ERP para despachos de arquitectura: dvproject en Business Central

Un despacho de arquitectura es, técnicamente, una empresa de servicios profesionales por proyecto. Cada encargo tiene su cliente, sus horas, sus hitos facturables, su margen objetivo y su riesgo de desviación. Lo que diferencia a un despacho de arquitectura de una consultora normal es el tipo de hito (anteproyecto, básico, ejecución, dirección de obra) y el tipo de entregable (memorias técnicas, planos, mediciones, pliegos). Pero el motor de gestión — horas, costes, facturación, tesorería — es el mismo de cualquier empresa de servicios profesionales.

✏️ Actualizado en junio de 2026 — Hemos revisado este artículo para reflejar los cambios regulatorios del sector y los costes 2026. Si echas en falta algún punto, escríbenos.

Por eso un ERP genérico bien adaptado funciona mejor que un software específico de arquitectura. Este artículo cuenta por qué dvproject sobre Microsoft Dynamics 365 Business Central encaja con la operativa real de un despacho de arquitectura, qué resuelve y qué no.

Lo que un despacho de arquitectura NO necesita en un ERP

Antes de hablar de lo que sí, conviene aclarar lo que no. Un ERP no es:

• Una herramienta CAD/BIM. Revit, AutoCAD, ArchiCAD y CYPE siguen siendo las herramientas de diseño. dvproject no las sustituye — se conecta a ellas en lo que importa (entregables, versiones, hitos).
• Un sustituto del visado colegial. El COA / COAATM / COAH siguen siendo procesos externos. dvproject guarda la trazabilidad pero no tramita.
• Un software de cálculo estructural ni de eficiencia energética. Esos son módulos técnicos especializados.

Lo que un ERP sí debe hacer en un despacho:

• Saber, en cualquier momento, cuántas horas se han imputado a cada proyecto y por quién.
• Comparar las horas reales con las horas presupuestadas para detectar desviaciones a tiempo.
• Facturar por hitos al cliente y conciliar cobros.
• Gestionar la rentabilidad real de cada proyecto y de cada cliente.
• Soportar el cumplimiento contable, fiscal e IRPF (modelo 130, modelo 303, modelo 390) del despacho.
• Aguantar el crecimiento del despacho sin reescribir el sistema cuando se duplica el equipo.

Por qué dvproject sobre Business Central para arquitectos

Business Central es el ERP de Microsoft para pymes. Es estándar internacional, lo mantiene un partner local (Davisa, en este caso, desde 2003), está integrado con Microsoft 365 (Outlook, Teams, Excel, SharePoint), corre en cloud y es razonable de precio para el tamaño típico de un despacho.

dvproject le añade lo que un despacho de arquitectura necesita y BC nativo no trae:

1. Modelo de proyecto adaptado a la profesión

Un proyecto en dvproject para arquitectos se estructura por fases típicas del encargo:

• Anteproyecto: croquis, primera reunión, estimación de presupuesto al cliente. Suele facturarse al 10-15 % del honorario total.
• Proyecto básico: definición técnica, presentación al cliente y, opcionalmente, al ayuntamiento para licencia. ~25-30 %.
• Proyecto de ejecución: documentación completa para licitar y construir. ~35-40 %.
• Dirección de obra: seguimiento, certificaciones del constructor, libro de órdenes, recepción. ~25 %.

Cada fase tiene sus horas presupuestadas, sus entregables, su porcentaje del honorario y su disparador de facturación.

2. Imputación de horas profesional

Cada miembro del despacho imputa sus horas al proyecto y fase desde la app web/móvil. Con tarifa interna real configurada en BC, el coste se calcula automáticamente. El socio responsable del proyecto ve en su dashboard:

• Horas presupuestadas vs imputadas, por fase.
• Margen real del proyecto (honorario - coste de horas - colaboradores externos).
• Proyectos en zona de riesgo (más del 80 % de horas consumidas y fase no cerrada).

3. Facturación por hito automatizada

Al cerrar una fase, dvproject genera el borrador de factura con el porcentaje pactado. El responsable la revisa, ajusta y emite. El cobro se concilia automáticamente cuando llega la transferencia bancaria.

4. Subcontratistas técnicos integrados

Estructuras, instalaciones, eficiencia energética — la mayoría de despachos subcontratan especialidades. dvproject registra el contrato con cada especialista, el coste comprometido y la fecha de entrega esperada. Si el especialista no entrega a tiempo, el responsable del proyecto lo ve en el dashboard.

5. Trazabilidad de entregables y versiones

Cada fase tiene su lista de entregables (Memoria, Planos, Mediciones, Pliego, Estudio de Seguridad y Salud, Estudio Geotécnico). dvproject los marca como pendiente / entregado / aprobado por cliente. Cuando el cliente pide cambios y se generan nuevas versiones, queda trazabilidad.

6. Multi-empresa y multi-sociedad

Muchos despachos operan con varias sociedades (la S.L. profesional, la sociedad de proyectos, los socios como autónomos). Business Central soporta varias empresas en la misma instalación. dvproject opera transversalmente — un proyecto puede facturarse desde una sociedad y los costes laborales venir de otra.

