Alta de subcontratista en obra con dvproject paso a paso

Toda obra empieza con un proyecto técnico y un presupuesto. Pero pasa a ser una obra real cuando los primeros subcontratistas firman su contrato y ponen pie en obra. Cómo se gestiona ese tramo administrativo determina si la obra arranca con orden o con caos contractual del que no se sale en meses.

Este artículo explica, paso a paso, cómo dvproject gestiona el ciclo de vida de un subcontratista en una obra — desde que se solicita oferta hasta que se libera la última retención de garantía. Es el complemento operativo del artículo conceptual sobre el módulo de subcontratación.

El ciclo completo — 7 fases

Fase 1 — Solicitud de oferta

El jefe de obra o departamento de compras identifica las partidas del presupuesto que se van a subcontratar. En dvproject:

• Selección de partidas a subcontratar desde el presupuesto vigente de la obra.
• Generación automática de dossier de licitación con mediciones, descompuestos (opcional) y condiciones generales.
• Envío del dossier a subcontratistas candidatos (típicamente 3-5).
• Cada oferta recibida queda registrada en el sistema con su precio por partida.

Fase 2 — Comparativa y adjudicación

Cuando llegan las ofertas:

• Tabla comparativa por partida: oferta A vs oferta B vs oferta C vs precio objetivo interno.
• Comparativa de condiciones (plazos, retenciones, formas de pago).
• Marcadores de subcontratistas con histórico previo (cumplimiento plazos, calidad reportada, incidencias).
• Decisión de adjudicación y arranque del contrato.

Fase 3 — Alta del subcontratista

Si el subcontratista es nuevo:

• Alta como Vendor en BC con datos fiscales, contacto, condiciones de pago.
• Apertura de la ficha extendida PRL con lista de documentos esperados.
• Solicitud de documentación al subcontratista (mediante portal o por correo trazable).

Si el subcontratista ya existe:

• Verificación de qué documentación vigente se puede reaprovechar.
• Solicitud solo de los documentos específicos para la obra nueva.

Fase 4 — Documentación PRL y validación

El subcontratista entrega los documentos. El responsable PRL:

• Revisa cada documento, marca como validado y registra caducidad.
• El sistema actualiza el estado: rojo (faltan documentos), amarillo (algún documento próximo a caducar), verde (todo vigente).
• Hasta que el estado no sea verde, el subcontratista no puede arrancar imputaciones en la obra.

Para los trabajadores individuales del subcontratista:

• Alta de cada trabajador en la ficha del subcontratista.
• Documentación personal (formación, reconocimiento, TC2, EPI).
• Vinculación a la obra concreta.

Fase 5 — Contrato y arranque

Una vez documentación validada:

• Generación del contrato con las partidas adjudicadas y los precios pactados.
• Aplicación de condiciones específicas (retención de garantía, plazo, penalización por retraso).
• Firma del contrato (en formato físico o digital).
• El subcontratista pasa a estado “activo” en la obra.
• Apertura del libro de subcontratación con el subcontratista incorporado.

A partir de aquí:

• Los partes diarios pueden imputar horas de los trabajadores del subcontratista.
• Las compras de materiales que el subcontratista necesite se pueden gestionar desde dvproject o aportar el subcontratista.
• El control PRL bloquea automáticamente cualquier acceso si la documentación caduca.

Fase 6 — Certificaciones y pagos

Cada periodo (mensual habitual):

• El subcontratista presenta su certificación con mediciones ejecutadas.
• dvproject calcula el importe certificable (medición × precio acordado).
• Aplica retención de garantía configurada (típicamente 3-5%).
• Separa contradictorios pendientes de aprobación.
• Genera la propuesta de pago para validación.

Si hay contradictorios:

• Se registran como propuestas con precio nuevo y justificación.
• Pasan por el flujo de aprobación interna (jefe de obra → dirección).
• Si aplica, por aprobación del cliente final.
• Una vez aprobados, se incorporan al presupuesto vigente del subcontratista.

Fase 7 — Liquidación y cierre

Al terminar la subcontrata:

• Revisión de mediciones totales: ejecutado vs contratado.
• Regularización por desviaciones (pueden ser a favor o en contra).
• Liberación de retención de garantía según contrato (típicamente al año de fin de obra o aval).
• Conciliación de facturación pendiente.
• Cierre del contrato y archivo del histórico.

El histórico queda disponible para:

• Ranking de subcontratistas (productividad, cumplimiento plazos).
• Base de precios real para presupuestos futuros.
• Documentación trazable ante inspección o reclamación.

Tabla resumen — qué hace el sistema en cada fase

Fase	Documento principal	Estado en dvproject	Bloqueo si falta
Solicitud oferta	Dossier licitación	Pendiente respuestas	—
Adjudicación	Comparativa ofertas	Adjudicado	—
Alta PRL	Documentos prevención	En validación	Acceso a obra
Contrato	Contrato + condiciones	Contratado, sin actividad	Imputación partes
Activación	Plan seguridad obra	Activo	—
Certificaciones	Certificación periódica	En curso	—
Cierre	Acta liquidación	Liquidado	—

Errores típicos que el sistema evita

Error 1: subcontratista trabajando con docs caducados

Pasa con frecuencia en sistemas Excel — alguien se olvida de validar un certificado renovado, el subcontratista sigue trabajando, llega la inspección y hay sanción. Con dvproject, los avisos a 30 y 15 días anticipan el problema y el bloqueo automático al día de caducidad lo cierra.

Error 2: certificación a precio incorrecto

El subcontratista presenta una medición y se le paga al precio del presupuesto original, pero había un contradictorio aprobado con precio mayor. Pérdida silenciosa de margen. Con dvproject, el precio vigente es siempre el correcto y los contradictorios aprobados se aplican automáticamente.

Error 3: retención no liberada en plazo

Saldos retenidos que se olvidan al cierre de obra — el subcontratista los reclama meses o años después con intereses. dvproject mantiene saldos vivos visibles con fechas previstas de liberación, alertas y trazabilidad documental.

Error 4: nivel de subcontratación no permitido

La Ley 32/2006 limita la cadena de subcontratación. dvproject controla el nivel y bloquea asignaciones que excedan lo permitido, evitando exposición legal.

Error 5: subcontratista bueno en una obra olvidado para otras

Sin sistema, el conocimiento sobre qué subcontratistas funcionan bien vive en cabezas. Con dvproject, el ranking se construye automáticamente con los datos de cada obra ejecutada — productividad, cumplimiento, calidad — y aporta criterio objetivo para futuras adjudicaciones.

Comparativa — flujo Excel vs flujo dvproject

Tarea	Excel + ERP genérico	dvproject
Tiempo medio alta subcontratista nuevo	2-4 horas	30-60 min
Tiempo medio procesar certificación	1-3 horas	15-30 min
Revisión documental antes de obra	Manual, frecuentes olvidos	Bloqueo sistémico
Generación libro subcontratación	Manual, Word	Automática
Liquidación y liberación garantías	Trazabilidad frágil	Histórico completo
Ranking subcontratistas	No existe o subjetivo	Automático con histórico

Cierre — el flujo administrativo determina el margen

En obras donde la gestión de subcontratación es ágil, los jefes de obra dedican tiempo a la obra, no al papeleo. En obras donde la gestión es deficiente, los jefes de obra dedican tiempo a perseguir documentación y a procesar certificaciones a mano — mientras la obra sufre. El módulo de subcontratación no es lujo administrativo: es la herramienta que libera la atención del equipo técnico.

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