Gestor documental en Business Central con dvproduction
En planta se pierden minutos buscando el plano correcto: el gestor documental de dvproduction vincula cada plano y certificado al objeto de Business Central que le corresponde.
Tu operario llega al puesto, abre la orden de fabricación (OF) y necesita el plano. Y empieza la búsqueda: una carpeta de red que alguien reorganizó, tres versiones con nombres parecidos, una llamada al encargado. Quince o treinta minutos por OF que no fabrican nada. Y de vez en cuando, lo peor: se corta una pieza con un plano que ingeniería cambió hace dos meses.
El gestor documental de dvproduction sobre Business Central ataca justo ese punto. La idea es sencilla: cada documento deja de vivir en una carpeta y pasa a vivir vinculado al objeto del ERP al que pertenece. El plano, al producto. El certificado, al lote. El manual, a la máquina. Vamos a ver cómo funciona en la práctica.
¿Por qué se pierde tanto tiempo buscando documentación en planta?
Porque la documentación está repartida entre departamentos y cada uno la guarda a su manera. El patrón se repite en casi toda fábrica con más de cinco años de historia:
- Planos de producto y componentes en una carpeta de red que mantiene ingeniería.
- Certificados de material en otra carpeta o, peor, en el correo del comprador.
- Fichas técnicas en el sitio propio de calidad.
- Instrucciones de montaje en pendrives o impresas en el taller.
- Pautas de control en archivadores físicos.
- Manuales de máquina en un cajón de mantenimiento.
Las consecuencias son operativas, no burocráticas:
- Se fabrica con un plano antiguo porque nadie avisó del cambio.
- Se pierden 15-30 minutos por OF localizando el documento correcto.
- Los certificados de material aparecen días después de que el cliente los pida.
- Reconstruir una no conformidad lleva semanas, porque la información está dispersa.
- Cuando alguien se jubila o cambia de empresa, se va con el mapa mental de dónde está cada cosa.
¿Qué hace exactamente el gestor documental de dvproduction?
Vincula cada documento al registro de Business Central al que pertenece, de forma que se abre desde donde se necesita. No hay que saber en qué carpeta está: se llega al documento navegando por el ERP.
| Documento | Vinculado a |
|---|---|
| Plano de producto | Ficha de producto o variante |
| Plano de una revisión concreta | OF o revisión de la lista de materiales |
| Certificado de material | Lote de materia prima o albarán recibido |
| Ficha técnica | Producto |
| Manual de máquina | Equipo de mantenimiento |
| Instrucción de montaje | Producto u OF |
| Pauta de control | Producto o plan de control |
| No conformidad con foto | Registro de calidad |
| Contrato comercial | Cliente |
| Albarán o CMR firmado | Pedido o envío |
El operario que abre una OF en el terminal ve directamente el plano vigente, la instrucción y la pauta de control. Sin buscar y sin esperar. Si además usas control de calidad con dvquality o mantenimiento con dvgmao, las pautas y los manuales se enganchan al mismo sitio.
¿Cómo se evita que planta fabrique con un plano obsoleto?
Con una sola versión activa por documento. Ese es el mecanismo central y es lo que más impacto tiene en calidad.
Cuando ingeniería sube una revisión, el sistema la marca como versión activa y deja la anterior como histórico consultable. Las OF que se lancen desde ese momento usan la nueva. Las OF ya lanzadas pueden quedar congeladas con la versión con la que arrancaron, si esa es la política que acordáis en la implantación. Lo importante es que no existen carpetas paralelas donde convivan tres revisiones sin que nadie sepa cuál manda.
¿Cómo se ve esto en el día a día?
Tres situaciones que se repiten en cualquier planta.
Un operario arranca una OF. Selecciona en el terminal la OF asignada a su máquina, ve la ficha del producto (cantidad, plazo, materiales), pulsa “Documentos” y accede al plano vigente en PDF, la instrucción de montaje y la pauta de control. Imprime si lo necesita o lo consulta en pantalla, y arranca imputando tiempo al ERP.
Ingeniería sube una revisión. Vincula el plano nuevo a la referencia. El sistema marca la versión anterior como obsoleta y la conserva accesible. A partir de ahí, las OF nuevas salen con el plano correcto sin que nadie tenga que avisar por correo.
Un cliente reclama el certificado del material. Comercial busca el pedido en Business Central, navega al envío y de ahí a las OF relacionadas. Desde la OF llega a los lotes de materia prima consumidos y descarga el certificado. Sin rebuscar en correos de hace un año. Si quieres ver hasta dónde llega este hilo, la ficha de funcionalidades de dvproduction detalla cómo se enlazan lotes, OF y expediciones.
¿Dónde se guardan realmente los archivos?
Fuera de la base de datos transaccional, siempre. Meter miles de PDF y planos dentro de la base del ERP lo ralentiza todo. Business Central guarda los vínculos; los archivos viven en un repositorio pensado para eso:
- SharePoint Online de Microsoft 365, la opción habitual en empresas que ya trabajan con M365.
- Almacenamiento de archivos de Azure vinculado a Business Central en la nube, la opción nativa.
- El gestor documental que ya tengas (DocuWare, Alfresco u otro), conectado mediante integración.
La previsualización y la búsqueda funcionan desde el propio ERP, sin saltar a otra aplicación.
¿Cómo se implanta sin bloquear a la fábrica durante meses?
Por fases y priorizando por uso real. Así es como lo aborda Davisa:
- Auditoría documental (1-2 semanas): qué documentos hay, dónde viven, cuáles se usan de verdad y cuáles están obsoletos.
- Modelo de vinculación (1 semana): qué tipo de documento se vincula a qué objeto del ERP. Aquí se acuerda la política y se cierra.
- Migración por fases (según volumen): primero lo que se consulta a menudo, después el resto. El histórico antiguo queda accesible en lectura desde su ubicación original.
- Formación por área: ingeniería sube revisiones, planta consulta, comercial accede al histórico.
- Disciplina de mantenimiento: nadie vuelve a subir documentos a carpetas paralelas.
¿Qué errores hacen fracasar estos proyectos?
Cuatro, y los cuatro son de gestión, no de software:
- Migrar todo de golpe. El equipo se agota y el sistema acaba lleno de documentos obsoletos. Mejor migrar por uso real.
- No definir la política de vinculación. Sin acuerdo previo, cada departamento vincula a su manera y el resultado es inconsistente.
- Permitir carpetas paralelas “solo para urgencias”. Cada excepción crea precedente y en unos meses vuelve el caos.
- No formar a un usuario de referencia por área. Si ingeniería no sube las revisiones, planta sigue fabricando con planos viejos y el gestor queda de adorno.
Un ejemplo real: Grupo Upama
El Grupo Upama, fabricante multi-empresa de puertas automáticas, persianas y servicios de lacado, implantó el gestor documental dentro de su proyecto con Davisa. Lo que reportan: documentación accesible desde cualquier ubicación, más control con planos, certificados y manuales centralizados, y menos tiempo dedicado a buscar información para analizarla.
Si en tu fábrica los planos viven en carpetas de red, los certificados aparecen tarde y las revisiones no siempre llegan a planta, merece la pena revisar cómo lo resuelve la extensión dvproduction para fabricación industrial y qué preguntas resuelve la FAQ de dvproduction.