Tabla comparativa — alternativas habituales

Aspecto	Excel + Outlook	Software de PM genérico (Asana, Trello)	ERP especializado (dvproject sobre BC)
Imputación horas por proyecto	Manual	Sí, sin coste	✓ con coste y tarifa interna
Margen real en directo	✗	✗	✓
Facturación integrada	✗	✗	✓
IRPF / IVA / modelo 130	Manual / asesor	✗	✓ nativo
Gestión documental de entregables	OneDrive aparte	Parcial	✓ integrada
Subcontratistas técnicos	Excel	✗	✓
Escalabilidad 5 → 30 personas	✗ rompe	Sí, sin gestión económica	✓
TCO 3 años despacho 10 personas	Aparente 0 € + horas socio	~30 €/usuario/mes	A presupuesto

Casos donde dvproject brilla — y donde no

Donde tiene sentido claro:

• Despachos con 5+ profesionales en plantilla.
• Más de 15 proyectos en paralelo en distintas fases.
• Modelo de facturación por hito (no por hora pura).
• Plantilla técnica de subcontratistas (estructuras, instalaciones) recurrente.
• Crecimiento previsto los próximos 3-5 años.

Donde no tiene sentido:

• Despacho de 1 socio + 1 administrativo. Excel + asesor fiscal funciona.
• Estudios muy artísticos donde cada proyecto es “obra única” y la disciplina de control horario no existe culturalmente. El ERP no se va a usar.
• Despachos especializados en concursos puntuales (un encargo cada 6 meses, muy intensivo). El ERP queda infrautilizado.

Caso real — despacho de 14 profesionales en Madrid

Cliente Davisa: despacho de arquitectura especializado en residencial colectivo, 14 profesionales (3 socios + 8 arquitectos + 3 delineantes), 22 proyectos activos. Antes de dvproject:

• Imputación de horas: Excel mensual que cada uno rellenaba el último viernes.
• Margen por proyecto: se calculaba al cerrar (con suerte 6 meses después del cierre).
• Facturación: hitos pactados, pero se emitían “cuando se acordaban de hacerlo”. Retrasos de 30-60 días.
• Tesorería: el socio financiero pasaba 2 días al mes consolidando.

12 meses tras dvproject:

• Horas imputadas diariamente (>92 % del equipo cumple).
• Margen vivo de cada proyecto en directo en el dashboard de los socios.
• Facturación de hitos: media de 8 días desde el cierre de fase al envío de factura (antes: 35).
• Tesorería: se consulta en pantalla, no se consolida.
• Margen consolidado del despacho: +3.1 puntos sobre facturación (mismo nivel de carga de trabajo).

Implantación — cuánto y cómo

Un proyecto típico para despacho de 8-15 profesionales:

• Semana 1: kick-off, análisis del catálogo de proyectos vivos.
• Semanas 2-4: configuración de Business Central + dvproject, plantillas de fases típicas del despacho, tarifas internas, fiscalidad española.
• Semanas 5-6: carga de proyectos en curso (presupuesto + estado actual), formación a los socios y arquitectos.
• Semanas 7-10: arranque productivo, ajuste de la facturación con clientes reales, dashboards.

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Cierre

Un despacho de arquitectura es una empresa de servicios profesionales con mucha más complejidad de la que suele reconocerse en su gestión. La diferencia entre un despacho que crece con margen y uno que crece comiendo su rentabilidad es, casi siempre, una cuestión de disciplina de datos: horas imputadas a tiempo, costes asociados al proyecto correcto, facturación enviada en cuanto la fase cierra.

dvproject sobre Business Central da las herramientas para que esa disciplina sea fácil de mantener. No diseña edificios (eso lo hace Revit). Pero garantiza que cuando el edificio se entrega, el despacho sabe exactamente cuánto le ha costado.

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Errores típicos al implantar ERP en un despacho de arquitectura

En Davisa llevamos desde 2003 como Microsoft Solutions Partner implantando Business Central. Errores recurrentes en este perfil:

• No formar a los arquitectos en imputación de horas: si cada uno rellena el parte como quiere o no lo rellena hasta fin de mes, el coste real del proyecto está sesgado. La rutina semanal (no mensual) es la regla.
• Querer migrar todo el histórico: los proyectos cerrados hace 3 años no aportan. Mejor migrar solo proyectos vivos + 1-2 años de histórico para análisis. El resto al archivo.
• No definir tarifas por categoría: si todos los profesionales facturan a la misma tarifa, perdemos análisis de rentabilidad real. Hay que definir tarifa socio, arquitecto senior, arquitecto junior, delineante.
• Olvidar la cara comercial: el CRM básico de Business Central permite gestionar el pipeline de propuestas a clientes. Sin esto, no se sabe qué oferta está en negociación.

Más info en la página de dvproject y en el artículo dvproject ERP para ingenierías y proyectos.