Trazabilidad en producción: cómo montarla lote a lote

Un cliente devuelve producto y nadie sabe de qué lote es. Para averiguarlo hay que bajar al archivo, cruzar partes de producción en papel con albaranes y llamar a tres departamentos. Dos días después llega una respuesta aproximada. Ese es el punto de partida de la mayoría de fábricas, y no se arregla apretando más al equipo de calidad: se arregla haciendo que el dato se registre solo, en el momento en que ocurre. Es lo que hace dvproduction sobre Business Central, la extensión de fabricación de Davisa, Microsoft Solutions Partner desde 2003.

Este artículo trata de cómo se construye el sistema: cómo se define, se captura y se mantiene la trazabilidad lote a lote en el día a día de la planta. Si lo que necesitas es el protocolo del día en que salta una alerta y hay que retirar producto del mercado, lo tratamos aparte en cómo responder a un recall en las primeras 24 horas.

¿Qué es trazabilidad y qué hay que poder responder?

Trazabilidad es poder recorrer un producto en las dos direcciones. Hacia atrás: qué materias primas entraron, de qué proveedor, en qué lote y qué controles pasaron. Hacia delante: a qué clientes se expidió, en qué fecha, en qué albarán y en qué cantidad.

La prueba de si la tienes es práctica. Coge un lote de hace tres meses y responde a estas cuatro preguntas sin llamar a nadie: de qué materias primas se hizo, en qué turno y máquina se fabricó, qué controles superó y quién lo recibió. Si puedes hacerlo desde una pantalla, tienes trazabilidad. Si necesitas reconstruirla, tienes archivo.

Y sirve para tres cosas muy concretas, más allá de la normativa. Responder a una incidencia de calidad en minutos en vez de en días. Preparar una auditoría —ISO 9001, IFS, BRC, GMP, IATF— generando el dossier desde el sistema en lugar de dedicarle una semana cada vez. Y cerrar contratos: poder demostrar control es un argumento comercial frente a competidores que improvisan.

¿Por dónde se empieza: qué se define en el maestro?

Por decidir el modo de trazabilidad de cada artículo, antes de tocar nada más. Es la decisión que condiciona todo el proyecto.

Por lote, cuando fabricas unidades homogéneas a partir de una mezcla común: alimentación, química, cosmética, farmacia. Cada lote lleva fecha de fabricación, caducidad, materias consumidas, controles ejecutados y destinos.

Por número de serie, cuando cada unidad tiene identidad propia y alta criticidad: maquinaria, electrónica, producto sanitario. Cada pieza arrastra su historia individual hasta la postventa.

Por paquete o palé, combinando las dos anteriores en entornos con paletizado y agrupaciones logísticas.

Aquí se comete el error más caro de todos: configurar como “sin trazabilidad” un artículo que debería ir por lote. El problema no aparece el primer día, aparece meses después, cuando hace falta el rastro y no existe, y obliga a inventarios extraordinarios. Merece la pena dedicar tiempo a esta fase con el responsable de calidad delante. El detalle funcional está en las funcionalidades de dvproduction.

¿Cómo se captura el dato en planta sin papel?

Capturándolo donde ocurre. La transcripción manual es la causa número uno de trazabilidad incompleta: lo que se apunta en un parte de papel y se teclea al final del turno llega tarde, llega resumido y a veces no llega.

La alternativa es captura directa: terminales móviles industriales en línea, lectores de código de barras y QR, básculas conectadas y sensores en máquina. El operario lee la etiqueta del componente y confirma la cantidad. No escribe, no recuerda, no acumula. Ese cambio de operativa es el que convierte la trazabilidad en algo que se mantiene solo.

El MES integrado —el sistema que recoge lo que pasa en planta en tiempo real— añade avance de orden, paros y mermas asociados al lote que se está fabricando. Así el rastro no es solo “qué materiales lleva”, sino también “cómo se fabricó”.

¿Cómo se enlaza con calidad, almacén y postventa?

Enlazándolo todo al mismo lote dentro de Business Central, sin sistemas paralelos.

Con calidad: cada control queda asociado al lote o a la serie, con su pauta, su resultado y sus no conformidades. Saber por dónde pasó el producto sin saber si pasó bien es contar media historia. Esa parte la cubre dvquality.

Con almacén y expedición: entrada, ubicación, picking, salida y expedición, todo con lote o serie. Aquí entra la regla FEFO —first expired, first out, primero el que antes caduca— que ordena las salidas por fecha de caducidad y evita que se quede producto pasado en el fondo de la estantería. El detalle logístico lo lleva dvlogistic.

Con postventa y servicio técnico: si un cliente reclama, el sistema localiza el producto, sus componentes y el rastro completo hasta el origen. En fabricación de maquinaria esto es saber qué componente lleva cada máquina, qué intervenciones tuvo y qué garantía aplica.

El valor de tenerlo todo en el mismo ERP es que no hay maestros duplicados ni conciliaciones. El artículo que consulta el comercial es el mismo que ve el operario. En sectores con normativa exigente, este enfoque integrado es el habitual: puedes ver el planteamiento completo para alimentación, química y procesos industriales.

¿Qué falla en la mayoría de implantaciones?

Cinco cosas, casi siempre las mismas.

Papel primero y transcripción después. Si no se invierte en captura desde el primer día, el resto del sistema hereda datos incompletos.

Maestros mal definidos. El artículo sin lote que debía llevarlo, o el lote definido con una granularidad que no sirve para acotar nada.

Trazabilidad desconectada de calidad. Dos bases de datos, dos verdades y una discusión cada vez que hay una incidencia.

Sistemas separados. ERP por un lado, trazabilidad por otro, calidad por un tercero. Cada interfaz es un punto de fallo y cada conciliación es trabajo manual recurrente.

Formación de operario subestimada. La herramienta puede estar perfecta, pero si en planta no se interioriza la operativa, los datos llegan a medias. Las primeras semanas con acompañamiento en línea son las que deciden el resultado.

¿Cómo se ejecuta el proyecto, fase a fase?

En cuatro fases, y el peso no está donde se suele esperar.

Diagnóstico. Se revisa el flujo real de producción, se identifica qué artículos requieren lote y cuáles serie, dónde están los puntos de captura críticos y qué normativa aplica. De ahí sale el alcance real, no el genérico.

Configuración de maestros. Artículos con su modo de trazabilidad, pautas de calidad asociadas, plantillas de captura, etiquetado y reglas FEFO. Es la fase que determina la calidad final del sistema.

Despliegue en planta. Terminales configurados, lectores en las líneas críticas, sensores si aplica y formación a operarios. Aquí se gana o se pierde el proyecto.

Puesta en marcha y supervisión. Las primeras semanas con consultor en planta ajustando flujos y confirmando que la información llega limpia. A partir de ahí la trazabilidad pasa a ser parte del paisaje y no una tarea aparte.

Si tienes dudas sobre alcance, integración o tiempos, están resueltas en la FAQ de dvproduction. Y si tu producción es contra pedido, con series cortas o bienes de equipo, el enfoque cambia: lo verás en fabricación por proyecto.