio equipadas, detección y rociadores, cada uno con su revisión y su acta.
- Aparatos a presión. Calderas, recipientes y conducciones, con inspección por organismo de control.
- Prevención de legionela. Planes de limpieza y desinfección que exigen registro y evidencia documental de cada actuación.
- Aparatos de elevación. Ascensores y montacargas, con mantenimiento e inspecciones periódicas y trazabilidad del histórico.
- Almacenamiento de productos químicos. Revisiones de las instalaciones de almacenamiento y su documentación.
- Instalaciones frigoríficas. Seguridad y revisiones de los equipos de frío, con su expediente.
No hace falta que un software GMAO “sepa derecho”. Hace falta que permita declarar, sobre cada instalación, qué reglamentos le aplican, con qué periodicidad y quién es la empresa titular, y que a partir de ahí genere solo las revisiones.
¿Qué pasa cuando una instalación tiene varios reglamentos a la vez?
Que necesitas un solo activo con varios calendarios encima, no varios activos duplicados.
Es el error clásico cuando se intenta forzar esto en un sistema que no lo contempla: dar de alta la misma caldera tres veces, una por cada obligación, para poder ponerle tres fechas. A partir de ahí el histórico se parte, el coste de mantener esa caldera aparece repartido en tres fichas y nadie sabe cuál es la buena.
La forma correcta es la contraria: una ficha de instalación con una lista de reglamentos aplicables, y en cada línea su número de inscripción, su empresa titular, su fecha de alta y su próxima revisión obligatoria. La fecha que ves en la ficha del activo no la teclea nadie: es la más próxima de todas las revisiones pendientes que tiene esa instalación. Si adelantas una revisión, la fecha se mueve sola.
¿Quién avisa de que vence una revisión obligatoria?
El sistema, con antelación suficiente para organizar la ruta del técnico. No la memoria de nadie.
Aquí es donde se cae el Excel. Mientras gestionas diez instalaciones, la hoja de cálculo aguanta. Cuando llevas doscientas repartidas entre veinte clientes, con periodicidades distintas y algunas que exigen organismo externo, el aviso tiene que salir del propio sistema y tiene que llegar antes de que el vencimiento sea urgente.
Lo que buscas es un semáforo por instalación —en plazo, cerca de vencer, vencida— y una alerta automática que salga por correo unos días antes del vencimiento. Y que ese aviso no se quede en un correo: que se convierta en la orden de trabajo con su check-list de operaciones, para que el técnico llegue sabiendo exactamente qué tiene que comprobar y pueda ir marcándolo desde la tablet. En la FAQ de dvgmao está desarrollado cómo se planifica y se ejecuta cada tipo de mantenimiento.
¿Dónde acaban los certificados y el expediente de cada instalación?
Colgados del activo, no en una carpeta compartida.
Cuando el reglamento exige inspección por organismo de control autorizado, de ahí sale un certificado que es la prueba del cumplimiento. Ese documento tiene que quedar asociado a la instalación concreta y a la fecha de inspección, y tiene que poder recuperarse en dos clics: cuando llega una auditoría, cuando cambia el responsable de mantenimiento, o cuando el cliente pregunta qué se le ha hecho a su sala de calderas.
El escenario que quieres es este: entras en la ficha de la instalación, y ahí están el histórico completo de intervenciones, los planos, los manuales, las actas y los certificados, cada uno etiquetado por lo que es. Y si tu cliente quiere descargarse su propio certificado, puede hacerlo él sin llamarte. Cuando ese expediente se puede exportar entero, la auditoría deja de ser una semana de buscar papeles.
¿Por qué llevarlo en el ERP y no en un software GMAO aparte?
Porque el mantenimiento reglamentario no acaba en la revisión: acaba en un coste y en una factura.
Un software GMAO independiente te resuelve el calendario, pero deja fuera la mitad de la historia. El repuesto que ha puesto el técnico sale de un almacén que está en el ERP. Las horas imputadas tienen un coste que acaba en contabilidad. El parte firmado por el cliente hay que convertirlo en albarán y facturarlo. Y la factura del subcontratista que hizo la inspección tiene que quedar imputada a esa instalación para saber cuánto cuesta de verdad mantenerla.
Cuando el mantenimiento vive dentro de Business Central, todo eso es el mismo dato: el activo, el cliente, el artículo, el técnico y el documento de venta son los registros que ya usa el resto de la empresa. No hay integración que mantener ni doble alta de nada. Y si además fabricas, el mantenimiento de la máquina y el control de planta con dvproduction comparten el mismo parque de activos, así que la parada por avería y la parada por revisión programada se ven en el mismo sitio.
Si estás llevando instalaciones reguladas con una hoja de cálculo y un calendario compartido, el problema no es que te falte disciplina. Es que el sistema no está pensado para lo que necesitas demostrar.
