Fichar de más sin permiso: qué dice la norma sobre las horas extra que la empresa no pidió

Hay un patrón que se repite en muchas empresas que ya tienen el registro horario digitalizado: un trabajador ficha, día tras día, un poco más tarde de lo que marca su calendario. Nadie se lo ha pedido. No hay un proyecto urgente detrás. Simplemente se queda. Y cuando llega una inspección —o una demanda por horas extra— esos minutos acumulados aparecen en el registro como tiempo de presencia que la empresa no pidió, no pagó y, en muchos casos, ni siquiera sabía que existía.

El problema no es tener el registro horario. El problema es qué pasa con los excesos de imputación que la empresa no ha solicitado ni autorizado. Porque el fichaje, por sí solo, no distingue entre “trabajé porque me lo pidieron” y “me quedé por mi cuenta”. Y esa diferencia, ante la norma, lo cambia todo.

Qué dice la norma sobre las horas extra (y por qué importa el “quién lo pidió”)

Dos piezas de la normativa laboral marcan el terreno:

• El registro horario es obligatorio. Desde el RD-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, toda empresa debe registrar diariamente la jornada de cada persona —inicio y fin— y conservar esos registros cuatro años. No es opcional.
• Las horas extra son, por regla general, voluntarias y deben nacer de una solicitud o pacto. El artículo 35 del Estatuto establece que la realización de horas extraordinarias es voluntaria salvo pacto en convenio o contrato (o supuestos de fuerza mayor), con un máximo de 80 al año, y que deben compensarse —en pago o en descanso—.

Junte las dos y aparece la trampa: la empresa tiene que registrar todo el tiempo, pero no tiene por qué asumir como horas extra el tiempo que nadie pidió. El conflicto surge en la prueba. Si tu registro refleja un exceso y no puedes acreditar que ni lo solicitaste ni lo autorizaste —y que avisaste al trabajador de que no estaba permitido—, ese exceso puede acabar interpretándose en tu contra.

El fichaje no es la jornada: el exceso de imputación no solicitado

Aquí está el matiz que casi ningún software de fichaje resuelve. Un registro horario te dice cuándo una persona estuvo presente. No te dice si ese tiempo estaba autorizado, ni si fue trabajo efectivo, ni si la empresa lo pidió.

Cuando un trabajador imputa más tiempo del que marca su calendario sin autorización, se genera un exceso de imputación no solicitado. Y la empresa se queda en una posición incómoda:

• Si no hace nada, ese tiempo queda en el registro como presencia sin justificar. Ante una inspección o una reclamación, le toca demostrar —a posteriori y muchas veces sin pruebas— que no eran horas extra.
• Si borra o ajusta el fichaje, manipula el registro: justo lo contrario de lo que exige la norma (registros íntegros y no manipulados).

La salida correcta no es ni ignorar ni maquillar. Es avisar, dejar constancia y separar lo autorizado de lo que no lo está en el mismo momento en que ocurre.

Pruébalo tú mismo: así avisa dvgtime cuando alguien ficha de más

No hace falta que te lo creas: entra y muévete por la sección de avisos de dvgtime sin registrarte. Es la misma herramienta real, con datos de ejemplo.

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Cómo te protege dvgtime: avisos trazables en el origen

dvgtime no se limita a guardar fichajes. Vigila el registro y deja todo documentado para una inspección, con cuatro mecanismos pensados exactamente para este problema:

1 · Aviso de exceso de horas, con confirmación del trabajador. Cuando alguien ficha más tiempo del establecido en su calendario, salta un aviso al responsable para que informe al empleado de que no está autorizado a hacer horas extra. El aviso se envía por la plataforma y el empleado tiene que marcar que lo ha recibido. Esa confirmación queda trazada en el propio fichaje. Si después llega una inspección, se ve con claridad que el trabajador no tenía permiso para fichar más tarde y, por tanto, ese tiempo no se considera trabajado.

2 · Aviso de ubicación nueva. Cuando un trabajador ficha desde un sitio nuevo, el responsable recibe un aviso y puede validar la ubicación —para toda la empresa, para su equipo o solo para ese empleado—. Una vez validado un sitio, no vuelve a avisar mientras el fichaje sea en el mismo lugar; solo si aparece una ubicación nueva. Cada validación guarda quién la dio por buena, con fecha y hora, y puede darse de baja en cualquier momento para que el sistema vuelva a vigilar.

3 · Autorización de horas extra por fechas. Puedes establecer que en una fecha o periodo concreto un empleado pueda realizar X horas extra. Durante esas fechas, el aviso de exceso no salta —porque esas horas sí están autorizadas—. Fuera de ellas, vuelve a saltar. Lo permitido y lo no permitido dejan de depender de la memoria de nadie.

4 · Solicitud y aprobación de horas extra. Para formalizarlo del todo, el empleado puede solicitar la realización de horas extra y que las aprueben su responsable y un nivel superior. Si se aprueban, quedan reflejadas automáticamente en el calendario como horas permitidas. Una cadena de autorización completa, trazable de principio a fin.

El ángulo que de verdad cambia las cosas: una herramienta que vigila por ti

Lo interesante no es solo que dvgtime guarde la prueba. Es que actúa antes de que el problema exista. En lugar de descubrir el exceso meses después —cuando ya es una reclamación—, el sistema lo detecta en el momento del fichaje, avisa a las dos partes y exige una acción.

Esa es la dirección en la que avanza la gestión laboral: de registrar lo que pasó a anticipar y ayudar a que no pase. Una capa inteligente que cuida tanto a la empresa (que no acumula riesgo sin saberlo) como al trabajador (que recibe una señal clara de hasta dónde está autorizado). No es vigilar por vigilar: es convertir el registro horario en una herramienta que previene el conflicto, en vez de documentarlo cuando ya no tiene arreglo.

Errores típicos que vemos (y que cuestan caros)

• Tratar todo el fichaje como jornada trabajada. Presencia no es lo mismo que trabajo efectivo autorizado. Sin avisos ni autorización, el exceso queda sin justificar.
• No tener proceso de autorización de horas extra. Si las horas extra “se hacen y ya veremos”, no hay forma de demostrar qué se pidió y qué no.
• No avisar al trabajador —o avisar sin dejar constancia—. Un aviso verbal no prueba nada. Tiene que quedar trazado y confirmado.
• Ajustar fichajes a mano. Manipular el registro es peor que el problema que intenta tapar: rompe la integridad que exige la norma.

En resumen

El registro horario obligatorio resolvió la mitad del problema: ahora hay datos. Pero los datos, sin contexto, pueden volverse en tu contra. La pregunta que de verdad importa ante una inspección no es “¿tienes los fichajes?”, sino “¿puedes demostrar qué tiempo estaba autorizado y qué tiempo no?”.

dvgtime convierte esa pregunta en algo que se contesta solo: avisa del exceso, deja que el trabajador confirme que fue informado, valida ubicaciones, autoriza horas extra por fechas y gestiona su aprobación —todo trazado, en el mismo sistema y desde el primer día—.

Aquí hablamos del exceso que la empresa no pidió. El caso contrario —cuando las horas extra sí estaban autorizadas y tienes que justificarlas ante el inspector— lo desarrollamos en cómo justificar horas extra ante una Inspección de Trabajo.

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Fuentes oficiales:

• Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 — registro de jornada (BOE)
• Estatuto de los Trabajadores, art. 35 — horas extraordinarias (BOE)
• Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo — registro de jornada (BOE)

Este artículo es información general y no constituye asesoramiento jurídico-laboral. Para un caso concreto, consulta con tu asesoría o con un graduado social.